Как эффективно организовать работу отдела закупок
Перейти к содержимому

Как эффективно организовать работу отдела закупок

  • автор:

Как раскрыть потенциал отдела закупок? Стратегия трёх шагов

На любом предприятии, чей бизнес построен на торговле, в той или иной форме обязательно функционирует отдел закупок. В крупных корпорациях это целые службы с большим штатом и, как правило, сложной иерархией. В небольших компаниях, специализирующихся, преимущественно, на рознице, он может быть представлен всего одним сотрудником. Независимо от масштабов фирмы и ее географического размаха, потенциал отдела закупок до сих пор остается недооцененным.

Потенциал отдела закупок

На любом предприятии, чей бизнес построен на торговле, в той или иной форме обязательно функционирует отдел закупок. В крупных корпорациях это целые службы с большим штатом и, как правило, сложной иерархией. В небольших компаниях, специализирующихся, преимущественно, на рознице, он может быть представлен всего одним сотрудником. Независимо от масштабов фирмы и ее географического размаха, потенциал отдела закупок до сих пор остается недооцененным. По данным Федеральной службы государственной статистики, в 2013 году среднегодовой оборот организаций, занимающихся розничной и оптовой торговлей, составил 8536,2 и 29556,7 млрд рублей. На практике закупки товаров и услуг могут составлять до 70% от совокупных затрат компании. Увеличение прибыли сводится к двум способам: получению дополнительного дохода и сокращению расходов. Эффективное управление закупками может способствовать существенному сокращению расходов и, как следствие, увеличению оборота компании.

Конкурентные преимущества

  • Сокращение затрат (благодаря сотрудничеству с поставщиками из стран с низкими издержками)
  • Повышение конкурентоспособности (за счет продуманной цепочки поставок, оптимизации разработки продуктов, ускорения выхода новых товаров и услуг на рынок)

На практике, работа с закупками вызывает лишь дополнительные проблемы. Это свойственно большинству бизнес-единиц из мира торговли. Они находятся на низшем уровне управления закупками.

Включает в себя набор мер, приводящих к снижению затрат

Развитие западных торговых организаций показывает, что принятие определенных мер может привести к раскрытию потенциала закупочной деятельности. Этот опыт можно объединить в стратегию 3-х шагов, приводящих к эффективному управлению закупками и, соответственно, спросом.

Шаг первый: повысьте статус отдела закупок

Часто работа отдела закупок не согласуется с глобальной политикой компании. В связи с этим решения о покупке товара или сотрудничества с поставщиком принимаются на основе недостаточного количества критериев. Например, только цен на товары и услуги или сроки пребывания контрагента на рынке.

В результате фирма отстает от конкурентов, и ее реакция на потребности рынка снижается. Задачи по снижению расходов не выполняются. Статус блока закупок остается низким.

  1. Расставьте приоритеты. Отдел закупок должен соотносить свои действия со стратегическими целями и задачами компании.
  2. Создайте межфункциональные группы. Это поможет построению общего фундамента закупочной деятельности. Каждая группа должна иметь свою специализацию.
  3. Поставьте масштабные цели. Часто руководство ставит перед подчиненными заниженные цели, поэтому подразделения и не демонстрируют стремительного развития.
  4. Повысьте статус отдела закупок. Все представители организации должны понимать, какое важное значение играют закупки. Тесное сотрудничество внутри компании и синергия повышают шансы на увеличение оборота компании.

Чтобы работать эффективно, отдел снабжения должен взаимодействовать с другими подразделениями на основе партнерских отношений.

Шаг второй: привлеките профессионалов

Когда дело касается столь перспективного направления, как закупки, без профессионалов не обойтись. Одной из главных причин краха на пути к успешному обеспечению и снабжению становится отсутствие квалифицированных кадров.

Согласно исследованию Росстата «Россия в цифрах — 2014», среднегодовая численность сотрудников, занятых в торговых организациях, увеличивается с каждым годом. Только в сравнении 2012 и 2013 года приток новых кадров в сфере оптовой торговли составил 49,7 тысяч человек, розничной — 114,3 тысячи.

Управление спросом и корректировка требований к приобретаемым товарам — отнюдь не исчерпывающий список инструментов для снижения затрат. Эффект экономии, к которому могут привести успешные коммерческие переговоры, порой достигает 20-30%.

Что нужно предпринять?

  1. Наймите профессионала извне. Выгода, которую Вы получите в результате
    эффективного управления, закроет и превзойдет затраты на поиск и оплату его услуг.
  2. Привлеките профильного специалиста, который детально знает статьи расходов Вашей компании.
    Иногда сотрудник, хорошо знакомый со спецификой деятельности предприятия,
    может принести отделу закупок больше пользы, чем работа всего подразделения.
  3. Обучите сотрудников отдела закупок. Результативное обучение не всегда требует больших денежный вливаний.
    К Вашим услугам всевозможные сайты, вебинары, курсы, тренинги и обучающая литература.
    Иногда решить проблему обучения всего отдела может приглашенный бизнес-тренер.
  4. Четко обозначьте KPI. Любые цели должны иметь количественное, временное и качественное измерение.
    Сотрудники работают лучше, если понимают, какие показатели эффективности находятся под их личной ответственностью.

Шаг третий: автоматизируйте бизнес-процессы

Бумажная волокита, обращение к разрозненным неактуальным данным и ведение
отчета вручную — все это многократно замедляет скорость работы. Чтобы избавить отдел закупок от рутинных операций,
используйте автоматизацию. Экономия времени и сил сотрудников на деле обернется экономией для всей компании.

Что нужно предпринять?

  1. Определите свои потребности. Перед тем, как применять IT-технологии, необходимо проанализировать,
    какие бизнес-процессы имеют определяющее значение именно для Вашей компании.
    Автоматизация должна работать на практике.
  2. Прислушайтесь к опытным сотрудникам. Из поля зрения руководителя, которому важно видеть, прежде всего,
    общую картину бизнеса, часто выпадают детали. Они играют важную роль при выборе программного продукта.
    Учесть все нюансы функционирования предприятия поможет мнение профильных работников.

Сегодня внедрение систем автоматизации и обучение персонала занимает считанные недели.
Потраченные на это средства и время нельзя сравнить с той выгодой, которое в итоге получает компания.

В контексте закупочной деятельности рынок IT позволяет автоматизировать
следующие процессы (на примере «1С:Управление торговлей»):

  • Контроль сроков поставки товара и расходов денежных средств
  • Отслеживание своевременности оплаты поставщикам
  • Планирование закупок
  • Регистрация расхождения при приеме товаров
  • Анализ причины сбоя поставок
  • Учет дополнительных услуг и расходов при поставке товара
  • Управление операционными и страховыми запасами

Организация закупок: как построить план

Организацию закупок и управление запасами необходимо начинать с планирования. Это первый и самый важный шаг, который должен сделать руководитель закупок. В соответствии с планами организуют закупочную деятельность, выбирают поставщиков, проводят аналитику и осуществляют контроль.

Организацию закупок и управление запасами необходимо начинать с планирования. Это первый и самый важный шаг, который должен сделать руководитель закупок. В соответствии с планами организуют закупочную деятельность, выбирают поставщиков, проводят аналитику и осуществляют контроль.

План — это прогноз, который строится на вероятностной оценке развития событий — на основе экономических, статистических, политических, социальных и прочих исследований.

Каким бывают планы: три типа

В зависимости от детальности, срочности и точности планы можно разделить на три типа.

  1. Оперативный — краткосрочный план. С его помощью директор закупок может разобрать вопросы текущих закупочных процессов. Он максимально точен и предполагает быструю реакцию на изменения. Оперативные планы выносятся на обсуждения в рамках ежедневных и еженедельных совещаний.
  2. Тактический — составляется в разрезе года или полутора лет. Его обсуждают в рамках совещаний по пересмотру бюджетов, планирования продаж, закупок и снабжения. Тактический план следует ежемесячно обновлять и детализировать при управлении цепями поставок по конкретным закупаемым позициям, их характеристикам и времени поставки. К разработке таких планов целесообразно подключить отделы закупок, маркетинга, разработки новых продуктов.
  3. Стратегический — используют во время стратегического планирования деятельности компании. Строиться в разрезе трёх, пяти, десяти и более лет. Стратегический план определяет цели закупок и снабжения, их стратегии в соответствии с потребностями компании.

Как построить план закупок с помощью XYZ-анализа и треугольника Хопкинса

Для качественного планирования закупочной деятельности необходимы данные предыдущих периодов: о совершённых ранее закупках, затраченных ресурсах, поставщиках, коммерческих условиях. Нужно проанализировать размер закупок, их частоту и динамику цен.

Сделайте XYZ-анализ, так вы сможете разобрать все факторы, влияющие на потребление ресурсов и их стоимость (таблица 1).

Справка: XYZ-анализ — анализ, позволяющий классифицировать ресурсы компании в зависимости от характера их потребления и точности прогнозирования изменений в их потребности в течение определённого временного цикла.

Таблица 1. Закупочная деятельность: как спланировать ресурсы, в зависимости от категории

Интервал коэффициента вариации

Как спланировать

Ресурсы со стабильным потреблением в течение года.

Можно спланировать, опираясь на данные предыдущих периодов, анализ трендов, задач будущих периодов.

Ресурсы с непостоянным потреблением (колебания могут зависеть от сезонности, проводимых мероприятий и т.п.

Ресурсы с нерегулярным (случайным) потреблением, которое сложно спрогнозировать.

Следует опираться на информацию о потреблении схожих категорий, знать последние планы отделов закупок.

Организация закупок впервые: как быть, если нет данных для анализа

Для начала можно распланировать самые важные, крупные и затратные закупочные категории на основе имеющихся данных, опираться на открытые источники. План может быть неточным, но это лучше, чем его полное отсутствие.

Можно воспользоваться треугольником Хопкинса «Быстро, качественно, недорого» (рисунок 1).

Рисунок 1. Треугольник Хопкинса

Треугольник Хопкинса

Из трёх возможных можно выбрать только два варианта:

  • нужно купить качественно и недорого — планируйте закупки заранее!
  • нужно качественно и быстро — будьте готовы потратиться!
  • вариант быстро и недорого — огромная вероятность, что товар будет некачественным, этот вариант вряд ли подойдёт компании.

Важно! «Быстро, качественно, недорого» — принцип любой работы. Им может воспользоваться и директор закупок. Работу нельзя сделать одновременно качественно, быстро и недорого. Одной из составляющих придётся пожертвовать. Нужно найти баланс между тремя вершинами треугольника, чтобы уложиться в бюджет и сроки, не жертвуя качеством.

Привлеките к разработке плана руководителя закупок, финансовый отдел и отдел планирования, распределите роли, сроки и обязанности.

Что учесть в план отдела закупок на год

В годовом плане отдела закупок нужно отразить потребности компании на закупки и снабжение, правильно распределить ресурсы с учётом интенсивности, характера потребления, особенностей закупки, учесть время, необходимое для проведения закупки, производства и доставки, а также дополнительные события — различные активности (конференции и выставки), график отпусков. Основой для плана отдела закупок должен служить тактический план закупок компании.

План нужно согласовать с отделами закупок и финансовым отделом. Решение о закупке должны принимать конкретные сотрудники, ответственные за исполнение плана и его своевременную корректировку.

Для ресурсов категории X можно спланировать годовые контракты с графиком поставок в течение года. Для ресурсов категории Y нужно учесть оптимальное время закупки (например, сезон распродаж). При планировании ресурсов категории Z нужно заложить время на анализ рынка, поиск поставщиков, проведение уникальной закупочной процедуры.

Все отклонения от плана нужно выносить на обсуждение в рамках совещаний или форумов. Факторы, которые повлияли на отклонение от плана важно установить и проанализировать. Их причины могут быть связаны с неточным исполнением плана отделом закупок, изменениями бизнес-планов подразделений, иными изменениями внутренней и внешней среды.

При корректировке плана нужно опираться на сложившуюся действительность, а к корректировке и согласованию нужно подключить всех задействованных в процессе участников.

Лучшее решение — сценарное планирование. Можно детально проработать несколько планов с учётом разных вариантов развития событий. Альтернативные варианты пригодятся при принятии оперативного конкурентного решения, при резком изменении курса валют, при различных внезапных событиях. Но утвердить всё равно необходимо один — основной план.

Смотрите также:
  • Инвестиционный вычет и акцизы: две новые поправки могут появиться в Налоговом кодексе
  • Как выдать электронный чек офлайн и онлайн: разъяснения Минфина
  • Медицинский юрист: что относится к врачебной тайне?

Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!

Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.

Как выстроить процесс управления закупками

Закупки требуются каждому предприятию, поскольку они помогают получать те товары или услуги, которые нужны для функционирования бизнеса.

Производственные компании закупают сырьё, а торговые — продукцию на реализацию. В зависимости от внутренних регламентов, подразделения либо самостоятельно делают закупки (например, товары для офиса), либо обращаются в отделы снабжения. Чем крупнее компания, тем больше товаров и услуг ей нужно для работы, и тем важнее грамотно организовать процесс их приобретения.

Баннер система полного проведения закупок

Что такое закупки

Под этим словом в бизнесе понимают набор методов и средств, которые помогают приобрести товары для дальнейшего использования, в основном оптовыми или мелкооптовыми партиями.

Стратегическая цель закупочной деятельности — найти поставщиков, которые предложат товары / услуги:

  • Подходящего качества.
  • По минимальной цене.
  • На удобных для компании условиях.
  • С поставкой без задержек, в нужный срок.

Обычно в компании есть отдел закупок, который занимается тем, чтобы находить всё более выгодных поставщиков, проводить их отбор и заключать договора.

Что такое процесс закупок

Это набор последовательных действий, которые предприятие предпринимает, чтобы получить нужные товары / услуги. Бизнес-процесс выглядит так:

управление закупками

  • Определение потребности в товаре или услуге. Контроль закупок сильно интегрирован с контролем запасов. Основная идея в том, чтобы в компании всегда имелся запас сырья, расходных материалов. Это помогает работать без перебоев. Но избыточные запасы тоже не нужны, потому что вызывают трудности с хранением.
  • Создание заявки. В ней нужно определить все параметры будущего контракта: точные характеристики товара или услуги, объём, срок поставки, бюджет.
  • Исследование рынка. Может происходить путём рассылки коммерческого предложения потенциальным поставщикам и сбора встречных предложений.
  • Анализ поступивших предложений. Включает в себя и сравнение цен, и изучение самих потенциальных поставщиков: их репутации, отзывов, портфолио.
  • Выбор поставщика, заключение договора.
  • Заказ, оплата, поставка.
  • Оценка результатов сотрудничества.

Если поставщик хороший, компания заинтересована дальше с ним сотрудничать. Однако отдел закупок обязан прилагать усилия, чтобы получить от данного поставщика более выгодные условия при следующем контракте, либо чтобы найти другую компанию, которая предложит то же самое дешевле, или по той же цене сделает больше.

Контролируйте процессы закупок от выявления потребностей до контроля поставок в готовом решении Comindware.

Стратегия закупок

Стратегия важна, так как влияет на очень многое. Закупочная стоимость сырья напрямую коррелирует с себестоимостью продукции и с тем, по какой цене предприятие сможет её продать. Поэтому снижение расходов на услуги поставщиков в конечном счете увеличивает прибыль.

Принято выделять 2 стратегии:

  1. Push (толкающая). Покупки совершаются по сигналу руководства, формируются большие запасы. Компания одновременно работает со многими поставщиками, возникает конкуренция, появляются основания запрашивать снижение цены.
  2. Pull (тянущая). Покупка совершается по запросу клиента компании либо её отдела. Запасы ограниченные, поставщиков мало, прилагаются усилия, чтобы выстроить с каждым из них длительное взаимодействие.

Выбор стратегии зависит от специфики компании. Первый подход направлен на то, чтобы уменьшить расходы. В том числе, благодаря оптовым скидкам, снижению транспортных расходов (перевозка одной большой партии дешевле, чем десятка мелких). Он часто реализуется на производственных предприятиях, где заранее известно, что сырьё всё равно будет израсходовано, а вот простой из-за дефицита недопустим.

Второй подход часто практикуют торговые сети, которые не желают создавать излишки скоропортящейся продукции. Вместо этого товар мелкими партиями заказывается в те магазины, где он закончился.

Правильная стратегия помогает создать гибкую систему, которая поддерживает запасы на нужном уровне, не допуская ни избытка, ни дефицита.

Как происходят закупки в бизнесе

Есть несколько вариантов того, как компания может выбирать поставщика.

  • Напрямую: заявка направляется лишь в одну компанию, и сразу заключается договор. Метод используется редко, потому что нельзя уменьшить цену, сыграв на конкуренции. Многие виды закупок закон запрещает проводить в таком формате.
  • Обратный аукцион. Открытый: компания размещает на специальной площадке заявку на поставку партии товара или выполнение работ не выше установленной цены и собирает предложения. Закрытый: приглашения участвовать рассылаются нескольким компаниям. В аукционе всегда побеждает тот, кто предложит цену ниже. Метод работает в основном при покупке товара, имеющего стандартные характеристики.
  • Тендер. Также может быть закрытым и открытым. Компания, собрав предложения, анализирует не только стоимость, но и качество товара / услуги, и все их параметры.

В открытых аукционах и тендерах может участвовать любой поставщик, соответствующий указанным требованиям. Такой формат помогает находить выгодных поставщиков, максимально расширив список участников и исключив пристрастность сотрудников отделов снабжения при выборе исполнителя. На закрытые тендеры и аукционы организатор приглашает лишь те компании, из которых хотел бы выбирать.

Как происходит заявка на закупку?

  1. Правила.
  2. Люди.
  3. Документы.

Задача в том, чтобы выстроить их в систему, способную работать эффективно и быстро. Это не всегда легко, потому что приходится отправлять документы многим участникам, причём делать это своевременно.

Сегодня распространена практика, когда заказчик и участник тендера или аукциона используют специальные площадки или ПО для проведения всего набора действий. Это помогает автоматизировать процесс и уменьшить количество писем, отправленных вручную.

Пример заявки на закупку

Заявки, тендеры, аукционы в готовом продукте Comindware Управление закупками. Настройте решение в течение 2 дней.

Разместив заявку в автоматизированной системе, заказчик начинает получать предложения от участников конкурса. Затем остаётся лишь выбрать победителя, если система не сделает этого сама, как это принято на аукционах.

Размещая заявку, компания обязательно указывает все параметры заказа, за который будут бороться кандидаты на поставку, а также прикладывает документы и проект будущего контракта.

Система автоматизации заказов на покупку

Управление закупками — сложный процесс, ведь управлять приходится взаимоотношениями с контрагентами, участниками внешними по отношению к компании и ей не подконтрольными. Поэтому под управлением понимается в основном выработка таких принципов, которые помогли бы, отсеяв сомнительных поставщиков, отобрать лучших и выстроить с ними эффективные взаимоотношения.

Системы управления закупками (SRM) применяют, чтобы автоматизировать этот бизнес-процесс по следующим принципам:

  1. Автоматическое напоминание о том, что пора сделать заказ. Для этого SRM интегрируется с другими системами, например с производственной системой, ведущей учёт сырья.
  2. Упрощённое создание заявок на проведение аукционов, конкурсов, тендеров. Сотрудник отдела продаж заносит необходимые данные, а система создаёт заявки, отправляет их потенциальным поставщикам, помогает оперативно работать с корреспонденцией.
  3. Анализ предложений помогает найти наиболее подходящие по соотношению цены, качества, сроков поставки.

В роли системы управления закупками успешно показывают себя BPMS (Business Process Management Systems), поскольку они делают акцент на слаженном взаимодействии подразделений, которые отвечают за результат закупочной деятельности. За счет слаживания можно наладить приобретение товаров и услуг именно в тот момент, когда они реально требуются, не создавая дефицита или избытков.

Comindware Управление закупками

Готовое решение Comindware позволит быстро внедрить практику управления бизнес-процессами закупок. Решение легко настроить, а затем интегрировать с другими системами (например, с системами для управления запасами). Настройка займет около двух дней.

Закажите демо, чтобы узнать, какую роль может сыграть Comindware Управление закупками в оптимизации расходов вашего предприятия.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Закупки предприятия: как работать с поставщиками

Если бизнес работает в сфере производства или продаж, ему необходима бесперебойная система закупок. Рассказываем, как менеджеру или предпринимателю наладить организацию закупок на предприятии — сделать так, чтобы поставки приходили без задержек и не создавали переизбытка на складе, а еще были оплачены по лучшей цене. — Процесс закупки — Основные методы закупок — На что обращать внимание при выборе поставщика

Процесс закупки

Условно весь процесс можно разделить на несколько этапов. Аналитика и согласование закупки. В зависимости от структуры организации, менеджер по закупке может самостоятельно анализировать наличие необходимого сырья в информационно-складкой системе. Или собирать заявки на товары и материалы от руководителей отделов компании. На этапе аналитики нужно понять, какой материал понадобится, в какой срок, есть ли нужда в постоянной закупке или это разовая потребность. Обычно оформляют заявку на материал, в которой указывают все возможные характеристики товара, нужное количество, возможные отклонения.

  • Транспортное обеспечение логистики
  • Директор по логистике
  • Специалист по логистике и ВЭД
  • Cклад предприятия: оптимизация, процессы, автоматизация, организация работы и экономика
  • Управление складом предприятия
  • Менеджер по закупкам
  • Закупки предприятия. работа с поставщиками
  • Управление складом
  • Директор по снабжению

Подробности и регистрация

Решение о закупке принимает руководитель бизнеса или исполнительное лицо, которому даны такие полномочия. Менеджеру нужно согласовать заявку на закупку, прежде чем он отправится на поиск поставщиков.

Важно наладить процесс управления закупками на предприятии так, чтобы у менеджера была страховка по времени на случай задержек — все участники процесса должны понимать, сколько у них времени на решение своей задачи: формирования заявки, ее оформление, согласование документов.

Поиск поставщиков. Есть два формата в выборе поставщиков — когда инициатива исходит от закупщика и наоборот, бизнес собирает заявки на поставки.

В первом случае менеджер сам отбирает подходящих поставщиков, направляет им оформленные заявки или технические задания, собирает в ответ коммерческие предложения и презентации с ценой.

Исходящая система закупок может быть направлена как на конкретное количество поставщиков, так и на неограниченное, когда менеджер делает массовую рассылку.

Проблем в исходящем формате несколько:

  • Тратится много времени на поиск и отбор. Конечно, можно сделать рассылку по купленной базе, но это потребует денег на отправку писем, а в ответ придется разбирать большое количество КП.
  • Есть риск упустить выгодное предложение. Например, в базе поставщиков может не быть контактов новых предпринимателей, которые готовы сделать поставку со скидкой.
  • Ответы поставщиков не формализованы. Структуры коммерческих предложений у всех разные, кто-то будет предлагать встретиться для уточнения запроса, другие не работают с электронным документооборотом.

Входящая система поиска подразумевает публикацию тендера с обозначенным техническим заданием. Преимущества такого подхода: площадок для таких конкурсов не много, как правило, инициативные поставщики о них знают. Все заявки на участие формализованы, а в большинстве площадок конкурс и вовсе практически автоматизирован — менеджер получает заявки, а сервис оформляет все предложения и документы в удобном наглядном виде.

Однако работа с тендерами не застрахует от недобросовестного поставщика: если не прописать максимально подробно условия закупки и характеристики товара, можно получить не то что нужно.

Проверка поставщиков. Как правило, этот этап нужно включать в закупку любого уровня, иначе можно получить некачественную продукцию или вовсе сорвать поставку.

  • Анализ учредительной документации — нужно посмотреть, долго ли работает компания, какой у нее уставной капитал, кто учредители и с какими компаниями они связаны, изучить аффилированность учредителей.
  • Изучить репутацию компании и ее участников. Проверяют сам бизнес, учредителей, директора, топ-менеджмент, дочерние компании. Важно узнать, не входят ли компания или связанные с ней организации в реестр недобросовестных поставщиков.
  • Проанализировать финансовое состояние компании: есть ли у бизнеса задолженности или судебные разбирательства, посмотреть на рентабельность активов и инвестиций.

Кроме того, нужно посмотреть, есть ли у компании опыт работы с рынком закупщика, нет ли проблем с публикацией отчетности, проверить, не зарегистрирован ли бизнес по адресу массовой регистрации. Если закупщика смущает какой-то фактор, стоит отказаться от отношений с закупщиком или пересмотреть условия работы. Например, предложить оплату по факту и предусмотреть большие штрафы за несоблюдение сроков.

Переговоры и согласование условий договора. В организацию закупки входит не только создание самого процесса поставки, но и коммуникации. Менеджер должен уметь готовиться и проводить деловые переговоры, аргументировать свою позицию, обсуждать результаты взаимодействия с контрагентом и возможные изменения.

Основные методы закупок

Условно методы закупок на предприятии разделяют на четыре вида, в зависимости от объемов и регулярности.

Разовая закупка или закупка по мере необходимости. Обычно такой подход используют для поставки сразу на сборочную линию либо с целью перепродажи, то есть без долгого хранения на складе. Ее стоит использовать, если других вариантов нет: на разовые закупки тратится столько же времени, сколько на оформление долгосрочных отношений, поставщики не делают скидки, сложно договориться на работу по постоплате.

Получите образец должностной инструкции специалиста по логистике и ВЭД

Регулярные небольшие закупки. С точки зрения поставщика такие отношения безопаснее, чем разовая большая закупка — он может планировать свою работу, учитывая постоянный спрос. Поэтому при долгосрочных отношениях можно договориться на скидку или другие преференции, например, бесплатную доставку до филиалов. Для поставщика такой формат хорош отсутствием расходов на большой склад. Но есть риски остановки процессов, если поставщик не справится с задачей. Решается проблема договоренностью сразу с несколькими контрагентами.

Большие оптовые закупки. Подходят для крупных компаний с регулярным спросом. Как правило, корпорации договариваются с поставщиками о постоплате через несколько месяцев после получения товара или сырья. Так снижаются риски и повышается оборачиваемость капитала: к моменту оплаты закупки бизнес может уже продать товар. Недостаток подхода — как правило, требуются складские помещения, чтобы накопить необходимый запас на случай проблем с контрагентами.

Получение товара по мере необходимости. С поставщиками можно договориться на поставку по запросу:

  • Контрагент берет обязанность привезти товар в течение конкретного срока после получения заявки.
  • Точно количество товара не устанавливается, вместо нее есть «вилка» от и до, в зависимости от потребности заказчика.
  • Иногда прописывается необходимый минимум товара в какой-то срок, который нужно заказать для пролонгации таких отношений.

Такой формат удобен для закупщика, не всегда комфортен для поставщика, которому сложно планировать производство или свои закупки. Поэтому на формат закупок по мере необходимости согласится не каждый контрагент.

На что обращать внимание при выборе поставщика

Ключевые факторы выбора поставщика: соответствие товара заявленным требованиям в документации к закупке, стоимость договора и сервисные нюансы, то есть насколько удобно заказчику работать и получать товар. В долгосрочных отношениях обращают внимание на количество и качество ошибок контрагента — если есть нерегулярные просрочки на 1—2 дня, скорее всего, это не критично. Но если поставщик постоянно задерживает товар или привозит много брака, лучше найти нового.

Кроме этого, следует обращать внимание и на другие аспекты:

  • Как быстро поставщик может доставить товар в случае необходимости.
  • Может ли он увеличить количество товара.
  • Насколько комфортно организованы процессы оформления документации и взаимодействия с закупщиками.
  • Оперативно ли контрагент решает проблемы.
  • Финансовое состояние поставщика.
  • Наличие сервисного обслуживания.

По совокупности этих факторов и стоит принимать решение о сотрудничестве.

Процесс закупки на предприятии, даже если оно небольшое — сложная и многоступенчатая система. Ее желательно выстраивать сразу без ошибок: проанализировать потребности, найти надежных поставщиков, добиться лучшей цены и управлять закупками эффективно.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *