Электронный документооборот эдо это информационная система которая
Перейти к содержимому

Электронный документооборот эдо это информационная система которая

  • автор:

Система электронного документооборота (СЭД): что такое и кому полезно

Баннер новости Мобильный баннер новости

Все больше предпринимателей в России выбирают электронный документооборот. Чтобы перейти на ЭДО, нужно выбрать СЭД или систему электронного документооборота, в которой и происходит обмен. В статье рассказываем, как устроен весь процесс и какие бывают СЭД.

А если нет времени читать всю статью, то переходите в пункт «Главное за 30 секунд», пересказали там основные мысли.

Что такое система электронного документооборота

Электронный документооборот — это обмен документами онлайн в электронной форме. Но просто отправить сотрудникам договор в формате word или фото документа по почте — это ещё не электронный документооборот. У ЭДО есть свои правила и особенности, главное из них — документ должен быть подписан электронной подписью, чтобы считаться юридически значимым. Подробнее об этом инструменте мы рассказывали в статье « Как получить электронную подпись и упростить себе бизнес ».

Система электронного документооборота (СЭД) — это сервис с помощью которого стороны обмениваются электронными документами. Обычно сервис позволяет не только загружать и выгружать документ, но и создавать и редактировать его, подписывать с помощью КЭП и следить за статусом подписания.

СЭД может быть в виде облачного сервиса, или в виде программы, которую нужно установить на устройство.

Управляют СЭД операторы электронного документооборота — их реестр ведёт Федеральная налоговая служба России. На странице можно отсортировать операторов по нужным параметрам и увидеть количество абонентов, поддерживаемые форматы и наличие демоверсии.

В перечне можно сразу отфильтровать операторов по важным параметрам. Например, выбрать систему, которая предоставляет отчётность в ФНС или является Операторов ЭДО для маркировки

Также в перечне отражён роуминг, он показывает, позволяет ли оператор обмениваться документами с другими операторами. Это нужно, если документооборот происходит не только внутри компании, но и с контрагентами, которые могли выбрать иного оператора.

Кому нужна СЭД

Некоторые предприниматели обязаны пользоваться электронным документооборотом, т.к. они подают отчётность в электронном виде. Например, плательщики НДС. Сюда же относятся бизнесы, которые работают с товарами, подлежащими маркировке или другим способам отслеживания.

Остальные переходить на электронный документооборот не обязаны. Но сделать это может любой предприниматель — ограничений нет.

Часто перейти на ЭДО бизнес вынуждает сам рынок: контрагенты хотят обмениваться документами, сдавать отчётность в налоговую и другие ведомства нужно онлайн, сотрудники работают на удалёнке и отправлять бумаги почтой долго и дорого.

В целом логика перехода на СЭД такая: чем чаще компания обменивается документами — как внутри организации, так и с надзорными органами и контрагентами, тем выгоднее ей подключиться к системе ЭДО.

Как выбрать систему электронного документооборота

Строгой классификации систем электронного документооборота нет. Системы отличаются количеством функций и возможностями, которые они позволяют решить. Поэтому полезно заранее продумать, для каких целей вам нужна система — обмениваться актами и договорами с контрагентами или перенести весь документооборот компании в ЭДО.

Вот на что стоит обратить внимание при выборе СЭД:

Какие задачи решает. Некоторые системы позволяют обмениваться документами внутри компании, другие — с контрагентами, третьи — с надзорными органами.

Какие есть функции. С помощью некоторых СЭД можно создавать документы и обмениваться ими с партнёрами и сотрудниками. Другие системы позволяют выстроить весь документооборот компании, а также работать с архивами. Наиболее масштабные решения позволяют перенести в СЭД не только документооборот, но и другие бизнес-процессы компании — такие системы называют ЕСМ.

Какие форматы поддерживает. Большинство СЭД позволяют работать со стандартными типами документов: актами выполненных работ, договорами, актами сверки. Некоторые системы дополнительно позволяют работать с более узкими типами документов: кадровыми, медицинскими, финансовыми, технологическими, архивными.

Многие операторы СЭД представляют решения, которые сочетают в себе разный набор функций, в зависимости от выбранного тарифа. Для большинства малых и средних предприятий коробочных версий обычно хватает. А для узких направлений могут разработать индивидуальные решения, но это стоит дороже.

Плюсы и минусы систем электронного документооборота

Среди главных преимуществ систем электронного документооборота обычно отмечают упрощение процесса. Но есть несколько важных нюансов, которые стоит учитывать. Разберем подробнее.

  1. Обмениваться документами станет быстрее. В ЭДО не нужно ждать, пока почтальон доставит документы контрагенту, а затем вернёт — подписать документ можно за несколько минут.
  2. Проще следить за процессами. В СЭД видно, на чьей стороне находится документ и в каком статусе.
  3. Обмен документами защищён. Система проверяет, актуальная ли электронная подпись, которой подписан документ. А операторы СЭД защищают данные с помощью шифрования.
  4. Документооборот может стать дешевле. Этот пункт зависит от тарифа вашей СЭД и объёма документооборота. Если компания за год подписывает лишь пару актов и сдаёт одну декларацию, то ЭДО может быть менее выгодным. Но компания со множеством сотрудников и партнёров, скорее всего, сэкономит на курьерах и рабочих часах руководителя, бухгалтера и кадровика.
  1. Перейти на ЭДО может быть довольно сложно. Нужно издать нормативный акт, выбрать систему, настроить её, обучить сотрудников и оповестить контрагентов о новом порядке.
  2. Переход на ЭДО потребует затрат. В зависимости от того, какую систему и тариф вы выберете, сумма будет различаться. Но на первом этапе переход сопряжён с затратами — на установку и настройку системы, обучение сотрудников, покупку и регистрацию КЭП.
  3. Поначалу процессы могут просесть. В целом ЭДО ускоряет и упрощает документооборот, но в момент перехода работники, ещё не привыкшие к новой системе, могут совершать ошибки.
  4. Не все документы можно вести в ЭДО. Часть бумаг всё ещё требуется хранить в бумажном виде, например, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности.

Важные новости для бизнеса — в нашем Телеграме.
Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Важные новости для бизнеса - в нашем Телеграме.

Статья за 30 секунд

  • Электронный документооборот — это обмен документами онлайн в электронной форме. Система электронного документооборота — это сервис с помощью которого стороны обмениваются электронными документами.
  • Предприниматели, которые подают отчётность в электронном виде, а также компании, которые работают с маркировкой, должны применять ЭДО. Для остальных это не обязательно, но ограничений нет — перейти на электронный документооборот может любой предприниматель.
  • Строгой классификации систем электронного документооборота нет. Они отличаются количеством функций и возможностями, которые позволяют решить.
  • Переход на работу в СЭД упростит процесс документооборота, но на старте может быть сопряжен с затратами времени и средств — на саму установку системы и обучение работников.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы.

В этой статье:
  • Характеристики и структура
  • Преимущества и особенности использования
  • Виды электронного документооборота в делопроизводстве
  • Требования к системам электронного документооборота
  • Требования пользователей к составляющим системы электронного документооборота
  • Внедрение ЭДО в работу организации
  • Вопрос-ответ

diadoc

Подключайтесь к ЭДО

Оптимизируйте расходы и ускорьте работу с документами

Характеристики и структура

Система электронного документооборота (ЭДО) — совокупность программных средств, которые необходимы для организации безбумажного обмена документами с контрагентами. Она помогает перевести в онлайн их создание, подписание, отправку, получение, хранение.

Системы электронного документооборота позволяют:

  • оптимизировать расходы на печать и пересылку;
  • уменьшить количество рутинных задач;
  • ускорить делопроизводство;
  • наладить дистанционную работу.

Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность.

С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Состав меняется в зависимости от способа использования, например для веб-интерфейса не понадобятся интеграционные решения.

Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.

Базовые возможности систем ЭДО включают опции:

  • создание и загрузка документов с компьютера;
  • согласование, подписание;
  • отправка и получение;
  • настраиваемые шаблоны;
  • хранение информации о действиях с файлом;
  • поиск по ключевым словам;
  • автоматизированные маршруты движения;
  • разграничение доступа пользователей.

Рассмотрим общую характеристику системы электронного документооборота на примере Контур.Диадока.

Возможность Базовая версия Дополнительная функциональность
Создание и отправка электронных юридически значимых документов + +
Подписание документов электронной подписью + +
Хранение данных на серверах Контура без ограничения по объему + +
Поиск файлов с отбором по фильтрам + +
Выгрузка документов для передачи в ФНС через систему интернет-отчетности + +
Поиск и приглашение контрагентов + +
Обмен сообщениями в онлайн-сервисе + +
Обмен документами с абонентами других операторов ЭДО — роуминг + +
Интеграционные решения +
Передача данных в Честный ЗНАК по маркированному товару +
Международный ЭДО +
Распределение входящих документов по подразделениям или сотрудникам +
Создание электронного архива +
Маршруты согласования +
Шаблоны документов +

Узнайте больше информации о системе электронного документооборота Контур.Диадок от нашего менеджера

Преимущества и особенности использования

Посредством системы электронного документооборота компания может оптимизировать работу, снизить расходы, разгрузить бухгалтерию. Разберем преимущества подробнее:

  • Ускоренный доступ к информации. Бумажный документ долго движется по цепочке, а отследить статус не всегда получается. В системе ЭДО документы перемещаются мгновенно, сохраняется история действий пользователя.
  • Оптимизация хранения данных. Отсутствуют физические архивы — документы находятся в облачном хранилище, так они защищены от повреждения или кражи.
  • Автоматизация бизнес-процессов. Можно настроить маршрут движения документа по заданному пути в определенный срок, что позволяет прогнозировать время решения задачи.
  • Улучшение качества обслуживания. Ускорение процессов и оперативный доступ к нужной информации помогают эффективнее работать с клиентами.
  • Уменьшение количества ошибок. Система ЭДО проверяет формализованные документы на соответствие формату. Сократить операции по переносу данных вручную поможет интеграция в учетную систему, а настраиваемые шаблоны позволят избежать неточностей в оформлении и содержании документов.
  • Обеспечение конфиденциальности и сохранности сведений. За счет настроек контролируют доступ сотрудников к информации. Единая база позволяет архивировать и восстанавливать данные.
  • Повышение качества работы. Понятные процессы дают возможность вводить регламенты, которые легко соблюдать.

Таким образом, система электронного документооборота предназначена для удобного обмена документами и оптимизации бизнес-процессов. Система электронного документооборота обеспечивает управление потоками входящих и исходящих документов и разгружает сотрудников от рутинной работы.

Виды электронного документооборота в делопроизводстве

Классифицировать электронный документооборот можно по разным параметрам: виду правовых отношений между участниками, типам документов, географии. Разберем детальнее.

По типу отношений между участниками процесса документооборота выделяют обмен внутри компании, с контрагентами и с контролирующими органами. Мы сравнили виды ЭДО в таблице.

Вид Участники Документы Кто предоставляет сервис
Внутренний Сотрудники организации Кадровые документы, авансовые отчеты, описи, ведомости Организуется самостоятельно внутри компании с помощью решений от разработчиков
Внешний Контрагенты: поставщики, клиенты Формализованные и неформализованные документы: договоры, УПД, счета-фактуры, накладные, акты Услуги по обмену предоставляет одобренный ФНС оператор ЭДО, например СКБ Контур
С контролирующими органами (B2G-обмен) Госорганы: ФНС, ФСС, ПФР, Росстат, РАР, РПН Отчетность и документы по требованию в ФНС и другие органы Системы подготовки и сдачи электронной отчетности, например Контур.Экстерн

Некоторые виды ЭДО предназначены для работы с конкретным видом документации, например: кадровой, бухгалтерской, логистической, производственной. Отличаться они будут только спецификой отрасли.

Также ЭДО классифицируют по географии: международный электронный документооборот и обмен документами с контрагентами внутри страны. Первый вариант в Контур.Диадоке реализуется в рамках подключенной системы как дополнительная услуга.

Переведите делопроизводство в онлайн и обменивайтесь юридически значимыми документами

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота должна обеспечивать безопасный обмен документами. Поэтому ее организацией занимаются операторы электронного документооборота. Например, такой оператор — СКБ Контур, а система для обмена документами — Диадок.

Приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ регламентирует требования к операторам ЭДО. Оператор должен обладать техническими и правовыми ресурсами, которые создадут легитимный обмен документами между контрагентами и обеспечат защиту передаваемых сведений.

Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, клиентам предлагают использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как по закону только КЭП аналогична собственноручной без заключения дополнительных соглашений.

У оператора ЭДО должна быть лицензия на предоставление услуг связи, работу с сертификатами ЭП, криптошифровальным программным обеспечением. Операторы, которые прошли проверку налоговой, перечислены на сайте ФНС, в числе аккредитованных — СКБ Контур.

Также операторы ЭДО:

  • хранят электронный архив в течение обозначенного законом срока;
  • отслеживают корректировки в нормативных актах, чтобы обновлять систему.

Требования пользователей к составляющим системы электронного документооборота

Помимо правовых требований, система ЭДО ориентируется на потребности клиентов. Так, большинство систем электронного документооборота обеспечивают ответ на следующие запросы: совместимость с ПО, понятный интерфейс, оперативная техподдержка, скорость работы.

Также важны критерии:

  • применение КЭП;
  • опыт и надежность оператора;
  • автоматизация создания стандартных документов;
  • интеграция с 1С и другим ПО;
  • отзывы клиентов.

Способ работы в системе ЭДО и подбор дополнительной функциональности будут зависеть от запроса организации. Крупные компании предпочтут персональные, а средний и малый бизнес — коробочные решения. Организации, которым важно перевести в цифровой вид обмен конкретным типом документов, выберут отраслевые решения, например для строительства или логистики. Предприятиям со сложной структурой подойдут гибкие настройки и возможность маршрутизации.

Оптимизируйте работу компании с помощью ЭДО

Внедрение ЭДО в работу организации

Для внедрения системы электронного документооборота в компании понадобится выбрать оператора и способ работы, перевести процессы в цифровой формат, обучить сотрудников, создать новые регламенты.

Порядок действий при внедрении следующий:

  1. Анализ текущих бизнес-процессов для перевода в онлайн. Если в результате исследования выявлены слабые места, отдайте предпочтение такому решению, которое поможет их оптимизировать.
  2. Выбор способа работы, оператора и программного решения: веб-версия, интеграция.
  3. Тестирование и введение в эксплуатацию. На этом этапе обучают сотрудников и настраивают ПО.
  4. Внесение изменений в учетную политику организации, создание приказа и положения о переходе на ЭДО, где прописаны правила работы с сервисом, а также цели изменений.

Подробнее о том, как компании перейти на ЭДО, рассказываем здесь.

Вопрос-ответ

Как выбрать систему ЭДО?

Система электронного документооборота должна отвечать потребностям организации. Поэтому проанализируйте текущие процессы и определите, какие из них получится оптимизировать с помощью системы ЭДО. Ориентируйтесь на опыт оператора, его надежность, количество подключенных контрагентов и возможности сервиса.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным?

Да, так как не все организации могут полностью перейти на ЭДО. Тогда только часть процессов уходит в онлайн, например обмен документами в работе с маркированным товаром. Это связано с тем, что применять ЭДО обязательно для ряда категорий маркируемого товара.

Безопасно ли переходить на электронный документооборот?

Организовать систему электронного документооборота в компании помогают операторы ЭДО, к которым выдвигают строгие требования безопасности и сохранности информации. Поэтому операторы используют защищенные каналы передачи, резервные копии, предлагают пользователям двухфакторную аутентификацию. Больше о безопасности в ЭДО пишем здесь.

Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота?

Основную работу по внедрению ЭДО берут на себя компании-операторы: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Внутри организации внедрение курируют назначенные сотрудники.

Поможем внедрить ЭДО — подключите Диадок и начните экономить на документообороте

Система электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

СЭД, кроме того, предназначена для организации и автоматизации процессов взаимодействия между сотрудниками (передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.). Сотрудники могут оперативно получать любую необходимую информацию по клиентам компании. При этом документами могут быть как структурированные объекты информационной системы, обладающие определенным набором стандартных реквизитов, так и неструктурированные (файлы Word, Excel, .pdf, .jpg и пр.). СЭД может включать в себя электронный архив документов, что дает возможность коллективной обработки информации, и систему автоматизации деловых процессов (workflow). Также СЭД является одним из вариантов применения BPM системы.

Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников.

Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании — как частной, так и государственной. В большинстве компаний либо СЭД уже внедрена, либо планируется ее внедрение в ближайшем будущем. Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPI или ССП).
С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателей бизнес-процессов. Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаем систему сбалансированных показателей, отражаемую на панели руководителя.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

Кроме того, СЭД, как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. На самой распространенной в России платформе «1С:Предприятие 8» примером СЭД является «ПитерСофт: Управление процессами». С появлением платформы «1С:Предприятие 8» распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Система электронного документооборота не должна иметь отраслевой специфики. Основным и наиболее распространенным вариантом электронного документооборота являются коробочные продукты, и СЭД на платформе 1С не исключение.

В условиях современного развития бизнеса СЭД должна решать задачи, связанные с оптимизацией затрат, с возможностью экономии внутренних ресурсов предприятия. При этом наиболее оптимальным вариантом является такая ситуация для предприятия, когда внедренная информационная система электронного документооборота позволяет быстро (за 2—3 месяца) окупить затраты на внедрение. Необходимым условием для подобного внедрения является наличие на предприятии сотрудника, владеющего знаниями в области процессного управления, навыками в построении диаграмм нотаций описания бизнес-процессов и достаточно хорошо представляющего бизнес-процессы, протекающие на предприятии, внедряющем СЭД. Важным подспорьем могут быть формализованные схемы бизнес-процессов.

Внедрение СЭД всегда должно решать вопрос оптимизации бизнес-процессов и экономии трудозатрат как руководящего звена, так и рядовых сотрудников предприятия. При этом максимальный эффект от внедрения достигается, когда электронный документооборот функционирует в едином информационном пространстве с системой управления и учета. Такая объединенная система позволяет решить значительно большее количество задач.

Существует ряд стандартных применений СЭД на платформе 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с системой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

Смотри также:

  • Электронный документ
  • Электронный документооборот
  • Документооборот
  • Система Сбалансированных Показателей (ССП, Balansed Scorecard, BSC)
  • BPM/BPMS (Business Process Management System/Solution)
  • Оптимизация бизнес-процессов
  • KPI (Key performance indicator)

Что такое система электронного документооборота (СЭД)?

Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях работы: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают значительную часть времени, а найти ответственного и определить стадию выполнения процесса — целый квест, то это верные сигналы к внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

Система электронного документооборота — это программное обеспечение для работы с электронными документами на всех стадиях их жизненного цикла: создание, редактирование, хранение. Современные системы поддерживают возможности маршрутизации документов и, конечно, такие базовые функции, как поиск, классификация и т.п. Документы и бизнес-процессы неразрывны, поэтому современные системы автоматизации должны включать набор инструментов для работы как в поле процессов, так и в поле информации.

Чем СЭД отличается от ECM-системы?

У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM шире.

Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.

Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.

Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.

Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

  • сокращаются трудозатраты: оптимизируется работа с контентом, это ускоряет все бизнес-процессы компании;
  • повышается исполнительская дисциплина: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы;
  • бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов задачи можно отследить ход ее исполнения и соблюдение сроков;
  • гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации;
  • соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании;
  • развивается корпоративная культура: взаимодействие сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации;
  • новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают быстрый доступ к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее;
  • повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.

Еще одно преимущество СЭД — электронный архив. Он помогает компаниям сократить расходы на содержание бумажного архива, а также экономит время сотрудников при поиске и представлении нужных документов.

Эволюция систем электронного документооборота

Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство крупных организаций уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят другие задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру работу по новым направлениям, например, HR-процессы.

Классическая СЭД не сможет полноценно закрыть эти задачи. Поэтому в структуру современных систем электронного документооборота входят встроенные интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:

  • регистрацию входящих документов и запросов с занесением информации в систему;
  • сопоставление версий документа с отображением расхождений;
  • формирование проекта поручения на основе протокола или приказа.

Функционал классических СЭД и ECM в совокупности с интеллектуальными сервисами формирует новый современный класс систем, отвечающий запросам компаний из разных отраслей.

Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum:

«Мы говорим уже в течение ряда лет о том, что границы классов систем стираются, и не стоит делить пальму первенства. Понятно, что концентрация функций и процессов преимущественно вокруг одной из информационных систем предприятия снижает общую стоимость владения ИТ-инфраструктурой. Обычно ядром цифрового ландшафта становится ERP, ECM или BPM-система. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности.

Систему Directum RX мы вообще вывели за рамки определения ECM или BPM и позиционируем ее в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия».

Система электронного документооборота в организации

Компания Directum представляет интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. Помимо функционала СЭД Directum RX включает набор готовых бизнес-решений для цифровизации разных направлений деятельности бизнеса.

Ежегодно интернет-портал и аналитическое агентство TAdviser готовит рейтинг самых популярных СЭД/ECM-систем в России. В 2020 году лидерство в нем заняла система Directum, существенно обогнав других претендентов на победу по количеству реализованных проектов.

Узнайте все преимущества интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Узнайте о возможностях системы Directum RX

Заполните форму обратной связи, и наш специалист свяжется с вами в течение одного рабочего дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *