Как сделать инвентаризацию пива в егаис пошагово
Перейти к содержимому

Как сделать инвентаризацию пива в егаис пошагово

  • автор:

Инвентаризация алкоголя

! При подсчете инвентаризации система опирается на расчетный остаток из раздела Остатки ЕГАИС.

Перед проведением инвентаризации нужно проверить, все ли накладные приняты, все ли акты списания отправлены, нет ли актов в статусе Акт не принят в ЕГАИС, Отменен в ЕГАИС

После этого обновить остатки на вкладке ДанныеЕГАИСОстатки ЕГАИС по кнопке Отправить новый запрос.

Как провести инвентаризацию:

  1. Открываем мобильное или компьютерное приложение, которое можно скачать по ссылке http://updates.dxbx.ru/download/DxBx.Desktop-setup-v1.1.7.exe и установить на компьютер, к которому подключен сканер. Переходим на вкладку Еще. Нажимаем на кнопку Сделать/дооформить инвентаризацию. В приложении DocsInBox — это вкладка АктыИнвентаризация

или

2. После перехода в инвентаризацию нажимаем на значок Бутылки и сканируем весь алкоголь, который есть в ресторане/ на складе.

Внимание: сканировать необходимо только закрытые бутылки!

Сканировать всё нужно в один бланк, если хотите сканировать с нескольких устройств, то всем нужно зайти под одним аккаунтом и сканировать в один и тот же бланк.

То есть один создаёт его сканируя первую бутылку, затем остальные авторизуются и заходят в этот же бланк на своём устройстве.

Если вы сканируете через приложение DxBx.Desktop и возникают сложности со сканером, то необходимо обратиться к производителю или поставщику сканера для их устранения.

3. После сканирования в окне сформируется список всех отсканированных бутылок. После окончания сканирования нажимаем на кнопку Отправить в нижней части экрана.

4. После этого необходимо зайти на сайт dxbx.ru, ввести свои логин и пароль, зайти в раздел Бланки.

5. Находим в списке новый бланк, открываем его.

Бланк содержит информацию обо всех отсканированных бутылках. По каждому наименованию есть информация — Расчетный остаток (сколько доступно бутылок на вашем балансе в системе) и Отсканировано (то, что есть физически в ресторане).

Все позиции, по которым остаток расчетный больше просканированного, попадут в акт списания по разнице. Позиции, где расчетный остаток меньше, чем количество отсканированных бутылок, стоит зафиксировать: такие бутылки необходимо либо ставить на баланс, либо реализовывать без сканирования до совпадения по количеству.

6. В нижней части нажимаем на кнопку Списать излишки.

После нажатия формируется акт списания по основанию Иные цели. Нажимаем на Отправить в ЕГАИС.

Внимание! Система добавит в акт списания все позиции, не отсканированные в бланк инвентаризации. Убедитесь, что все бутылки, которые фактически у Вас есть, отсканированы в бланк инвентаризации.

После принятия акта остатки в ЕГАИС станут равны фактическим остаткам.

Инвентаризация по одной позиции

Если вы хотите списать излишки только по одной позиции алкоголя или по одному виду алкоголя (например, водка Царская), то отсканируйте все имеющиеся у вас бутылки данного алкоголя (напр. Водки Царской), сформируйте акт списания с излишками и удалите оттуда остальные позиции (т.е. все, кроме позиции водка Царская).

Все, у вас не осталось бутылок без марок на первом регистре. Если остались бутылки на втором регистре, то их необходимо вручную добавлять в отдельный акт списания с основанием «Реализация».

! При подсчете инвентаризации система опирается на расчетный остаток из раздела Остатки ЕГАИС.

Перед проведением инвентаризации нужно проверить, все ли накладные приняты, все ли акты списания отправлены, нет ли актов в статусе Акт не принят в ЕГАИС, Отменен в ЕГАИС

После этого обновить остатки на вкладке ДанныеЕГАИСОстатки ЕГАИС по кнопке Отправить новый запрос.

Как провести инвентаризацию:

  1. Открываем мобильное или компьютерное приложение, которое можно скачать по ссылке http://updates.dxbx.ru/download/DxBx.Desktop-setup-v1.1.7.exe и установить на компьютер, к которому подключен сканер. Переходим на вкладку Еще. Нажимаем на кнопку Сделать/дооформить инвентаризацию. В приложении DocsInBox — это вкладка АктыИнвентаризация

или

2. После перехода в инвентаризацию нажимаем на значок Бутылки и сканируем весь алкоголь, который есть в ресторане/ на складе.

Внимание: сканировать необходимо только закрытые бутылки!

Сканировать всё нужно в один бланк, если хотите сканировать с нескольких устройств, то всем нужно зайти под одним аккаунтом и сканировать в один и тот же бланк.

То есть один создаёт его сканируя первую бутылку, затем остальные авторизуются и заходят в этот же бланк на своём устройстве.

3. После сканирования в окне сформируется список всех отсканированных бутылок. После окончания сканирования нажимаем на кнопку Отправить в нижней части экрана.

4. После этого необходимо зайти на сайт dxbx.ru, ввести свои логин и пароль, зайти в раздел Бланки.

5. Находим в списке новый бланк, открываем его.

Бланк содержит информацию обо всех отсканированных бутылках. По каждому наименованию есть информация — Расчетный остаток (сколько доступно бутылок на вашем балансе в системе) и Отсканировано (то, что есть физически в ресторане).

Все позиции, по которым остаток расчетный больше просканированного, попадут в акт списания по разнице. Позиции, где расчетный остаток меньше, чем количество отсканированных бутылок, стоит зафиксировать: такие бутылки необходимо либо ставить на баланс, либо реализовывать без сканирования до совпадения по количеству.

6. В нижней части нажимаем на кнопку Списать излишки.

После нажатия формируется акт списания по основанию Иные цели. Нажимаем на Отправить в ЕГАИС.

Внимание! Система добавит в акт списания все позиции, не отсканированные в бланк инвентаризации. Убедитесь, что все бутылки, которые фактически у Вас есть, отсканированы в бланк инвентаризации.

После принятия акта остатки в ЕГАИС станут равны фактическим остаткам.

Инвентаризация по одной позиции

Если вы хотите списать излишки только по одной позиции алкоголя или по одному виду алкоголя (например, водка Царская), то отсканируйте все имеющиеся у вас бутылки данного алкоголя (напр. Водки Царской), сформируйте акт списания с излишками и удалите оттуда остальные позиции (т.е. все, кроме позиции водка Царская).

Все, у вас не осталось бутылок без марок на первом регистре. Если остались бутылки на втором регистре, то их необходимо вручную добавлять в отдельный акт списания с основанием «Реализация».

  • Нет меток

Инвентаризация пивной продукции

Ночью считаем пивную продукцию в зале и на складе, на следующий день лучше не делать заказы пивной продукции, чтобы свести все остатки в ЕГАИС.

  1. Убедитесь, что все входящие ТТН ЕГАИС обработаны и все акты расхождения подтверждены отправителем.
  2. Запросите остатки в регистр 1. Убедитесь, что в регистре 1 нет остатков пивной продукции. В противном случае переместите остатки пивной продукции с помощью Разделы/Перемещение между регистрами меню Действие/Переместить весь остаток в Регистр 2 выбрать Немаркированная продукция. Отправьте документ и дождитесь, когда статус документа станет Проведен.
  3. Вечером и ночью считаем пивную продукцию на складах и в зале. В зале лучше ночью считать, чтобы пиво не продавалось.
  4. Создаём акт списания реализованной пивной продукции, отправляем и ждём пока документ примет статус Проведён.
  5. Запросите остаток в регистре 2. Дождитесь получения ответа.
  6. В Разделы/Регистр2/Инвентаризация создайте новую ПОЛНУЮ инвентаризацию НЕМАРКИРОВАННОЙ продукции, выберите остатки, запрошенные на шаге 5.
  7. Проставить фактическое количество посчитанной пивной продукции. Закрыть инвентаризацию, нажать на кнопку Завершить инвентаризацию, создадутся акты постановки и списания. Выбрать причину списания у акта и заполнить комментарий (я выбирал операцию Реализация, в комментарий писал Реализовано до 01.07.2017, какую причину и что писать, решать вам!). Отправить акт списания и акт постановки.

Для тех, у кого настроена связь с учётной системой и имеется привязка алкокод-артикул вручную можно не заполнять фактическое количество. Сделать инвентаризацию в учётной системе, если что-то не так отдать на пересчёт, чтобы остатки в учётной системе сходились с остатками в ЕГАИС. Выбрать в меню Действие/Загрузить остатки из учётной системы, ввести номер документа. (Для супермаг+ — это будет номер сличительной ведомости)

Откроется лог заполнения фактических остатков из учётной системы. В логе будут записи о ненайденных артикулах в инвентаризации и об артикулах, у которых несколько алкокодов (ВНИМАНИЕ! Фактическое количество у всех заполнится одно, не будет разбивки количества по нескольким алкокодам)

Ниже представлен разбор сообщений в логе, отнеситесь к этом внимательно! Необходимо обработать все записи в логе.

Разбор сообщений в логе:

Если артикул не найден в документе, то возможно у алкокода 2 артикула привязаны, в инвентаризацию подцепится только один артикул, то есть необходимо прибавить количество к алкокоду, связанному с этим артикулом. Найти связанные алкокоды по артикулу можно в Разделы/Справочники/Алкопродукция поле Поиск по связанным артикулам.

Изменено количество у нескольких артикулов. Отсортировать по артикулу, найти артикул в таблице и фактическое количество поставить одному или нескольким алкокодам разделив его. Лучше найти какой алкокод приходил последним. Двойным щелчком мыши по алкокоду в таблице инвентаризации произойдёт переход к Разделы/Справочники/Алкопродукция. В этом разделе на вкладке Документы посмотреть, когда был последний приход и какое количество и решить какому алкокоду и сколько оставить количество.

ТЕМА: Инвентаризация остатков в ЕГАИС крепкий алкоголь

Инвентаризация остатков в ЕГАИС крепкий алкоголь 5 года 3 мес. ago #2908

Мы провели экспресс-аудит ведения учета алкоголя и выявили ряд очень грубых нарушений. Часто операторы ЕГАИС не имеют полного понимания сути происходящего в учете алкоголя и ошибки тянутся из года в год. Это чревато лишним вниманием со стороны РАРа и огромными штрафами.
Уже началась формироваться судебная практика, она нечасто бывает положительной для предприятий розницы и общепита:
Организацию оштрафовали на 100 тысяч рублей за несоответствие фактических остатков остаткам в ЕГАИС. Ознакомиться с моментами можете тут: http://sudact.ru/arbitral/doc/V4LNpOmeMIdZ/
После аннулирования лицензии организация не убрала минса в торговом зале — штраф 150 тысяч рублей, ознакомиться тут: http://fsrar.su/doc/minusovie-ostatki.pdf

Примеров можно привести море, но только малая часть “пострадавших” обращается в суд для оспорения решений РАРа.
По нашим подсчетам, больше половины компаний розницы и общепита получит штраф при простейшей проверке остатков алкоголя. Поэтому, рекомендуем прислушаться к нашим советам.

Пожалуйста, просмотрите список самых распространенных ошибок и удостоверьтесь, что у Вас их нет.
Список ошибок в учете крепкого алкоголя:
1. Минуса в торговом зале. Очень часто наши консультанты видят у клиентов минуса в торговом зале. Они перекрываются переводом алкоголя со склада. Если же это не помогает, нужно срочно приходовать позиции в торговый зал. Есть такой нюанс: в месяц можно приходовать только 100 бутылок (не более). Поэтому держите под контролем данный показатель. Ни в коем случае не допускайте увеличения минусов, так как в случае проверки исправить большой объем будет невозможно. А штрафы за такие нарушения от 150 до 200 тысяч рублей.
2. Накопление остатков проданного алкоголя в ЕГАИС. Бывает, что находим у клиентов в остатках по 200-500 бутылок определенного вида алкоголя. Сразу понятно, что ситуация неправдоподобна и возникает вопрос: на каком этапе появилась ошибка? Причины бывают технические или даже не зависящие от Вас: сбои в работе Интернета, сбои учетных программ, сбой работы УТМ. Поэтому запрашивайте остатки и проверяйте, насколько они актуальны.
3. Расхождение данных об остатках алкоголя в декларации и ЕГАИС. Сейчас декларации по крепкому алкоголю сдают только предприятия общепита. Если Вы попадаете под эту категорию, обязательно сверяйте данные на конец квартала (остатки на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря) с тем, что сдаете в качестве отчетности. Любые расхождения навлекут на Вас беды в виде проверок. Выход такой — проводите инвентаризации в конце квартала до выявления остатков для сверки.
4. Работа без лицензии. Очень плачевная ситуация, когда заканчивается срок действия лицензии, а организация не запросила новую или еще не получила. В этом случае хранить алкоголь Вы можете не более 2 месяцев со дня аннулирования старой лицензии. Дальше только штрафы. 150 — 200 тысяч рублей. Все бывает предельно просто: списать остатки алкоголя под 0, вернуть поставщику, перенести на другую торговую точку. Это нужно сделать до окончания срока старой лицензии. Если же она уже просрочилась, то происходит блокировка работы УТМ. Но это не проблема, нужно написать официальное письмо в Департамент потребительских товаров и услуг с просьбой разрешить желаемую процедуру списания, возврата или переноса. Пожалуйста, не оставляйте данный вопрос на последние несколько дней. Письмо может рассматриваться до месяца, а просрочку не прощают. И еще, если Вы просрочили все, что можно и уже несколько месяцев живете с остатками крепкого алкоголя в ЕГАИС, удостоверьтесь, что на точке, где числится этот алкоголь нет ни одной бутылки — все конфискуют и уничтожат.

Первые три ошибки можно предотвращать периодическими инвентаризациями. Для упрощения процедуры мы разработали этот функционал в нашей программе ЕГАИСка. В части крепкого алкоголя от Вас требуется:
1. Отсканировать крепкий алкоголь в текстовый файл (акцизные марки). Сканируем каждую бутылку.
2. В ЕГАИСке зайти в раздел Инвентаризация.
3. Нажать на кнопку Загрузить марки.
4. Нажать на кнопку Начать. Обратите внимание на настройки процедуры (всплывающее окно), не отправляйте пиво на списание! После этого запрашиваются актуальные остатки из ЕГАИС.
5. Нажать на кнопку Подтвердить план.
6. Получаем результаты и проверяем новые остатки (остатки после инвентаризации).

Надеемся, наши следующие советы кого-нибудь спасут от санкций. Будем рады помочь исправить нарушения.

Инвентаризация алкоголя в ЕГАИС

Все участники оборота алкогольной продукции — производители, поставщики, розничные торговые точки — обязаны контролировать соответствие фактических остатков алкоголя на складах с данными системы ЕГАИС.

Как товар учитывается в ЕГАИС

Бутылки алкоголя

Изображение на Freepik

Все события по обороту алкоголя фиксируют в ЕГАИС ежедневно.

Производители при отгрузке продукции формируют справку к товарно-транспортной накладной, импортеры — справку к таможенной декларации. На основании этих документов в ЕГАИС появляются данные о вводе алкоголя в оборот. В справках содержится информация о марках, количестве, производителях и импортерах товаров.

ЕГАИС каждой единице номенклатуры присваивает алкокод — уникальный идентификатор, сопровождающий товар на всем пути перемещения к конечному потребителю. По этому коду перемещают товар по цепочке посредников, а также продают и списывают. В результате получается непрерывный контроль за товаром на протяжении всего жизненного цикла, и фактические остатки на складах всегда должны соответствовать остаткам в товароучетных системах и ЕГАИС.

Расхождения чаще всего возникают из-за ошибок в учете.

Списать крепкий алкоголь в ЕГАИС не представляет труда, так как каждая бутылка на счету. Каждую единицу идентифицируют по акцизной марке или специальной федеральной марке (ФМС), и при продаже товар автоматически выбывает из системы.

С пивом не так — штрихкоды у всех бутылок одинаковые, поэтому немаркированный товар считают по количеству в разрезе алкокодов.

Последствия неправильного учета алкогольной продукции

Завод по производству алкоголя

Изображение на Freepik

ЕГАИС — это глобальная государственная база данных об алкоголе, который находится на территории России. Она нужна, чтобы сделать этот рынок прозрачным и контролировать весь жизненный цикл каждой бутылки от производства до продажи покупателю в магазине.

В 2023 году ведется поштучный учет крепкого алкоголя. Слабоалкогольные напитки — пиво, сидры, пуаре — проходят завершающие этапы по внедрению сплошного учета.

Оборот алкогольной продукции регламентирован Федеральным законом № 171-ФЗ от 22.11.1995 «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции».

За выявленные нарушения статьей 14.19 КоАП РФ предусмотрена конфискация товара и штрафы:

  • от 10 до 15 тыс. руб. — для сотрудников;
  • от 150 до 200 тыс. руб. — для компаний.

Также можно лишиться лицензии на продажу алкоголя, если обнаружится торговля напитками, информации о которых нет в ЕГАИС (пп. 13 п. 3.1 ст. 20 Федерального закона 171-ФЗ).

Порядок проведения инвентаризации алкоголя пошагово

У участников оборота нет обязательства проводить инвентаризацию, есть лишь требование контролировать соответствие фактических остатков с данными ЕГАИС. Периодичность проведения инвентаризации законодатели оставили на усмотрение бизнеса. Но чем чаще будут проводиться мероприятия по выявлению расхождений, тем проще будет с ними работать — выявлять причину, минимизировать товарные потери, выравнивать баланс.

Повторимся — инвентаризация крепкого алкоголя проводится с обязательным сплошным сканированием марок, а пиво и слабоалкогольную продукцию считают по количеству.

Алгоритм приведения остатков в соответствие следующий:

  1. Полностью остановите торговлю — в учетных программах и фактическую. Закройте кассовую смену.
  2. Проверьте, что все документы по приему, перемещению или списанию товара проведены, а поступившие товары верно разнесены по регистрам.
  3. Запросите ведомость остатков в ЕГАИС в собственной товароучетной системе. Запрашивать остатки в ЕГАИС можно так часто, как требуется. Если в данных появились изменения, то обновите документ.
  4. Посчитайте товар на складах и в торговом зале. Занесите фактические остатки в программу учета, чтобы увидеть недостачи и излишки по каждой позиции.

Дальнейшие действия зависят от причин, по которым образовались расхождения.

При обнаружении недостач:

  • если найдена ошибка в складском учете, то оприходовать недостающий товар;
  • если бутылки разбиты, украдены или повреждены ФСМ — сделать списание товара.

При обнаружении излишков:

  • если найдена ошибка в складском учете, то списать излишне учтенный товар;
  • если продукция не учтена в ЕГАИС, то поставить бутылки на баланс.

Ошибки складского учета часто заключаются в некорректно оформленных товарных карточках, поэтому всегда старайтесь найти карточки на похожий товар (например, от другого производителя). Если заметите, что есть несколько карточек на один и тот же товар или остатки отражаются на разных учетных карточках из-за ошибок, корректируйте и объединяйте несколько карточек в одну.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *