Какая программа нужна для подписания документа эцп
Перейти к содержимому

Какая программа нужна для подписания документа эцп

  • автор:

Как подписать документ с помощью ЭЦП

В статье описывается как подписать документы (pdf, word, excel, xml, архив) с помощью ЭЦП. Рассмотрим какое программное обеспечение необходимо, чтобы подписать документы с помощью ЭЦП, их плюсы и минусы.

  • Подписать файл с помощью ЭЦП
  • Подписать pdf с помощью ЭЦП
  • Подписать документ Word с помощью ЭЦП
  • Подписать документ Excel с помощью ЭЦП

Как подписать файл с помощью ЭЦП

Есть две программы с помощью которых можно подписать файл с помощью ЭЦП:

  1. ViPNet CryptoFile;
  2. КриптоАРМ.

ViPNet CryptoFile

С помощью этой программы можно подписать любой файл, например: doc, xls, jpg, xml, txt, подписать декларацию эцп, архив. После подписания файл будет с окончанием .sig

Плюсы: бесплатная требующая регистрации на сайте программа (ключ получите на электронную почту). Также есть возможность при подписании файла с ЭЦП использовать прикрепленную подпись к файлу, т.е. файл и ключ будет находиться в одном файле или отдельно от файла.

Минусы: при подписании можно добавить только одну электронную подпись;

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню ViPNet CryptoFile -> Подписать.

КриптоАРМ

Минусы: платное программное обеспечение;

Плюсы: можно добавить множество ЭЦП подписей при подписывании файла.

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню КриптоАРМ -> Подписать.

Как подписать pdf с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ например для налоговой, читайте инструкцию выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП», если же Вам необходима подпись с видимой частью в документе, то читайте инструкцию ниже.

Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП необходимо ПО КриптоПро PDF.

Плюсы: Электронная подпись видна в документе.

Минусы: Стоимость программы (90 дней бесплатно.)

также, необходимо чтобы был установлен Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF, для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее см. рисунок:

В «Методе подписания по умолчанию» выбираем КриптоПро PDF как на рисунке:

Подписываем документ pdf с ЭЦП

Открываем документ pdf -> в правой панели нажимаем на заполнить и подписать

В верхней панели программы Acrobat Reader нажимаем на «Заполнить и подписать» -> «Дополнительные инструменты»

Необходимо выбрать инструмент Сертификаты для добавления на панель.

После нажатие на Сертификаты на панели появиться инструмент «Поставить цифровую подпись», нажимаем на нее, далее выделяем курсором участок где хотим поставить цифровую подпись, появиться окно с выбором сертификата.

Выберите сертификат -> ОК -> Подписать.

Цифровая подпись в pdf выглядет вот таким образом:

Наш документ pdf подписан, таким же способом можно поставить несколько подписей в одном файле pdf.

Как подписать документ Word с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.

КриптоПро Office Signature — платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.

После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -> меню Ставка -> в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.

После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.

Подписанный ЭЦП документ word выглядит вот так:

Как подписать документ Excel с помощью ЭЦП

Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.

Внимание: Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Как подписать договор с помощью ЭЦП

В зависимости в каком формате создан договор, прочитайте выше статью Как подписать документ Word или PDF.

Как подписать доверенность с помощью ЭЦП

Прочитайте выше статью и выберите подходящий вариант как подписать доверенность с помощью ЭЦП.

Вопросы:

Разрешается ли редактирование файла подписанного ЭЦП

— Нет, после подписания файл отредактировать не получиться, например, если попытаться отредактировать текст подписанный в Word-е, то все подписи удаляются.

Как выглядит документ подписанный ЭЦП

— Все зависит каким методом вы подписывали документ. Если подписывали документ как в инструкции в начале, файл будет с расширение .sig. Также файл и ЭЦП может быть отдельным файлом, это зависит от метода подписания файла.

Если же вы подписывали документ pdf, word или excel с помощью специальных программ, то отличить их не предоставляется возможным. Необходимо открыть документ и уже внутри удостовериться, есть ли подпись или нет.

Электронная подпись документов. Как подписать документ с помощью ЭЦП

В наших предыдущих статьях мы детально разобрали виды электронных подписей и преимущества, которые они дают для компаний и частных лиц. Несмотря на то, что использование ЭЦП для подписания документов стало привычной практикой, некоторые форматы файлов могут вызвать определенные трудности.

Главная » ЭЦП – что такое электронная цифровая подпись » Электронная подпись документов. Как подписать документ с помощью ЭЦП

Когда необходимо подписать документ с помощью ЭЦП, мы чаще имеем дело с документами MS Office.

Детально рассмотрим процедуру подписания таких файлов, а затем перейдем к более редким форматам электронных документов.

Для участия в электронном аукционе получите ЭЦП для торгов и пройдите аккредитацию на электронных площадках.

Что такое электронная подпись документов?

Это электронный объект, который помогает установить авторство и удостоверится в аутентичности и целостности цифрового документа.

В зависимости от используемого вида ЭЦП, это современное средство защиты электронной информации поможет подтвердить авторство и проследить изменения, внесенные в документ после его подписания.

Стандартная процедура

Для того чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, необходимо сначала создать текст документа, затем добавить строку подписи и саму подпись.

Процедура подписания документа может отличаться в зависимости от используемого программного обеспечения. Рассмотрим стандартную процедуру, рекомендованную для файлов седьмой версии MS Office.

Для добавления строки подписи в файл MS Office, необходимо:

  • Поместить курсор в то место в подписываемом документе, куда необходимо добавить строку ЭЦП.
  • Во вкладке Вставка выбрать группу Текст, далее навести курсор рядом со строкой “Строка подписи” выпадающего меню и выбрать “Строка подписи Microsoft Office”.
  • Осуществить настройку подписи в соответствующем диалоговом окне (ввести сведения о лице, подписывающем документ).
  • При необходимости, создайте строку для еще одной подписи, следуя трем вышеуказанным пунктам.

Для подписания строки документа, необходимо выделить саму строку ввода ЭЦП. Для того чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, обратитесь к диалоговому окну “Подпись” и выполните одно из следующих действий:

  • введите свое имя рядом со значком Х (добавится печатная версия ЭЦП);
  • также возможно использовать изображение своей рукописной подписи (нажмите кнопку “Выбрать рисунок”);
  • если Вы пользуетесь планшетным компьютером, Вы можете добавить свою рукописную подпись (введите свое имя рядом со значком Х);
  • если Вы используете специально программное обеспечение для ЭЦП, просто нажмите кнопку “Подписать”.

Вы также можете создать невидимую подпись, которая не видна в содержании документа, но может быть отображена путем нажатия строки “Подпись”, расположенной в строке состояния в нижней части экрана.

Электронная подпись документов: проще не бывает!

В основе подписания HTML- XML- и PDF-документов лежит вышеописанный принцип с некоторыми поправками. Чтобы подписать документ в формате HTML, необходимо создать скрытое hidden-поле в соответствующей форме. Но работа в web-браузера максимально упрощена для пользователя ЭЦП.

Поэтому все, что нужно сделать – заполнить форму и нажать кнопки Подписать и Отправить. Остальное сделает система.

XML-документ подписывается, как обычный файл Office. Самая активная работа с файлами в формате XMLdsig осуществляется при поддержке программы КриптоАРМ и приложения Microsoft Office InfoPath 2003.

Надежный крипто-помощник

Использование специального программного обеспечение, предназначенного для выполнения криптооперций и управления цифровыми сертификатами, значительно облегчает процедуру подписания документов с помощью ЭЦП.

КриптоАРМ является самой распространенной программой для подобных криптооперций на территории СНГ. Помимо шифрования и надежного хранения данных, она предоставляет широкие возможности для того, чтобы быстро и удобно подписать документ с помощью ЭЦП:

  • можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов;
  • можно использовать как простую, так и усиленную электронную подпись;
  • можно создать не только первичную, но и дополнительную (подпись документа двумя и более лицами) и заверяющую (конечная подпись документа вышестоящим сотрудником) ЭЦП;
  • при работе с документами MS Office (Word, Excel, PowerPoint) возможно использование видимой и невидимой электронной подписи. Подписать документ с помощью ЭЦП можно двумя способами. Если в файл нужно добавить две или более подписи, для уменьшения риска возникновения ошибок используются видимые строки подписи. Если же документ подписывает одно лицо, используется невидимая ЭЦП;
  • КриптоАРМ также позволяет снабдить лицо, подписывающее документ инструкциями (используйте поле Инструкции для подписывающего), самому подписывающему лицу добавить свой комментарий (поставьте соответствующий флажок), отображать дату подписания документа;
  • ограничение подписываемых файлов по размеру определяется исключительной объемом свободной памяти вашего компьютера;
  • одновременно может обрабатываться неограниченное количество файлов.

Для обеспечения юридической легитимности документов в формате PDF используется программа “КриптоПро PDF”. С ее помощью осуществляется подписание документов Adobe Acrobat и Adobe Reader 7 версии и выше.

Сегодня мы рассмотрели различные стратегии подписания цифровых документов, созданных в самых распространенных электронных форматах.

КриптоАРМ — программа для подписи документов ЭЦП

КриптоАРМ — это универсальная программа для шифрования и электронной подписи любых файлов а (в т.ч. PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG) , например — вложений, передаваемых по электронной почте или на дисках и флэшках.

Скачать КриптоАРМ можно с официального сайта производителя по ссылке. Там же. вы сможете ознакомиться с кратким руководство пользователя.

КриптоАРМ — платная программа. У имеется 14-дневный ознакомительный период. На это время предоставляется возможность бесплатно ознакомиться с программой в полном объеме без ограничений ее функциональности.

Как подписать документ в КриптоАРМ

Для того, чтобы подписать электронной подписью документ в КриптоАРМ, на вашем компьютере должны быть установлены следующие программы с введенными постоянными или временными лицензионными ключами:

  • КриптоПро CSP не ниже чем 4.0.9963 (требуется лицензионный ключ);
  • Крипто АРМ Стандарт или Крипто АРМ Стандарт плюс не ниже чем 5.4.2.325 (для работы требуется лицензионный ключ);
  • Личный сертификат, установленный в системное хранилище сертификатов «Личное»;
  • Если сертификат находится на специальном носителе (USB-ключ), то драйверы на данный носитель;
  • Корневые сертификаты Удостоверяющего центра.

Подготовьте документ для подписания. После подписания редактировать документ будет нельзя иначе подпись станет недействительной.

Подписать файлы можно в главном окне программы и через контекстное меню файла. Программа позволяет подписывать несколько файлов любого формата одновременно.

Выберите мышью нужный файл (или несколько) и нажмите правую кнопку мыши для вызова контекстного меню. В открывшемся меню выберите строчку «КриптоАРМ» – «Подписать…»:

КриптоАРМ - программа для подписи документов ЭЦП

После этого откроется окно мастера создания электронной подписи:

Моя подпись

В открывшемся окне нажмите кнопку «Далее».

В следующем окне отобразится выбранный для подписания файл:

Моя подпись

На этом этапе можно выбрать дополнительные файлы с документами для подписания (используя кнопку «Добавить файл»). Все документы будут подписаны одновременно.

После добавления всех файлов нажмите кнопку «Далее».

Откроется окно, отображающее дополнительные параметры подписи документа, которые можно оставить по умолчанию, при условии, что у получателя подписанных вами файлов нет особых требований к этим параметрам, например, некоторые сервисы просят прикреплять подписи в формате только DER или только BASE64.

Опция «Архивации файлов» после завершения процедуры подписи автоматически добавит оригинальный подписываемый файл и файл подписи в отдельный архив.

В данном окне может потребоваться активировать опцию «Сохранить подпись в отдельном файле». В этом случае оригинальный файл останется в исходном виде, и получатель сможет его прочитать без использования дополнительного ПО.

Результатом открепленной подписи файла «test.txt» будет дополнительный файл с таким же именем, как у оригинального файла, но с приставкой *.sig : «test.txt.sig».

Результатом прикрепленной подписи будет 1 файл с приставкой *.sig : «test.txt.sig»

Вы получили документ, подписанный через КриптоАРМ.

Проверка подписи

Чтобы проверить корректность электронной подписи, в контекстном меню файла выберите Проверить подпись .

КриптоАРМ - программа для подписи документов ЭЦП

Если для вас важно проверить не только корректность электронной подписью, но и то, является ли она квалифицированной, убедитесь, что включен режим Квалифицированная подпись .

Как самостоятельно подписать документ электронной подписью

Как самостоятельно подписать документ электронной подписью?

Что потребуется для подписания электронного документа

Чтобы подписать электронный документ нужно подготовиться:

  • подготовить финальную версию документа: если внести в него изменения после подписи, то ЭП не пройдет проверку и документ могут признать поддельным.
  • получить в удостоверяющем центре открытый и закрытый ключи электронной подписи, а также сертификат.
  • установить специальную программу, плагины или настроить веб-сервисы — о них расскажем дальше в статье.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ее в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Реклама 16+. ООО «Сертум-Про». Реквизиты ОГРН 1116673008539. 620036, Екатеринбург, ул. Малопрудная, д. 5. оф 715.

Как подготовить компьютер к созданию электронной подписи

Вариант 1: воспользуйтесь веб-сервисами

Этот вариант подойдет тем, кто хочет быстро и без дополнительных установок подписывать документы любого формата.

Один из популярных веб-сервисов для подписи — Контур.Крипто. В нем можно создать и проверить ЭП, зашифровать и расшифровать электронный файл, подписать один или несколько документов, а также подписать документ от нескольких лиц.

Работать в сервисе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций.

Чтобы подписать в сервисе электронный документ, необходимо:

  1. Загрузить документ до 100 Мб.
  2. Выбрать нужный сертификат.
  3. Создать файл подписи. Программа сохранит его в исходной папке.
  4. Послать документ получателю с подписью прямо из сервиса в виде ссылки. Также можно скачать пакет документов на компьютер и отправить по электронной почте.
Что учесть при использовании Контур.Крипто

При работе с Контур.Крипто нужно обратить внимание на следующие моменты:

  • в сервисе можно создать отсоединенную и присоединенную подпись,
  • добавить штамп времени, если это необходимо,
  • проверить подпись из Контур.Крипто можно в любой программе

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Вариант 2: установить отдельную программу

В специальных программах тоже можно подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt и т.д.). Обычно их используют вместо веб-сервисов, если нужны тонкие настройки или есть требования к программе от контролирующего органа.

В качестве программы для создания подписи вы, например, можете использовать программу КриптоАРМ.

Подписать документ в платной версии КриптоАРМ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла— следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

  • количество файлов, которые нужно подписать: несколько или целую папку с документами,
  • формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором — создана в отдельном файле с расширением «sig»,
  • сертификат, которым нужно подписать документ.

Вариант 3: установить плагин для Office

Для документов формата Word и Excel

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не понимает российские криптоалгоритмы, поэтому не сможет создать электронную подпись. На свой компьютер необходимо установить специальный программный модуль, например, плагин КриптоПро Office Signature. Использовать его бесплатно можно только в тестовый период.

После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

  1. В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». Во вкладке «Безопасность» нажмите кнопку «Цифровые подписи».
  2. В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.
  3. Создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.
Что учесть при использовании плагина:

Когда будете использовать плагин, обратите внимание:

  • в устаревших версиях Word алгоритм подписания отличается,
  • если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным,
  • документ из КриптоПро Office Signature можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.
Для документов формата PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль — КриптоПро PDF. Он входит в состав Adobe Reader. Для остальных программ модуль работает только в тестовом варианте до определенного периода. После — нужно будет приобрести лицензию.

Чтобы подписать PDF-документ нужно:

  1. Установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro и программу КриптоПро PDF.
  2. Выбрать в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажать «Подписание». Программа предложит сертификат и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Сравнение вариантов для создания электронной подписи

Бесплатно до 29 операций в месяц

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *