Как оформить компенсацию за неиспользованный отпуск
Перейти к содержимому

Как оформить компенсацию за неиспользованный отпуск

  • автор:

Как получить компенсацию за неиспользованный отпуск

Неиспользованные дни отпуска могут быть компенсированы деньгами. О том, как правильно рассчитать причитающуюся сумму, сотрудники Роструда рассказали на портале онлайнинспекция.рф.

Михаил Мордасов / РИА Новости

Получить деньги за неиспользованный отпуск можно только в двух случаях, напоминают в Роструде. Во-первых, при увольнении работодатель обязан оплатить все неиспользованные дни отдыха. Во-вторых, если ежегодный отпуск работника превышает 28 календарных дней, то по его заявлению работодатель может заменить дополнительную часть отпуска (ту, которая превышает 28 дней) денежной выплатой.

Отпуск положен сотруднику не за календарный год, а за 12 месяцев работы в организации. То есть для каждого человека учет ведется индивидуально. Начал работать человек с 15 июня, значит, и новый трудовой год для расчета его отпусков будет отсчитываться именно с этой даты. А завершаться днем ранее — 14 июня. Правда, если за это время работник находился в отпуске по уходу за ребенком или был на какое время отстранен от работы, эти периоды не учитываются, и «отпускной год» удлиняется на то же количество дней.

Дальше надо определить, сколько дней отпуска причитается сотруднику за каждый месяц работы. В обычной ситуации, когда никакого дополнительного отдыха человеку не положено и у него есть право на стандартный отпуск продолжительностью 28 календарных дней, каждый месяц работы соответствует 2,33 дня отпуска.

Нужно узнать, за какое количество полных месяцев отпуск не был использован, а затем перевести их в число дней, за которые положена компенсация, то есть умножить количество полных месяцев, за которое не использованы отпуска, на число дней отпуска в одном месяце (в стандартной ситуации — на те самые 2,33 дня).

Теперь надо посчитать среднедневной заработок за последние 12 месяцев. Для этого берут всю сумму денег, выплаченных сотруднику (включая все премии, гонорары и другие виды трудового дохода) за год и делят сначала на 12, а потом 29,3 (среднее число дней в месяце). Заключительным действием неиспользованные дни отпуска умножают на среднедневной заработок и получают причитающуюся человеку сумму.

В Роструде рассказали, может ли сгореть неотгулянный отпуск и что с ним делать

Лето — излюбленное время для отпусков. Но не у каждого россиянина есть желание и возможность полностью отгулять свой ежегодный оплачиваемый отпуск, причем не только летом, но и в другие сезоны.

Рамиль Ситдиков/РИА Новости

Что происходит с неотгулянными отпусками, можно ли переносить их на другие годы, в каком случае можно получить компенсацию и может ли такой отпуск сгореть? Ответы на эти вопросы дали «РГ» в Роструде.

Можно ли перенести отпуск за прошлый год

Работнику каждый год должен представляться оплачиваемый отпуск. В трудовом законодательстве прописано, что отпуска предоставляются работникам, согласно графику, утвержденному работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, отмечают в Роструде. Но он может быть изменен — по соглашению сторон.

Рабочий год составляет 12 месяцев и исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю.

В исключительных случаях отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год — с согласия работника. Это возможно в том случае, если, к примеру, предоставление отпуска человеку в текущем году неблагоприятно отразится на работе организации.

Перенесенный отпуск нужно отгулять не позже, чем в течение 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлен.

Может быть перенесен отпуск и по инициативе работника, но на это нужно согласие работодателя. Кроме того, трудовое законодательство запрещает не предоставлять работникам отпуск 2 года подряд.

В каком случае можно получить компенсацию за неиспользованный отпуск

Если работник увольняется, не отгуляв все положенные ему дни отпуска, работодатель обязан выплатить ему за это денежную компенсацию.

Если же работник не увольняется, то заменить денежной компенсацией можно только ту часть отпуска за каждый рабочий год, которая превышает 28 календарных дней. Например, человеку установлен основной ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней и дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск 3 календарных дня за ненормированный рабочий день. В этом случае заменить компенсацией можно только эти 3 «лишних» дня за каждый год. Но работодатель может на это и не согласиться: замена отпуска денежной компенсацией — это право, а не обязанность работодателя.

Кому нельзя заменить денежной компенсацией даже часть отпуска

Нельзя заменить денежной компенсацией даже часть отпуска (кроме случая увольнения) беременным женщинам, работникам младше 18 лет, людям, занятым на вредных и опасных работах, за исключением случаев предусмотренных отраслевым соглашением или коллективным договором.

В каком случае отпуск может «сгореть»

Неиспользованные дни отпуска не сгорают. Они предоставляются в следующем году. А при увольнении работнику выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении

Сотруднику при увольнении полагается выплата за отпуск, дни которого накопились за время работы и не были использованы. Расскажем, как определить количество таких дней отпуска и рассчитать сумму возмещения в 2023 году.

В этой статье:
  • Алгоритм расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
  • Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении: формула
  • Пример расчета компенсации
  • Онлайн-калькулятор компенсации отпускных при увольнении
  • Порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
  • Компенсация при сокращении в 2022-2023 годах
Автоматизируйте работу с сотрудниками

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.

Алгоритм расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

«Отпускную» компенсацию считают исходя из среднедневного заработка для каждого работника: умножают это значение на количество дней отпуска, которые он «не отгулял» (ст. 114, 127 ТК РФ, п. 9 Положения утв. пост. Правительства РФ от 24.12.2007 №922).

Перед увольнением для расчета компенсации бухгалтер выполняет такие действия:

  1. уточняет средний дневной заработок увольняющегося;
  2. выясняет, сколько дней отпуска он не потратил;
  3. рассчитывает компенсацию по формуле.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении: формула

В большинстве случаев при увольнении выясняется, что сотрудник не потратил несколько дней отпуска, положенных ему. Только иногда этого удается избежать: как правило, если работник сознательно использует все отпускные дни и увольняется, находясь в отпуске. Если же у работника накопился даже один день отпуска, его нужно оплатить при увольнении. Сумму компенсации определяют по простой формуле:

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении: формула

Таким образом, нужно без ошибок посчитать накопившиеся дни отпуска. Так как сотрудник вправе отдыхать каждый год, нужно начинать считать неиспользованные дни отпуска, начиная со дня его трудоустройства в компанию.

Определение количества неиспользованных дней отпуска

Общая формула для расчета оставшихся дней отпуска выглядит так

Определение количества неиспользованных дней отпуска

Если сотрудник работал хотя бы половину месяца, такой месяц будет считаться полностью отработанным. Если отработано менее половины месяца, это время исключается из расчета.

Из стажа, дающего право на отпуск, следует исключить некоторые периоды: время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе если он отстранен от работы по статье 76 ТК РФ, и время отпусков по уходу за ребенком до 3 лет (ст. 121 ТК РФ). А вот период нахождения сотрудницы в декрете из стажа для расчета компенсации не исключается (ст. 121, 261 ТК РФ).

Если человек проработал 11 месяцев, то ему положена полная компенсация (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР от 30.04.1930 № 169). Кроме того, полная компенсация положена сотрудникам, которых призвали на военную службу или признали неспособным к труду. В этих случаях полная компенсация выплачивается, если сотрудники проработали в компании хотя бы 5,5 месяцев (п. 28 Правил).

Если работник трудился в организации менее 11 месяцев, ему положена пропорциональная компенсация (п. 35 Правил).

bk

Расчет зарплаты — это просто!

Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.

Расчет среднедневного заработка: формула

Для расчета среднедневного заработка берется последний год перед событием, для которого нужно это значения — в нашем случае это увольнение. Но есть нюансы, поэтому нужно правильно определить расчетный период.

Шаг 1. Найдите число дней в расчетном периоде. Если работник трудится в компании больше года, период для расчета — 12 месяцев до увольнения. Если с начала его работы прошло меньше года — берите промежуток от начала до конца работы включительно. Если сотрудница увольняется после декрета или отпуска по уходу за ребенком, нам нужен календарный год до декрета.

После этого рассчитайте, сколько в каждом месяце отработанных дней. Для месяцев без пропусков работы количество трудовых дней будет 29,3. Если были месяцы, когда сотрудник не работал, количество трудовых дней в этом месяце определите по формуле:

Количество дней для расчета

Здесь количество отработанных дней — это не только будни, но и праздники или выходные, из расчета исключаем только дни, когда работник болел, был в отпуске или ездил в командировку. Скажем, при графике 5/2 берем в расчет все 7 дней в неделю, а не отработанные 5.

Шаг 2. Рассчитайте суммарный заработок за период. В него входит зарплата с учетом надбавок и районных коэффициентов, доход в натуральной форме и премии (нюансы по премиям для расчета перечислены в п. 15 Постановления Правительства от 24.12.2007 N 922). Выплаты по среднему заработку в расчет не берут — это отпускные или больничное пособие. Также не принимают в расчет матпомощь и компенсации за обеды.

Шаг 3. Рассчитайте средний дневной заработок по формуле:

Расчет среднедневного заработка: формула

После этого останется умножить число оставшихся дней отпуска на дневной заработок.

Пример расчета компенсации

Алексей увольняется с 31 июля 2023 года, его зарплата в последний год составляла 40 000 рублей в месяц. В отпуск он уходил с 14 по 28 ноября 2022, один раз был на больничном с 3 по 10 июня 2023.

Расчетный период по среднедневному заработку — с 1 июля 2022 по 30 июня 2023. Исключаем из него 14 дней отпуска и 7 дней больничного:

  • Отработанные дни = 10 x 29,3 + 16 / 30 x 29,3 + 23 / 30 x 29,3 = 331,09 дней.
  • Заработок = 40 000 x 10 + 16 / 30 x 40 000 + 23 / 30 x 40 000 = 452 000 рублей.
  • Дневной заработок = 452 000 / 331,09 = 1 365, 19 рублей.

Теперь рассчитаем количество неиспользованных дней отпуска. Алексею положено 28 дней отпуска в год, за последний год он использовал только 14, с предыдущего года у него осталось еще 3 неиспользованных дня, итого 17. Рассчитаем компенсацию:

  • Компенсация = 1 365,19 x 17 = 23 208, 19 рублей.

Онлайн-калькулятор компенсации отпускных при увольнении

Наш калькулятор поможет рассчитать компенсацию. Для этого введите в нужные поля такие сведения:

  • даты приема на работу и увольнения;
  • причину увольнения — выберите нужную строку;
  • сколько дней отпуска положены сотруднику за полный год;
  • сколько дней не входят в отпускной стаж (прогулы, декрет);
  • сколько дней работник был в отпуске за время работы;
  • если вы уже рассчитали дневной заработок, внесите его в соответствующее поле калькулятора, если нет — рассчитайте прямо в калькуляторе, указав начисления за последний год.

Порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Рассчитать и выплатить компенсацию вместе с последней зарплатой нужно в последний день работы сотрудника (ст. 140 ТК РФ). Если работника не было на рабочем месте, выплатить все суммы нужно не позднее одного дня, после того как уволенный работник подаст требование о расчете.

Если компания задержит выплату уволившемуся сотруднику, это будет нарушением закона. За каждый день задержки придется уплатить пени, рассчитанные исходя из 1/150 ключевой ставки Центробанка: полученный процент умножаем на невыплаченные суммы. А еще сотрудник может потребовать возмещения морального вреда через суд.

Невыплата компенсации может обернуться для компании штрафом (ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ):

При первом нарушении При повторном нарушении
Для ИП 1 000 — 5 000 ₽ 10 000 — 30 000 ₽
Для организаций 30 000 — 50 000 ₽ 50 000 — 100 000 ₽
Для должностных лиц 10 000 — 20 000 ₽ 20 000 — 30 000 ₽

Должностные лица при повторном нарушении могут получить дисквалификацию на 1-3 года.

Компенсация при сокращении в 2022-2023 годах

Если сотрудника увольняют по сокращению или из-за закрытия компании, то компенсацию за неиспользованный отпуск рассчитывают в обычном порядке.

Кроме этой компенсации работнику нужно будет выплатить (согласно ст. 180 ТК РФ):

  • выходное пособие — среднемесячную зарплату;
  • дополнительную компенсацию — если с сотрудником договорились о прекращении работы раньше, чем пройдут два месяца после извещения о скором сокращении, — тогда компенсацию рассчитывают по формуле: среднедневной заработок * количество дней, оставшихся до истечения двухмесячного срока после предупреждения об увольнении.

Если бывший сотрудник в течение 14 дней после увольнения встал на учет в Центре занятости и не трудоустроился за месяц, он может подать заявление бывшему работодателю на выплату второго выходного пособия в размере еще одной средней зарплаты.

Компенсация за неиспользованный отпуск: НДФЛ и взносы

С компенсаций за неиспользованный отпуск при любом налоговом режиме и форме организации работодателя нужно удержать НДФЛ (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК РФ). День получения дохода — это момент фактической выплаты, то есть последний рабочий день сотрудника.

Уплатить НДФЛ в бюджет в 2023 году нужно будет по новым правилам: с доходов, выплаченных с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего месяца, перечислите НДФЛ на единый налоговый счет до 28 числа текущего месяца. Сумму рассчитанного налога включите в уведомление и подайте в ФНС до 25 числа текущего месяца.

А еще нужно начислить взносы на пенсионное, медицинское страхование и «несчастные» взносы.

Итак, в последний рабочий день сотрудника ему нужно выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, удержать с нее НДФЛ и начислить страховые взносы. Рассчитывайте компенсацию по алгоритму в статье или воспользуйтесь нашим бесплатным калькулятором.

Автоматизируйте работу с сотрудниками

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.

Можно ли выплатить компенсацию за неиспользованные дни отпуска без увольнения.

Можно ли выплатить компенсацию за неиспользованные дни отпуска без увольнения.

На практике часто возникает вопрос — можно ли выплатить компенсацию за неиспользованные дни отпуска без увольнения.

Ответ на вопрос следующий: «Оплатить неиспользованные дни отпуска можно только в том случае, если кроме основного отпуска работнику положены дополнительные дни отдыха. Иначе выплата невозможна» (ст. 126 ТК РФ).

По общему правилу всем работникам положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Эти дни сотрудник обязан отгулять, заменить основной отпуск компенсацией нельзя.
Исключение — в случае увольнения работника.
Выплата компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения возможна только, если у сотрудника есть дополнительный или удлиненный отпуск, превышающий 28 календарных дней. Дополнительные дни отпуска предоставляются по закону только некоторым категориям работников. Например, сотрудникам с ненормированным рабочим днем полагаются дополнительный оплачиваемый отпуск не менее трех дней (ст. 119 ТК РФ).
Кроме того, работодатель вправе предусмотреть дополнительный отпуск в коллективном договоре с сотрудниками. Срок дополнительного отпуска не ограничен.
Поэтому в случае, если работник спрашивает, как получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2020 году, ответ: «Компенсация возможна только вместо дополнительного отпуска».

Например: в коллективном договоре организации предусмотрен дополнительный отпуск продолжительностью пять календарных дней. Сотрудник не использовал отпуск в 2020 году и хочет получить компенсацию. Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения возможна только в части неиспользованных дней дополнительного отпуска — максимум пять календарных дней.

Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск без увольнения не выплачивается следующим категориям работников (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):
• беременным женщинам;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда.

Работодатель вправе представить компенсацию на основании заявления работника. Сотрудник должен написать в заявлении за сколько дней отпуска он хочет получить компенсацию.
В случае, если руководитель согласовал компенсацию неиспользованных дней отпуска сотруднику, об этом издается приказ в свободной форме. С документом работник знакомится под роспись.

Компенсации за неиспользованные дни отпуска полагаются всем увольняющимся работникам (ст. 127 ТК РФ). В этом случае никаких дополнительных заявлений работнику писать не нужно.

Может ли работодатель заранее начать выплачивать работникам компенсацию, если у работника накопилось много неиспользованных дней отпуска?
Выплата компенсации вместо предоставления отпуска по общему правилу в силу статьи 127 ТК РФ допускается только в случае увольнения работника, поэтому работодатель не может заранее начать выплачивать работникам компенсацию.

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией допускается Трудовым кодексом РФ только в части, превышающей 28 календарных дней.

Также следует отметить, что такая замена допускается только по письменному заявлению работника.

Следовательно, накопление большого количества неиспользованных дней в отпуске не является основанием для выплаты компенсации работающему сотруднику.

Выплата работающему сотруднику денежной компенсации, по сути, заменит отпуск и лишит работника конституционного права на отдых, что, как указывает Конституционный суд РФ недопустимо.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *