Снабжение в ооо чем регламентируется
Перейти к содержимому

Снабжение в ооо чем регламентируется

  • автор:

Снабжение предприятий

Снабжение предприятий и организация различными материально-техническими ресурсам является важнейшей составляющей всей производственной системы, не редко, ее определяющей. Так как именно от ресурсов зависит качество производственного строительного процесса и выпускаемойв результате него продукции. Если не обеспечить налаженное снабжение предприятия – производственная система не сможет работать эффективно.

Снабжение – обеспечение предприятия необходимыми для его деятельности основными и оборотными средствами производства. Процесс снабжения предприятий– это совокупность операций, обеспечивающих предприятие необходимыми предметами и средствами труда. Основная задача предприятия по организации снабжения – своевременное бесперебойное и комплексное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами при минимальных издержках управления запасами. Обеспечение производств сырьем, материалами, покупными полуфабрикатами и готовыми изделиями связано с выполнением таких функций, как закупка, транспортировка, складская переработка и другими. Все эти операции планируются, осуществляются, контролируются и регулируются специализированными службами, подразделениями снабжения или специальными сотрудниками (в зависимости от размера предприятия).

Современные предприятия испытывают потребность в разнообразных материалах широкой номенклатуры и ассортимента. С целью удешевления производства, поиска новых материалов, позволяющих улучшить свойства и качество продукции. Снабжение предприятий необходимое условие для оздоровления производства. Комплексное снабжение предприятий стройматериалами и объектов строительства. Мы обеспечим комплексное снабжение строительными материалами объектов коттеджного строительства. Комплектуем стройматериалами объекты малоэтажного строительства.

Обеспечением снабжения предприятий занимается служба материально- технического обеспечения. Она гарантирует своевременное и бесперебойное обеспечения предприятий сырьем и материалами, комплектующими и сопутствующими изделиями, разнообразными средствами производства. В обязанности материально-технического снабжения входит поставка на предприятие основных и вспомогательных материалов, топлива, покупных полуфабрикатов, инструментов и технологической оснастки, оборудования, станков, аппаратов, агрегатов.

Отправной точкой для нормирования расхода материала на предприятии при снабжении следует считать классификацию материалов. В свою очередь нормы расхода материалов закладывают закладывают основу для определения потребности в материалах на изготовление единицы продукции с последующим составлением плана снабжения предприятия, расчета себестоимости продукции, выработки стратегии экономного использования материальных ресурсов. Нормой расхода материала при снабжении предприятий следует понимать достаточное и необходимое его количество для изготовления единицы продукции. В сфере снабжения предприятий разрабатывая нормы расхода материалов следует учитывать не только так называемый полезный расход материала, но и невозвратные потери, неутилизированные отходы, обусловленные несовершенством технологии.

В снабженческой деятельности предприятия можно выделить два основных вида функций: внешние и внутренние. Внешние функции снабжения определяют взаимоотношения предприятия с другими предприятиями –поставщиками, оптовыми и розничными торговыми фирмами, транспортными организациями: поиск возможных поставщиков материальных ресурсов от поставщиков и к потребителям; установление рациональных хозяйственных связей по снабжению предприятий продукцией, заключение договоров с потребителями; выбор средств доставки материальных ресурсов. Внутренние функции снабжения предприятий характеризуют взаимодействие службы снабжения с административными и производственными подразделениями данного предприятия.

Главным требованием к системе снабжения предприятий является обеспечение непрерывного потока продукции. Немаловажно также поддержание уровня качества той продукции, которая предназначена для снабжения предприятий. В производственной сфере главное достижение минимальной общей стоимости обслуживания в процессе закупки материалов для снабжения предприятий. Все это вы сможете реализовать с Bosch, вы можете не ограничивать себя в выборе инструментов. Мы предоставим квалифицированную помощь в выборе инструментов, необходимых для выполнения конкретных видов работ, гарантируем непрерывный поток материалов и инструментов в процессе снабжения предприятий.

Суть материально-технического снабжения предприятий заключается в своевременной поставке всех ресурсов, необходимых для реализации производственного плана.

Поставка может осуществляться как на склад предприятия, так и непосредственно к рабочему месту.

Что именно служит ресурсом снабжения предприятий? Это материалы, сырье, комплектующие, полуфабрикаты, производственное оборудование, инструменты, погрузочное оборудование, вычислительная техника, транспортные средства, а также приобретаемые энергоресурсы, вода, топливо и так далее. То есть, все приобретаемое, что имеет вещественную форму или поступает на производство в виде энергии, является ресурсами. Снабжение производственного процесса ресурсами является его самым первым этапом, последний этап производства – это выпуск готовой продукции и её сбыт.

Что же необходимо организации, осуществляющей снабжение предприятий? В первую очередь, профессионализм, ответственный подход к делу, компетентность в вопросах снабжения, наличие ассортимента требуемых ресурсов и материалов, их бесперебойная поставка и контроль качества.

Можно выделить две основные формы снабжения предприятий – это транзитная и складская. Транзитная форма предполагает, что материалы будут поступать непосредственно на предприятие от поставщика, минуя складские помещения и посредников. Такая форма снабжения хороша тем, что позволяет сэкономить на транспортных расходах. Но поставщик вправе выставить транзитную норму отпуска – минимальный объем отгружаемого материала. Если ваш заказ оказался меньше этой нормы, поставщик его к исполнению не примет. Складская форма связанна с хранением всего объема требуемых материально-технических ресурсов на базах и складах. Подобное снабжение чаще всего используют для тех материально-технических ресурсов, которые в производстве участвуют небольшими партиями.

Снабжение в ооо чем регламентируется

Отдел материально-технического снабжения это подразделение, деятельность которого направлена на обеспечение необходимыми ресурсами производства. При этом данная деятельность должна быть осуществлена до самого начала производственного процесса: от возникновения такой необходимости в ресурсах до их применения во время изготовления продукции.

Отдел снабжения функционирует в рамках коммерческой деятельности субъекта хозяйствования, подразумевающей осуществление различных торговых операций, связанных с приобретением необходимых ресурсов и реализацией произведенной продукцией. Оптимальная организация данного структурного подразделения в некоторой мере определяется уровнем использования средств в производстве, ростом производительности труда, снижением себестоимости продукции, увеличением рентабельности и прибыли предприятия. Такую же роль играет отдел материального снабжения в управлении производством. Основной целью данного подразделения является доведение конкретных ресурсов до участников производства в необходимом количестве и объеме, в точный срок и с минимальными затратами. Отдел снабжения имеет адресный характер, который определяется его направленностью и целью обеспечения функционирования производственного предприятия. В первую очередь речь идет о потребностях различных потребителей продукции, услуг или работ данного субъекта хозяйствования.

Отдел снабжения: его роль и значение

Его роль и значение состоят в следующем:

  • деятельность данного подразделения предшествует производству и не только служит для обеспечения ресурсами производственного процесса, но и самостоятельно создает в определенном смысле его цену и потребительскую стоимость;
  • определяет и формирует как экономические результаты субъекта хозяйствования, так и потребности в ресурсах и готовой продукции самих потребителей; — обозначение финансовых результатов производственного предприятия;
  • в качестве вида деятельности предприятия служит основным источником его конкурентоспособности. Значительный удельный вес материальных издержек в общих расходах (около 60%) также подтверждает весомое значение материально-технического снабжения.

Основные задачи и функции отдела снабжения

  • обеспечение с последующим поддержанием оптимального уровня запасов ресурсов, что будет способствовать минимизации издержек, связанных с их заготовкой;
  • обеспечение точной, оперативной, комплексной и достаточно надежной поставки ресурсов потребителям (иногда даже до рабочего места).

Отдел снабжения выполняет следующие функции: коммерческие и технологические, а также вспомогательные и основные. К основным функциям относится приобретение ресурса, а к вспомогательным маркетинг и юридическое сопровождение.

Категории снабженцев

В современных крупных компаниях работники отделов снабжения подразделяются на несколько категорий. Это связано с постоянным ростом объемов на предприятиях, что влечет за собой разграничение функций планирований, снабжения и сбережения товаров. При такой структуре каждое подразделение выполняет свои функции и имеет конкретное направление. Координацию работы в рамках данных структурных подразделений осуществляет начальник отдела снабжения.

Структура системы снабжения

В рамках такой организации работы каждое отдельное подразделение должно отвечать за некоторую группу товаров с осуществлением полного контроля поставки ресурсов и хранения их на складах.

Необходимо отметить тот факт, что структура системы снабжения является основным инструментом для достижения цели любого субъекта хозяйствования, осуществляющего свою деятельность, например, в сфере торговли. Поэтому процессу структурирования подразделения материально-технического снабжения должно быть уделено пристальное внимание. Отдел снабжения еще известен под другим названием «отдел закупок». Данное подразделение формируется в зависимости от количества поставщиков и ассортимента ввозимых товаров. Должен быть обязательно учтен и оборот продукции. Зачастую в компаниях в таких отделах на одного работника приходится свыше десяти поставщиков. В основном участки работы закрепляются в зависимости от видов товаров либо товарных групп. Рядовыми сотрудниками отслеживаются поставки товаров, своевременность оплаты за их поставку, а также планируются последующие закупки. Начальник отдела снабжения контролирует выполнение утвержденных планов закупок, следит за оборотами товара, наблюдает за работой менеджеров и, конечно же, осуществляет общее руководство. В его обязанности входит обеспечение непрерывности и плановости поставок.

Отдел снабжения на предприятии

Организация снабжения на предприятиях

Материально-техничнеское снабжение предприятия является первоочередной задачей, которую приходится решать руководству для обеспечения выполнения поставленных задач в максимально эффективном режиме.

Специфика снабжения предприятия

Для небольших фирм с узким сортаментом выпускаемой продукции это может быть один специалист по обеспечению. Для организаций среднего размера, выпускающих более широкую номенклатурную гамму, как правило, организуется уже отдел снабжения. На крупных предприятиях с развитым сортаментом нередки случаи создания управлений (дирекций) по обеспечению с развитой структурой. В случаях, когда отдельные товарные группы велики по объемам и сложны по сортаменту, создается специализированный отдел материального снабжения по направлениям. Например, на всех предрпиятиях трубной отрасли бюро металлов входили в состав производственных подразделений заводов. Это обосновано тем, что номенклатура заготовок составляла десятки тысяч наименований и составление графиков производства напрямую зависело от ритмичности ее поставок.

Отдел снабжения: функции Организация формирования номенклатуры материалов для производства продукции. Планирование поставок в разрезе года и по периодам года (квартал, месяц). Изучение рынка поставщиков необходимых товарных групп путем участия в выставках, ярмарках и других подобных мероприятиях. Выбор оптимальных вариантов снабжения с учетом логистики. Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль за их исполнением. Организация приемки поступающих товаров и изделий в соответствии с действующими документами (Положение о поставках, Инструкции П-6 и П-7). Оптимальное размещение закупленных материальных ценностей на складах с учетом внутренней логистики предпрития. Разработка нормативов потребления отдельных товарных позиций в производстве и контроль за их исполнением. Разработка предложений по замене дорогостоящих материалов на более дешевые с учетом их технологичности. Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов предприятия в части материального обеспечения. Эту работу на предприятии возглавляет начальник отдела снабжения. Он подчиняется непосредственно коммерческому директору. Организация обеспечения материалами Отдел снабжения, функции которого рассмотрены выше, обычно строится по трем основным направлениям: Материальные группы. Они занимаются организацией и контролем поставок товаров отдельных групп (спецодежда и обувь, концтовары, подшипники, смазки и горючее, хозтовары и прочее), контролируют их правильное использование в соответствии с требования технологического процесса. В непосредственном контакте с ними работает складское хозяйство. ОТК на приемке. Организует входной контроль матералов и изделий в соответствии с упомянутыми выше положениями. В составе группы обязательно участие квалифицированного юриста, возглавляющего претензионную работу. Основанием для осуществления ее деятельности является соответствующий стандарт предприятия. Бюро нормирования. Это подразделение разрабатывает и контролирует выполнение норма расхода материалов. В его состав входит специалист, отвечающий за своевременным движением бухгалтерских и финансовых документов и отчетность по ним, а также экономист или соответствующая группа. Это зависит от размера предприятия и объема потока информации. Начальник отдела снабжения На эту должность назначается инженер с высшим экономическим образованием, имеющий значительный опыт работы в аналогичной должности. Начальник отдела представляет категорию «руководители». Исполнение обязанностей по должности он осуществляет в соответствии с действующими нормативно-правовыми и другими документами по материално-техническому снабжению, Уставом организации и соответствующими указаниями и распоряжениями вышестоящего руководства, должностной инструкцией. Компетентность Начальник отдела снабжения должен знать: нормативные и законодательные документы, касающиеся снабжения организации; рыночные способы ведения хозяйства; переспективные направления развития предприятия; методы планирования потребления материальных средств, порядок нормообразования и контроля за исполнением показателей расходования; организацию складского хозяйства; порядок ведения договорной работы с поставщиками; уровень оптовых и розничных цен на применяемые материалы; основы законодательства по труду, охране труда и пожарной безопасности. Должностные обязанности начальника отдела снабжения Организация обеспечения предприятия материальными ресурсами в требуемом качестве и количестве, а также их рационального применения для максимальной эффективности производства. Управление переспективным и текущим планированием в части обеспечения основной деятельности, потребностей ремонтно-эксплуатационной службы и других потребностей предприятия на основе применения прогрессивных норм расхода материалов. Изыскание способов покрытия нужд производства за счет внутренних резервов. Обеспечивает заключение договоров на поставку необходимых ресурсов, изыскивает возможность установления длительных кооперационных связей. Организует своевременную доставку материалов на склады организации и приемку их в соответствии с действующими стандартами. Налаживает и контролирует претензионную работу по отклонениям из-за качества и количества ресурсов, соблюдения графиков их поставки. Обеспечивает регулярный контроль за состоянием запасов товарно-материальных ценностей на складах предпрития, своевременное их пополнение в соответствии с нормативами. Инициирует разработку мероприятий по рациональному использованию ресурсов, отходов производства и неликвидов. Изыскивает способы оптимальной доставки товарно-материальных ценностей на предприятие. Организует функционирование складского хозяйства, обеспечивает соблюдение правил размещения предметов хранения. Отделы снабжения заводов и других предприятий непоспредственно влияют на успешность их работы. В себестоимости продукции материалы занимают определяющее место, что налагает на отдел снабжения особую отвественность за судьбу организации.

Снабжение в ооо чем регламентируется

ГК РФ Статья 509. Порядок поставки товаров

1. Поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя.

2. В случае, когда договором поставки предусмотрено право покупателя давать поставщику указания об отгрузке (передаче) товаров получателям (отгрузочные разнарядки), отгрузка (передача) товаров осуществляется поставщиком получателям, указанным в отгрузочной разнарядке.

Содержание отгрузочной разнарядки и срок ее направления покупателем поставщику определяются договором. Если срок направления отгрузочной разнарядки договором не предусмотрен, она должна быть направлена поставщику не позднее чем за тридцать дней до наступления периода поставки.

3. Непредставление покупателем отгрузочной разнарядки в установленный срок дает поставщику право либо отказаться от исполнения договора поставки, либо потребовать от покупателя оплаты товаров. Кроме того, поставщик вправе потребовать возмещения убытков, причиненных в связи с непредставлением отгрузочной разнарядки.

Снабжение в ооо чем регламентируется

В основе деятельности по снабжению лежит справедливая и прозрачная конкуренция между различными поставщиками. Для сбора информации о желаемом продукте и потенциальных поставщиках, которые потенциально могут его предоставить, следует провести определенные исследования рынка.

Исследование рынка используется для выявления поставщиков, оказания помощи в разработке технических спецификаций, исходных требований и технических заданий, выяснения свободно доступной информации о ценах (например, каталоги компаний) и получения информации о доступных технологиях («WFP Goods and Services Procurement Manual, 2020» («Руководство ВПП по закупкам товаров и услуг, 2020 г.»)) .

Удобно иметь базу данных поставщиков, на основе которой запрашиваются ценовые предложения. Если такой базы данных не существует, то ее целесообразно создать. Необходимо регулярно обновлять базу данных о поставщиках, и организации могут обращаться к платформам или источникам информации, таким как:

  • Специализированные журналы
  • Торгово-промышленные палаты
  • Деловые встречи и семинары
  • Профессиональные ассоциации
  • Реестры внешних поставщиков
  • Онлайн-сообщества
  • «Желтые страницы»
  • Изучение на основе поисковых систем
  • Другое

В процессе определения поставщиков организации, возможно, пожелают следовать официальному процессу. Многие учреждения выпускают официальные документы, в том числе:

  • Запрос на предоставление информации (RFI)
  • Запрос на выражение заинтересованности (EOI)

Такие официальные запросы должны основываться на шаблонах, которые позволят пользователям составить более точное представление о продукте или услуге и их доступности в контексте операции.

Заявка на продукцию и услуги

Любые закупки товаров или услуг должны основываться на потребностях. После того, как потребности определены, измерены и спланированы группой или отдельным сотрудником учреждения, они должны быть официально доведены до сведения отдела закупок организации, обычно через формально определенный запрос на закупку с указанием следующего:

  • Запрашивающее подразделение.
  • Требования, включая критерии оценки.
  • Количество.
  • Ориентировочная стоимость или максимальная разрешенная сумма расходов (если возможно).
  • Дата и место доставки.
  • Подтверждение наличия средств.

Ключевым компонентом любой заявки на закупку должно быть включение технических спецификаций. Существует множество способов определения поставщиками технических спецификаций. К ним могут относиться:

Физические товары

  • Фотографии
  • Компоненты материала
  • Потребности в производительности (например: объем памяти компьютера, объем ведра)
  • Стандарты качества (пример: ISO)

Конструкция

  • Чертежи
  • Карты
  • Ведомость материалов /конструкционных компонентов материалов

Другими словами, заказчик должен предоставить всю информацию и заполнить формы, согласованные во время планирования. Если предварительный план не был составлен, запрос может иметь некоторые задержки, пока оценивается его осуществимость.

Запрос на закупку обычно является стандартной и официальной формой запроса на закупку. Запрос на закупку — это форма, в которой различные участники, участвующие в процессе снабжения, объединяют и проверяют детали, превращая запросы в фактические закупки:

  • Запрашивающее подразделение обязуется обеспечить точность и достаточность всей информации, содержащейся в запросе на закупку. При необходимости прикладываются подробные спецификации.
  • Закупающее подразделение обязуется предоставить запрашиваемые товары или услуги, как установлено в запросе на закупку, с учетом качества, цены и сроков поставки.
  • Финансовое подразделение обязуется высвободить имеющиеся средства.

Одним из наилучших способов обеспечения того, чтобы каждый запрос был надлежащим образом представлен, понят и согласован всеми подразделениями, участвующими в данном процессе, является создание для этого координационного пространства. Обычным инструментом координации является проведение регулярных совещаний между заказчиками, руководителями подразделений и группой по снабжению, на которых можно обсуждать и утверждать заявки.

Запрос предложений на закупку

После выбора потенциальных поставщиков (или до начала процесса открытого тендера) должна быть тщательно подготовлена документация по запросу предложений на закупку. То, как запрашиваются и принимаются предложения, влияет на весь остальной процесс; существует обратная и прямая зависимость между тем, что запрашивается, и тем, что предлагается. Группы по снабжению будут выбирать только из вариантов, предложенных поставщиками, но то, что будет предложено, в значительной степени зависит от того, как и что было заявлено поставщикам для их предложения. Спецификации требуемых товаров или услуг должны быть четкими, и условия запрашиваемой заявки должны быть должным образом определены.

Критерии отбора поставщиков должны быть установлены и четко и заблаговременно доведены до сведения поставщиков, обеспечивая равное отношение. Важно потратить время на установление и/или понимание критериев отбора, поскольку критерии отбора поставщиков не могут быть изменены или дополнены после того, как они были доведены до сведения поставщиков.

Документы, участвующие в процессе запроса предложений на закупку, могут различаться в зависимости от типа применяемой конкуренции (см. Процедуры снабжения) и характера и сложности закупаемых товаров и услуг. Важно, чтобы вся документация содержала подробную информацию о процедурных, технических, финансовых и договорных компонентах, которым поставщики должны следовать при подаче своих предложений. Эти документы основаны на шаблонах, адаптированы к специфике проводимой процедуры и заполнены деталями, применимыми к каждому запросу предложений на закупку.

Как правило, любой документ о запросе предложений на закупку, независимо от процедуры, будет содержать следующее:

Что требуется

  • В зависимости от характера:
    • Для товаров; технические спецификации или техническое задание (SOW — от англ. Statement of Work) (функциональные, соответствующие и эксплуатационные спецификации на продукцию).
    • Для услуг; исходные требования (TOR — от англ. Terms of Reference) (история, цели, результаты, стандарты, которые должны быть соблюдены, метод оценки производительности, сроки и т. д.).
    • Для строительных работ или услуг; техническое задание (SOW) должно предоставлять всю информацию, необходимую для того, чтобы подрядчик мог выполнить работы (например, местоположение, графики выполнения работ, соответствующую информацию о строительной площадке и другие технические требования, которые считаются необходимыми).
    • Количества

    Инструкция для поставщиков

    • Инструкции по подготовке и подаче, язык подачи.
    • Сроки: крайний срок представления, срок действия предложения и ожидаемые сроки присуждения контракта.
    • Подробная информация о предконтрактном этапе, где это применимо (встречи/посещения площадки и/или образцы/ демонстрации).
    • Предоставление опытных образцов продукции, при необходимости.
    • Метод оценки и критерии оценки, включая разрешение сторонних инспекционных компаний, при необходимости.
    • Условия оплаты.
    • Контактная информация.

    Применимые положения и условия

    • Этические политики, которых должен придерживаться поставщик.
    • Особые применимые условия: расторжение, коммерческие условия, инспекционные проверки, гарантии, права и обязательства, средства правовой защиты, субподряд и т. д.

    Документация по запросу предложений на закупку должна распространяться одновременно среди предварительно отобранных поставщиков с достаточным временем для анализа и надлежащего формирования предложений. Документация по запросу предложений на закупку может содержать стандартный формат представления, облегчающий сопоставление предложений на этапе оценки.

    Спецификации материалов

    При привлечении материальных товаров желательно включать как можно больше технической информации о спецификациях материалов, изложенных в четком и прозрачном формате, который легко понять, но трудно неправильно истолковать. Спецификации материалов могут включать:

    • Единицы измерения (вес, объем).
    • Измерения упаковки (вес, объем).
    • Окраска/внешний вид.
    • Химический состав.
    • Соответствие конкретным стандартам ISO.
    • Прочность/долговечность.
    • Спецификации упаковки и обращения.
    • Спецификации брендинга и маркировки.

    Следование спецификациям на протяжении всего процесса снабжения

    Эти спецификации материалов должны быть включены в:

    Запросы предложений на закупку – чем подробнее спецификации, тем точнее будут поданные предложения. Подробные спецификации помогут отсеять поставщиков, которые не в состоянии выполнить конкретные требования, а также будут стимулировать поставщиков брать на себя обязательства только в том случае, если они знают, что эти обязательства выполнимы.

    Контракты с поставщиками – спецификации материалов, включенные в контракты, будут юридически удерживать поставщиков в соответствии со стандартами, установленными в их заявках. Спецификации материалов в контрактах должны соответствовать спецификациям, представленным в тендерном процессе.

    Инструкции для сторонних инспекционных компаний – после выбора поставщика и согласования контракта сторонние инспекционные компании могут использоваться для испытания продукции в соответствии со спецификациями материалов по контракту. Инспекционные компании могут использовать визуальный осмотр или лабораторные испытания для подтверждения соответствия всем спецификациям материалов. Многие организации предпочитают получать прототипы предметов до окончательного заказа и проводить проверку в нескольких точках на протяжении всего процесса. Покупатели также могут принять решение об отсрочке платежа до тех пор, пока не будет завершена окончательная проверка.

    Типы спецификаций

    Подробные спецификации будут варьироваться в зависимости от рассматриваемого товара, учреждения, размера закупки и рынка, на котором поставляется товар.

    Тип товарной позиции

    Некоторые продукты с хорошо известными конструкциями, такие как детали машин, могут требовать менее подробных спецификаций и могут в большей степени полагаться на указание производительности или функциональности продукта. Другие продукты, часто используемые гуманитарным сектором, такие как товары для дома, гораздо больше определяются конкретными потребностями и часто сочетаются с взаимно признанными стандартами, такими как SPHERE. Хотя гуманитарные организации могут иметь особые потребности, глобальное понимание этих потребностей среди поставщиков может быть не совсем понятным. По этой причине спецификации для продуктов, специально разработанных или используемых для гуманитарных вмешательств, как правило, более четкие — обычно продукт «разрабатывается» вместе с поставщиком в соответствии с потребностями закупочного агентства.

    Потребности организации

    Гуманитарные организации, закупающие небольшое количество того или иного товара или закупающие уже стандартизированные продукты, могут иметь очень небольшую потребность в четком указании спецификаций материала продукта. Тем не менее, организации, которые закупают большие объемы одного вида специальной продукции у долгосрочного поставщика или ограниченного ряда поставщиков, скорее всего, будут иметь в своих контрактах более расширенные спецификации материалов. Подробные спецификации продукта помогут поставщикам найти соответствующее сырье и обеспечить высокое качество.

    Рынки

    Широко используемые крупные международные поставщики, как правило, с большей вероятностью смогут обеспечить соответствие подробным спецификациям продукции, запрашиваемым гуманитарными организациями. Производственные мощности и сырье, доступные местным компаниям, могут не соответствовать общим требованиям запрашивающей организации в отношении ключевых предметов в рамках чрезвычайной помощи. Баланс между международными и местными закупками — это то, что организации должны взвесить в зависимости от местных законов, импортных и транспортных расходов, этических норм, связанных со снабжением, желания поддерживать местные рынки и общих потребностей проекта.

    Многие крупные организации, которые регулярно закупают типичные предметы снабжения для оказания чрезвычайной помощи, имеют в наличии спецификации материалов, включая каталог МККК/МФККП (IFRC) и материалы Центра снабжения Oxfam. Эти спецификации материалов полезны в качестве ориентира для любой организации, желающей заключить контракты на поставку предметов чрезвычайной помощи.

    Пример спецификации материала:

    Образцы для испытаний

    Образцы одеял должны быть из прессованных рулонов.

    Все критерии, подлежащие прохождению на одном образце.

    (Образцы прессованных рулонов должны быть подготовлены только с 5 одеялами, сложенными на один раз больше, чем в обычных тюках, при степени сжатия 60%, и должны оставаться сжатыми в течение как минимум одной недели перед испытанием).

    Трикотажные или тканые, из ткани, ворсованной в сухом виде, с обеих сторон. Внутренний слой, если таковой имеется, может быть нетканого типа.

    100% чистый полиэстер и/или акриловые волокна или полиэстер/хлопок

    Кроме черного, красного или белого, темный однородный цвет.

    150 x 200 см +3%/-1%. Для отбора — плоский стабилизированный образец, без складок.

    500 г/м2 мин. макс. вес 1000 г/м2 определяется общим весом/общей поверхностью.

    Толщина ISO 5084

    Минимум 9,5 мм (1 кПа на 2000 мм²)

    Прочность на растяжение ISO13934-1

    Минимальное значение основы и утка 250 Н

    Потеря прочности при растяжении после стирки ISO13934-1 и ISO 6330

    Максимум 5% основы и утка после 3-х последовательных машинных стирок при температуре 30 °C и одной плоской сушки.

    Максимальная усадка. ISO 6330

    Максимум 5% основы и утка после 3-х последовательных машинных стирок при температуре 30 °C и одной плоской сушки.

    Потеря веса после стирки

    Максимум 5% после 3 последовательных машинных стирок при температуре 30 °C и одной плоской сушки.

    Термостойкость ISO 11092

    Rct= минимум 0,40 м².K/Вт, округленный с точностью до 0,01, для образцов, отобранных из спрессованных рулонов.

    Механическое кондиционирование: после вскрытия рулона одеяло должно быть высушено в сушилке (минимальная вместимость 500 л) без какой-либо другой нагрузки в течение 15 минут при температуре менее 30 °C. Затем одеяло должно быть выдержано в течение не менее 24 часов на плоской поверхности, в условиях окружающей среды (20 °C и 65% относительной влажности).

    Сопротивление воздушному потоку ISO9237 при перепаде давления 100 Па

    Максимум 1000 л/м²/с

    Сшитый шов на расстоянии 10 мм от края с помощью 10–13 стежков/10 см или прошитой ленты или подшитый с 4 сторон. Углы могут быть округлыми до 10 см в радиусе или квадратными.

    Отсутствие неприятного запаха, не раздражает кожу, отсутствует пыль. 4

    Не содержит вредных ЛОС (летучих органических компонентов).

    Пригоден для использования человеком.

    Устойчивость к возгоранию от сигарет – отсутствие воспламенения

    Устойчивость к пламени – отсутствие воспламенения

    Отсутствие индивидуальной упаковки одеяла, чтобы уменьшить количество пластиковых отходов в окружающей среде.

    • Рулоны должны быть завернуты в водонепроницаемую микроперфорированную пластиковую пленку и покрыты полипропиленовым или джутовым тканым пакетом.
    • Количество на рулон: 15 штук.
    • Сжато и стянуто 5 ремнями (2 продольных, 3 поперечных).
    • Размеры рулонов: Длина 85 см +/- 5 см, ширина 55 см +/- 5 см, высота 75 см +/- 5 см (высота рулонов, которые должны быть стянуты максимум на 60% от свободного состояния до окончательного стянутого и обвязанного состояния)

    Маркировка на одеяле

    Каждое одеяло должно иметь бирку, пришитую к подрубочному шву. На этикетке должны быть указаны наименование производителя, уникальный справочный номер серии и дата изготовления. Логотип компании не должен быть включен в маркировку производителя.

    Маркировка на упаковке

    ОДЕЯЛО, СИНТЕТИЧЕСКОЕ, 1,5х2 м, высокотемпературное – 15 шт.

    Другие маркировки, указанные в контракте.

    Оценка и присуждение контракта

    Многие организации могут использовать так называемые комитеты/группы по оценке предложений, чтобы должным образом облегчить процесс анализа и оценки поступающих предложений справедливым и прозрачным образом. После надлежащей регистрации каждого шага, предпринятого в процессе запроса предложений на закупку, и до открытия заявок комитет/группа по оценке объединит свои усилия для изучения предложений. Состав группы по оценке может быть как простым, состоящим из двух человек (запрашивающее лицо и покупатель), выполняющих неофициальную оценку, так и формально регламентироваться и интегрироваться группами различных департаментов. Независимо от стоимости закупки или используемой процедуры всегда должен существовать набор сотрудников, которые должны соблюдать принцип разделения обязанностей. В случае наиболее ограничительных процедур обычно формируются группы оценки в самом начале процесса, формализуя процесс путем подписания «Декларации объективности и конфиденциальности» и /или «Раскрытия конфликта интересов».

    Предложения должны оцениваться с использованием критериев и спецификаций ранее сообщенных запросов на закупку/приглашений о направлении заявок на закупку или любой другой части процесса до получения заявок. Общие критерии оценки предложения могут включать:

    • Конкурентоспособные цены.
    • Способность соответствовать спецификациям и стандартам.
    • Наличие товара и возможность обеспечить запрошенную дату поставки.
    • Качество продукции и услуг.
    • Производительность и долговечность продукции.
    • Надежные способы доставки.
    • Методы и практики контроля качества.
    • Технические и лидерские навыки.
    • Возможность предоставлять нишевые или уникальные продукты и / или разрабатывать концепции.
    • Финансовая стабильность и кредитоспособность.
    • Условия / требования оплаты.
    • Совместимость с существующими продуктами.
    • Распределительные / складские помещения и соответствующие ресурсы.
    • Наличие запасных частей.
    • Гарантия, страхование и обязательства по поставкам.
    • Доказанные способности и опыт.
    • Наличие ресурсов сервисной поддержки.
    • Предыдущий опыт и продемонстрированные результаты в поставке закупаемой продукции / услуг (подлежит проверке в предыдущих сертификатах соответствия). Таким образом, «плохой прошлый опыт» должен быть задокументирован).
    • Безопасность.

    Все критерии оценки должны быть:

    • Объективными – критерии, которые поддаются проверке и предназначены для измерения фактов, а не допущений и обещаний от поставщика. Объективные критерии являются осязаемыми, с малой вероятностью того, что они будут по-разному истолкованы различными поставщиками.
    • Однозначными – не должно быть путаницы или дублирования в выборе критериев, описании и оценке.
    • Надежными – четкие и измеримые критерии, которые могут последовательно оцениваться в рамках нескольких заявок и несколькими специалистами по оценке.
    • Справедливыми – критерии, которые не исключают ненадлежащим образом поставщиков из процесса снабжения или не предоставляют неправомерных преимуществ конкретному поставщику.
    • Сбалансированными – критерии, соответствующие и оправданные при объективном рассмотрении в контексте деятельности по снабжению.

    В процессе оценки необходимо сбалансировать различные материальные и нематериальные факторы, некоторые из которых могут вступать в конфликт друг с другом. Методы определения степени, в которой потенциальный поставщик может соответствовать критериям, включают:

    • Посещение поставщика группой управления и/или оценки (осмотр завода, склада, хранилища, производственного оборудования и оборудования поставщика).
    • Подтверждение статуса системы качества либо посредством оценки на месте, с предоставлением письменного отчета, либо путем запроса сертификата регистрации системы качества в качестве сертификата ISO или любого другого сертификата.
    • Беседы / рекомендации от других НПО, обслуживаемых поставщиком.
    • Получение финансовых отчетов, доступных общественности (доступных в некоторых странах), и проверка негативных дел.
    • Оценка (например, с помощью лабораторных испытаний или валидационных испытаний) образцов, полученных от поставщика (см. раздел «Обеспечение качества»).

    Для того чтобы иметь возможность представить результаты оценки, обычно составляется сводный документ либо в форме сравнительной таблицы, либо в виде полного доклада, который подписывается всеми членами группы по оценке. Любой сводный документ должен содержать обоснованную рекомендацию по выбору поставщика и такой объем объяснений, который является необходимым для этого выбора.

    После утверждения предложения о присуждении контракта поставщику выбор предлагаемого поставщика должен быть подтвержден в рамках необходимого внутреннего процесса утверждения организации. Решение о присуждении контракта должно быть доведено до сведения победившего поставщика, а отклоненные поставщики должны быть уведомлены о создании механизма, позволяющего выполнить их опрос по итогам и принять к сведению любые возможные жалобы.

    Оформление заказа и заключение контракта

    Каждый заказ должен быть оформлен контрактом, заказом на закупку (PO) или другим официальным документом о присуждении контракта.

    • Заказы на закупку — это финансовое обязательство, которое подтверждает детали закупки (единицы, количество, цена, время и место доставки и т. д.) и формализует заказ. Заказ на закупку используется для более простых заказов, разовых закупок и меньших сумм, где нет необходимости определять какую-либо сложную ситуацию и/или где закупка представляет низкие риски для организации.
    • Контракты являются юридически обязывающими соглашениями между организацией и поставщиками. Они определяют положения и условия предоставления товаров и услуг, а также соответствующие права и обязанности подписавших сторон. Контракты используются, когда есть необходимость указать условия в сложном заказе (частичные поставки, разные сроки или местоположение, особые условия продукта, большой финансовый объем или потенциальный риск для организации и т. д.), и всегда для работы или специализированной услуги.

    Некоторые организации предпочитают использовать какую-либо форму долгосрочного соглашения (ДСС), в соответствии с которой поставщик предварительно проверяется с использованием стандартного процесса запроса предложений на закупку, но при этом имеет бессрочный контракт на поставку товаров и услуг. Запрашивающие учреждения, имеющие ДСС с поставщиками, могут использовать простые уведомления о потребностях в снабжении, такие как заказ на закупку, с указанием единиц, количества, деталей поставки и другой важной информации. Принцип, лежащий в основе ДСС, заключается в том, что один поставщик, используемый для обычного снабжения, может конкурировать и проверяться один раз в заранее установленный период времени вместо того, чтобы каждый раз подавать предложение на заявку.

    С учетом акта подписания заказа на закупку поставщиком, а также положений и условий организации, заказ на закупку становится упрощенным контрактом. Организация должна установить порог, за которым отношения больше не могут быть формализованы через заказ на закупку, и становится необходимым заключение договора. Независимо от метода снабжения, должны применяться положения и условия каждой организации, соответственно, рекомендуется прилагать положения и условия ко всем контрактам и заказам на закупку.

    Прием и оплата

    В документах заказа (заказ на закупку или контракт) должны быть четко указаны условия поставки. В условиях доставки указано, кто возьмет на себя ответственность за перевозку товаров, когда и где будет передана ответственность за продукцию, а также все необходимые детали для планирования транспорта и логистики.

    Планирование поставок включает обзор и рассмотрение всех аспектов процесса снабжения, связанных с логистикой. Оно начинается на этапе оценки потребностей с рассмотрения желаемого результата запрашивающей группы и конечного пользователя и определения действий, необходимых для обеспечения успешного завершения деятельности. («WFP Goods and Services Procurement Manual, 2020» («Руководство ВПП по закупкам товаров и услуг», 2020 г.))

    Передача ответственности между продавцом/перевозчиком и организацией является важным моментом в процессе снабжения. Передача ответственности может быть осуществлена на территории производителя/продавца или полностью осуществлена поставщиком, который будет нести ответственность за транспортировку груза в согласованный пункт назначения. Согласованным пунктом назначения может быть либо помещение, или склад организации либо, в особых случаях, непосредственно местонахождение бенефициара. Наиболее стандартным методом определения способа и места передачи ответственности является определение Инкотермс в договоре на приобретение. Однако Инкотермс применимы только к международным закупкам, поэтому передачу ответственности при внутренних закупках, возможно, потребуется четко прописать. В каждом случае передача ответственности должна быть четко зафиксирована в стандартном комплекте отгрузочных документов.

    Для более простых поставок или когда поставщик осуществляет доставку до конечного пункта назначения, обычно используется накладная, которая должна содержать, как минимум, следующее:

    • ФИО (название) и контактные данные продавца.
    • ФИО (название) и контактные данные покупателя.
    • Дата выдачи.
    • Дата доставки товаров.
    • Описание товаров, содержащихся в заказе.
    • Количество каждого вида товаров.

    При доставке товаров получатель должен провести физическую проверку упаковок согласно всем документам на поставку, чтобы убедиться, что они полностью соответствуют требованиям контракта, путем проверки следующего:

    • Количество – полученный номер совпадает с указанным в документах и соответствует номеру, запрошенному в заказе на закупку.
    • Качество – полученный продукт находится в состоянии, указанном в товаросопроводительных документах, и соответствует условиям, определенным в договоре на приобретение, не поврежден и соответствует заказанным спецификациям.

    Если обнаружено какое-либо несоответствие в количестве или качестве, это должно быть зафиксировано в письменной форме в товаросопроводительных документах. Без письменного заявления, выполненного в момент доставки, будет очень сложно предъявить претензии впоследствии, если продукция не соответствовала заказу.

    Передача ответственности вступает в силу, когда представитель организации подписывает товарную накладную. Подписанная товарная накладная, заказ на закупку и счет будут являться минимальными обязательными документами для обработки платежа. В случае, если поставщик/перевозчик не может предоставить ни документ о доставке, ни даже товарную накладную, организации возможно, пожелают создать и подписать приходную накладную, оформляющую переход ответственности за груз и указывающую на любые несоответствия. Учреждения, создающие свои собственные приходные накладные, должны по-прежнему запрашивать вторую подпись у поставщика или должным образом назначенного перевозчика поставщика.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *