Программа эдо как в ней работать
Перейти к содержимому

Программа эдо как в ней работать

  • автор:

Программа эдо как в ней работать

Снижайте коммерческие и налоговые риски по сделке. Сервис собирает важнейшую информацию о контрагенте в одном окне.

Обмен EDI‑данными между поставщиками и торговыми сетями

Решение для автоматизации обработки заказов в ритейле

14 дней бесплатной отчетности

Подключитесь к «Тест-драйву» и 14 дней свободно пользуйтесь всеми возможностями Контур.Экстерна и Контур.НДС+.

Маркировка

Решения для работы с маркировкой товаров «Честный знак»

Автоматизируйте работу с маркировкой на всей цепочке ваших бизнес-процессов

Бесплатный доступ на 7 дней в справочный сервис для бухгалтера

Законодательство, консультации, экспертные материалы, конструкторы документов, вебинары.

Работа с накладными и УПД

Учитывайте любые товары, в том числе маркированные. Выводите и оборота через кассу и ОФД

В России более 40 действующих операторов электронного документооборота (ЭДО). Их деятельность контролирует, аккредитует и оценивает ФНС. В 2023 году налоговая опубликовала рейтинг операторов. В него попали компании, которые соответствуют выбранным критериям. В статье разберемся, каких операторов рекомендует ФНС и почему.

Правильная организация документооборота в компании помогает рационально распределять ресурсы, нагрузку на сотрудников, оптимизировать скорость бизнес-процессов. Расскажем подробнее, что входит в делопроизводство и как вести его эффективно.

Бизнес все чаще оформляет деловые отношения с помощью электронных договоров — это быстрее и дешевле, чем сделка на бумаге. Что учесть при заключении договоров в электронном виде, расскажем в статье.

Передать контрагенту договор в электронном виде проще всего через систему электронного документооборота. Разберемся, как это сделать и почему это удобнее и быстрее, чем отправить документ по почте.

Первичка составляет значительную часть документооборота компании с контрагентами. Чтобы процесс был быстрее и проще, а ошибок в бухгалтерских документах меньше, бизнес переходит на ЭДО. Как подписывать первичные документы в электронном виде, чтобы не было претензий от налоговой, расскажем в статье.

В личный кабинет Контур.Диадока можно войти, используя логин и пароль, сертификат электронной подписи, номер телефона или ссылку. Пошагово рассмотрим каждый способ и разберем особенности работы в системе с электронной подписью и без нее.

Документооборот ― двусторонний процесс. После подключения нужно сообщить партнерам, что вы перешли на ЭДО, и пригласить их обмениваться документами. Рассмотрим, как это сделать, если контрагент работает в Диадоке, пользуется другой системой или вообще не знаком с электронными документами.

При смене бумажного документооборота на электронный (ЭДО) важно привлечь к нему как можно больше контрагентов. Так ЭДО принесет максимум пользы: ускорит подписание договоров, получение закрывающих актов, перечисление оплаты. Договориться о новом формате работы поможет письмо о переходе на ЭДО.

Контур.Диадок — сервис электронного документооборота (ЭДО), название которого не всегда запоминается с первого раза. О том, под какими именами нас ищут и не всегда могут найти, — эта статья.

С 1 сентября 2023 года все работники компаний, у которых нет сертификата сотрудника, должны использовать для подписания документов сертификат физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД). То же касается всех сотрудников, которые будут наняты после 31 августа. Компании необходимо получить новые сертификаты, выпустить доверенности и наладить процесс работы. Как сделать это правильно, расскажем в статье.

Бизнес все чаще внедряет электронный документооборот (ЭДО). Крупные и малые компании переходят на безбумажное делопроизводство, поскольку видят в этом конкурентное преимущество. Расскажем, чем ЭДО интересен и выгоден для организаций.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет компаниям и предпринимателям обмениваться документами с контрагентами в режиме онлайн. Это помогает сократить расходы на доставку и освободить сотрудников от рутинных задач.

Государство с каждым годом расширяет перечень областей, где необходим ЭДО. Он уже стал обязательным для участников оборота прослеживаемых и маркированных товаров. В этой статье расскажем о целях перехода на ЭДО, видах электронных документов и мерах по обеспечению их безопасности, а также выборе провайдера.

В 2022 году цены на бумагу для печати выросли в три раза. Печать одного листа формата А4 стала обходиться офису в 4 рубля — раньше это было 1,5 рубля. А количество документации, как внешней, так и внутренней, не уменьшилось. Это сделало проблему экономии бумаги особенно актуальной. Рассмотрим, что поможет компаниям снизить расходы.

Электронный документооборот (ЭДО) становится все популярнее, так как значительно упрощает работу компаний с контрагентами. Рассмотрим, в чем его отличие от бумажного, какие преимущества и недостатки есть у обоих видов документооборота и как выбрать подходящего оператора ЭДО.

Что такое ЭДО и как им пользоваться

Баннер

ЭДО — это электронный документооборот, он позволяет предпринимателям и компаниям быстро и экологично обмениваться счетами, пересылать файлы по защищенным каналам. В статье расскажем, как современные компании организуют бумажную работу без бумаги.

  • Функции ЭДО
  • Как организовать обмен документами ЭДО
  • Плюсы и минусы электронного документооборота
  • Виды ЭДО
  • Основные принципы электронного документооборота
  • Как перейти на электронный документооборот

эдо

Электронное формирование, отправка и хранение данных позволит оптимизировать работу компании. Источник: piqsels.com

Электронный документооборот — это создание и передача бумаг компании в виде онлайн-файлов с помощью специального программного обеспечения. Оно предлагает шаблоны: формуляры, соглашения, квитанции. Вкратце это выглядит так: пользователь формирует документ в программе и пересылает по защищенным каналам связи, а принимающая сторона получает и ставит отметку о приеме.

Владелец файла должен подтвердить его подлинность электронной подписью (ЭП) . Если организация отправляет отчеты, например, в Федеральную налоговую службу, значит, у нее уже есть цифровая подпись. Если ЭП нет, ее нужно оформить. Цифровую подпись применяют для подтверждения подлинности при дистанционном обмене договорами, счет-фактурами и др.

Что такое электронная подпись

Функции ЭДО

Перечислим основные функции системы.

  • Сокращение сроков создания и передачи документов, уменьшение ошибок при их формировании и в целом оптимизация работы компании.
  • Облегчение работы бухгалтерии, финансовой отчетности юрлица или индивидуального предпринимателя.
  • Сохранение конфиденциальности — компьютерные файлы и их быстрая передача делают расчеты удобнее и позволяют сохранить тайну деловой переписки.
  • Юридическая защищенность — если вы пересылаете файлы по обычной почте без и криптозащиты, они юридически ничтожны. Акт или счет, заверенный подписью и отправленный по официальным каналам для ЭДО, будет действительным с точки зрения права. Например, его могут принимать в расчет при судебных тяжбах.
  • Контроль работы подчиненных — руководитель может анализировать время, потраченное на работу, а также предпринятые действия, их качество благодаря системе маркеров и отметок внутри ЭДО.

На практике компании часто используют смешанный документооборот: часть формируют вручную на бумажных носителях, часть — в онлайн-формате. Например, первичку гораздо легче создавать в специальных программах.

При этом многие продолжают распечатывать бумаги и передавать контрагентам из рук в руки. Кто-то делает это из экономии, чтобы не платить за специальный канал передачи информации, кто-то — перестраховывается, кто-то вынужден так работать, потому что у партнеров нет ЭДО.

электронный документооборот

Только представьте, насколько удобнее хранить бумаги в облаке, а не в пыльных папках. Источник: unsplash.com

Самая большая монета в мире весит 1 тонну. Это 1 млн австралийских долларов из чистого золота.
Другой факт

Как организовать обмен документами в ЭДО

Первый шаг для организации электронного обмена документами — получить электронную подпись . По закону она удостоверяет подлинность акта или соглашения, которые становятся полным аналогом традиционной бумаги с рукописными подписями. Оформить ЭП можно в удостоверяющем центре, их список представлен на сайте Министерства цифрового развития.

Второй шаг — выбрать оператора услуг ЭДО , то есть компанию, зарегистрированную и работающую в России, предоставляющую программное обеспечение для формирования онлайн-документации и ее безопасной онлайн-передачи.

Третий шагподключить систему, обучить сотрудников и начать работу.

Краткий алгоритм работы:

  1. Составитель формирует файл по подходящему шаблону.
  2. Отправитель проверяет составленный бланк и заверяет его цифровой подписью.
  3. Адресат принимает файл и также заверяет с помощью электронной подписи (опционально).
  4. Отправитель получит уведомление о том, что письмо приняли и подписали.

Четвертый шаг — узнать у представителя контрагента, услугами какого оператора он пользуется. Если оператор один, просто отправьте ему приглашение. Если операторы разные, нужно будет запросить у контрагента ID их организации, передать представителю своей и настроить канал связи.

Важно: получатель не должен вносить в договор, смету или другой файл исправления без согласования и отправки уточняющего запроса. Информация об изменениях поступит отправителю.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Перечислим преимущества ЭДО.

  • Снижение расходов — если посчитать стоимость почтовых расходов за год, то накопится ощутимая сумма, а если для важных документов вы используете курьерскую доставку, то траты будут еще выше.
  • Экономия времени — вместо нескольких дней и даже недель, которые вы потратите на доставку физического носителя, на отправку электронного файла потребуется несколько минут.
  • Удобство — доступ можно получить с любого устройства, на котором установлена ваша ЭП.
  • Высокая степень киберзащиты — вся документация защищена от несанкционированного доступа, вирусов и взломов. Конфиденциальность переписки гарантируют логины, пароли и соблюдение протоколов безопасности со стороны оператора.
  • Доступность архива — пользователь в любой момент может найти в системе необходимый документ по запросу — это гораздо удобнее, чем перебирать папки и стопки с бумагами.
  • Облачное хранение — архив ЭДО хранится в облаке, пользователь может зайти туда в любой момент. Такой вариант хранения не занимает много места, в отличие от стеллажей и коробок, а по закону компания должна хранить документацию за последние пять лет.
  • При необходимости любой файл можно распечатать, на нем появится метка ЭЦП, также ему будет присвоен уникальный ID в системе.

Остановимся на недостатках ЭДО.

  • Утрата или временная блокировка данных — по теории вероятности есть шансы, что система даст сбой.
  • Ведение параллельного бумажного архива — если ваши контрагенты не подключены к системе, придется распечатывать бумаги, отправлять по почте и хранить свои экземпляры.
  • Человеческий фактор — на первом этапе внедрения новой системы на предприятии нужно будет учить персонал пользоваться программой и преодолевать возможное сопротивление.

Вложение времени и средств в ЭДО окупится сторицей. Большинство компаний в той или иной мере уже перешли на онлайн-отчетность, государственные учреждения принимают от ИП и юрлиц бумаги в электронном формате, поэтому затраченные ресурсы впоследствии позволят сэкономить и время, и деньги.

Сотрудники — это один из ресурсов компании, а довольные сотрудники — это хорошо работающий ресурс. Зарплатный проект от Халвы — это всегда довольные работники, ведь они получают удобную карту с бесплатным обслуживанием, возможность взять беспроцентную рассрочку и выгодные условия по вкладам.

С зарплатной картой «Халва» ваши сотрудники смогут позволить себе больше! Подключите зарплатный проект, а ваши работники сами решат, как им расплачиваться за товары и услуги: своими средствами или деньгами банка в рассрочку. В их распоряжении будет большой выбор банковских и страховых продуктов на специальных условиях.

Виды ЭДО

Виды ЭДО определяются по тому, кто участвует в обмене документацией.

По сфере правовых отношений :

  • внутрикорпоративный обмен предполагает передачу документации между различными подразделениями и филиалами одной организации, отдельными сотрудниками, подчиненными и руководством;
  • межкорпоративный — компании и организации передают документацию по защищенным каналам друг другу;
  • с официальными органами — компании отправляют отчеты в госучреждения.

По типу документации ЭДО делится на:

  • бухгалтерский;
  • управленческий;
  • кадровый;
  • логистический;
  • производственный;
  • архивный.

Крупные участники рынка услуг ЭДО позволяют пересылать любые типы документации, но наиболее распространенный вариант — это создание первичной бухгалтерской документации.

система документооборота

Бухгалтер — главный выгодоприобретатель при подключении удаленного обмена данными. Источник: piqsels.com

Основные принципы электронного документооборота

Главный принцип — безопасность данных при обмене файлами. Простая онлайн-передача не гарантирует сохранности, поэтому для защиты данных и удобства хранения компании обращаются к операторам ЭДО. Они используют специальное программное обеспечение для пересылки актов, счетов и договоров по защищенным каналам связи.

Еще один важный принцип — оптимизация работы компании:

  • своевременное уведомление ФНС о присоединении к системе обмена данными;
  • гарантия безопасности;
  • соблюдение законодательных норм;
  • проверка электронных подписей.

Важные параметры работы операторов:

  • качество техподдержки пользователей;
  • быстрое подключение;
  • консультации при организации документооборота для новых пользователей.

Грамотная организация работы на всех уровнях — это порядок в бумагах, архивах, на складе, но главное — в финансах. Хорошо, когда у компании есть отдельные статьи расходов на развитие, замену оборудования, фонд оплаты труда и немного про запас. А сохранить и приумножить запас поможет депозит от Совкомбанка.

Любой бизнес нуждается в подушке безопасности. Специальный депозит от Совкомбанка поможет защитить накопления от инфляции. Закажите обратный звонок на сайте банка и подключите депозит онлайн.

Как перейти на электронный документооборот

Начать пользоваться услугами оператора ЭДО могут юридические и физические лица. Процесс перехода включает несколько этапов.

  1. Выбор поставщика услуг — обратите внимание на опыт, отзывы, технические возможности компании, это важно при обеспечении непрерывной работы.
  2. Изучение обучающих материалов в свободном доступе, работы техподдержки и стоимости пакетов.
  3. Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП).
  4. Заполнение заявления с применением КЭП. Подписанный файл нужно сохранить с расширением .sig.
  5. Отправка заявки и пакета документов поставщику (заявление, файл подписи, скан-копия паспорта, обычно — селфи с документами).
  6. Информирование контрагентов.

Работа без ЭДО сегодня — это потеря времени и возможных клиентов для вашего бизнеса: все хотят работать быстро, без бумажной волокиты, потерянных договоров и ошибок. А время и средства на распечатку, хранение, поддержание порядка в архивах и физическую пересылку можно направить на решение других бизнес-задач.

Программы электронного документооборота и работа с ними

Программы электронного документооборота и работа с ними

В прошлом бумажный документооборот был неотъемлемой частью работы организаций, требующей значительных затрат времени и ресурсов на обработку и хранение документов. Однако с развитием информационных технологий и появлением программ электронного документооборота автоматизация делопроизводства стала всё более распространённой практикой.

Что такое программа электронного документооборота (ЭДО)

Программа электронного документооборота в широком понимании представляет собой специальное ПО, разработанное для управления процессами документооборота в организации. Функциональность таких программ позволяет сократить или полностью исключить применение бумажных носителей.

Программы для ЭДО предоставляют широкий спектр функций, включая создание, отправку, получение, учёт и контроль документов. Кроме того, набор функций таких программ может включать возможность совместной работы над документацией, управления доступом, автоматической обработки, а также интеграции с другими системами учёта.

ПО для документооборота можно разделить на группы:.

  • Системы ЭДО
    Это решения, разработанные специально для автоматизации документооборота и управления делопроизводством в организациях. Системы электронного документооборота обычно предоставляют широкий набор функциональных возможностей, включая создание, отправку, получение, учёт и контроль документов.
  • Онлайн-приложения и облачные сервисы
    Программы, которые предоставляют возможности для работы с документами в режиме онлайн и их хранения в облачном хранилище. Они обеспечивают совместную работу над документами, позволяют обмениваться файлами и управлять доступом
  • Коммуникационные платформы
    Некоторые коммуникационные платформы, такие как Slack, также могут использоваться для организации электронного документооборота. Они предоставляют возможности для обмена сообщениями, файлами и документами в рамках рабочих групп и проектов.

Каждая из этих групп имеет свои особенности и преимущества. Выбор подходящей программы для электронного документооборота (ЭДО) зависит от потребностей и требований организации, а также от функциональности и удобства использования, которые необходимы для управления документами.

В большинстве случае в качестве программы для ЭДО, включая корпоративный электронный документооборот , организации выбирают системы операторов ЭДО.

О том, можно ли подключить ЭДО бесплатно, рассказали в другой статье.

Как документооборот осуществляется с помощью программы ЭДО

Рассмотрим процесс на примере обмена документами через систему ЭДО. Он включает несколько ключевых шагов, которые обеспечивают безопасность и целостность передачи информации. Ниже приведён краткий обзор этого процесса.

Регистрация и аутентификация. Пользователи системы электронного документооборота (ЭДО) должны пройти процедуру регистрации, предоставив свои учётные данные. Иногда может потребоваться дополнительная информация для подтверждения их личности. Затем осуществляется процесс аутентификации, гарантирующий, что только уполномоченные лица имеют доступ к системе.

Создание и подготовка документации. Пользователь создаёт электронные документы, которые требуется отправить через систему ЭДО. Они могут быть созданы непосредственно в самой программе для ЭДО или в специализированных приложениях, а также методом сканирования и загрузки в программу. Подготовка включает добавление необходимых метаданных (получатель, сроки и тема).

Подписание документов. Если требуется юридическая значимость, документы подписывают электронной подписью. Электронная подпись использует криптографические методы для обеспечения целостности и аутентичности документов. Обычно для этого используются сертификаты, которые связывают подпись с личностью подписанта.

Загрузка и отправка. Загруженные и подготовленные документы передаются в систему ЭДО. Пользователь выбирает получателя (внутри или вне организации) и указывает нужные настройки доставки. Например, срочность, уведомления и другие. Электронные документы могут быть отправлены мгновенно или запланированы для отправки в определённое время.

Доставка и уведомления. Система ЭДО обеспечивает доставку электронных документов получателю. Адресат получает уведомление о новом документе и может получить доступ к нему через систему ЭДО. Уведомления могут быть отправлены по электронной почте или через внутренние сообщения в системе.

Просмотр и обработка. Получатель может просмотреть и обработать полученные документы в программе для ЭДО. Обработка может включать комментирование, редактирование, согласование или принятие решений на основе содержимого документов.

Архивирование и хранение. После передачи система электронного документооборота (ЭДО) сохраняет документы в электронном архиве с возможностью последующего доступа и поиска. Это помогает организациям управлять большим объёмом документов, сохранять их целостность и соблюдать правовые требования к хранению документов.

Как программы для документооборота упрощают работу бизнеса

Использование программ для ведения электронного документооборота позволяет организациям сократить количество рутинных процессов, снизить расходы услуги нотариуса, а также ускорить обмен информацией с внешними контрагентами.

Документооборот, осуществляемый через программы, имеет преимущества перед традиционным способом отправки. В первую очередь освобождается рабочее место от бумажных экземпляров документов. Все файлы хранятся в единой электронной базе, их легко найти и распечатать копии при необходимости. Затраты на канцелярию сокращаются.

Программа для электронного документооборота позволяет сэкономить время сотрудников на подписание и передачу документов:

  • автоматически создавая архив;.
  • сокращая количество операций;
  • выполняя действия в один клик.

Расстояние между партнёрами не имеет значения — подписанные документы появляются в сервисе контрагента через несколько секунд. Также сокращается количество ошибок при заполнении реквизитов, программа сама укажет на исправление.

Программное обеспечение для документооборота делают ЭДО безопасным за счёт хранения истории действий и прозрачности выполненных операций. Возможность просмотра пользовательских операций исключает вероятность использования сервиса в мошеннических целях.

Документы, созданные с помощью программ для электронного документооборота, являются юридически значимыми и могут быть отправлены не только частным компаниям, но и в государственные органы. Их предоставляют в суде в качестве доказательств или улик.

Таким образом, программы для ЭДО становятся ключевым инструментом, позволяющим оптимизировать процессы документооборота и повысить эффективность работы организации.

В чём отличия программ автоматизации делопроизводства

Программы автоматизации документооборота, в частности, системы ЭДО могут отличаться по ряду принципиальных аспектов. Вот некоторые из них:

  1. Функциональность
    Сервисы ЭДО могут предлагать различные наборы функций и возможностей. Некоторые системы могут быть более ориентированы на специфические потребности отрасли или типа бизнеса, в то время как другие могут обладать универсальным спектром функциональности, позволяющей управлять всеми аспектами документооборота.
  2. Интеграция
    Системы ЭДО могут иметь различную степень интеграции с другими информационными системами организации. Некоторые системы могут предлагать готовые интеграционные решения для популярных CRM-, ERP- или бухгалтерских систем.
  3. Масштабируемость
    Разные программы для ЭДО могут иметь разную способность масштабироваться в зависимости от размера и потребностей организации. Некоторые системы могут быть более подходящими для малых и средних предприятий, в то время как другие могут предлагать решения для крупных компаний с высокими объёмами документооборота.
  4. Безопасность
    ПО для электронных документов и обмена ими может обладать различными уровнями защиты данных и безопасности. Это может включать шифрование данных, контроль доступа, аудит и следование стандартам безопасности информации, таким как ISO 27001. Безопасность играет особо важную роль в электронном документообороте.
  5. Развёртывание
    Программы поддерживают разные варианты развёртывания: установка на собственном сервере, облачное решение или гибридная модель. Каждый вариант имеет свои преимущества и соответствует определённым требованиям по безопасности, доступности и управлению.

При выборе ПО для электронных документов и обмена ими следует обратить внимание на вышеперечисленные параметры, чтобы программа ЭДО лучше всего соответствовала потребностям организации и способствовала высокой эффективности управлению документооборотом.

Преимущества 1С-ЭДО

1С-ЭДО — это программа документооборота, использующая ECM-систему, для организации ЭДО и работы компании в целом. В ней можно работать совместно, вести учёт рабочего времени, работать с электронной почтой. Для начала работы с партнёрами достаточно отправить приглашение. Система поддерживает работу с контрагентами, подключёнными к другим операторам ЭДО, а также позволяет контролировать этапы документооборота.

Для работы в системе не требуется установки дополнительных программ на ПК. Её можно интегрировать с любыми решениями на платформе «1С: Предприятие 8». У системы нет мобильного приложения, но есть адаптированный мобильный клиент, что позволяет работать со смартфона или планшета. Если вы привыкли работать в программах «1С», то для электронного документооборота вам подойдёт именно сервис 1С-ЭДО. Он подключается напрямую к вашей учётной системе.

Преимущества Астрал.Докс

Астрал.Докс — это надёжная программа для электронного документооборота, которая соответствует всем современным требованиям безопасности. Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами, организуйте документооборот внутри компании, переводите бумажные архивы в электронный формат. Сервис позволяет пользоваться ЭДО на любом устройстве с выходом в интернет и поддерживает роуминг со всеми ведущими операторами электронного

Выбор программы документооборота зависит от того, какие задачи компании она должна выполнять. Учитывайте это наряду с критериями цены и известности разработчика. Оставьте заявку, и наш специалист предложит вам оптимальное решение для покупки электронного документооборота.

Заключение

Цифровизация всё глубже проникает в бизнес-среду, поэтому автоматизация документооборота стала неотъемлемой частью управления организацией. Программы для электронного документооборота играют важную роль в этом процессе.

Использование программ для ЭДО не только избавляет от рутинных задач бумажного документооборота, но и облегчает взаимодействие с контрагентами и государственными органами. В частности, их применение позволяет сократить время и усилия, затрачиваемые на обработку и передачу документов, а также повысить точность и надёжность обмена информацией.

Автоматизация документооборота с помощью программ для ЭДО позволяет сосредоточиться на более важных задачах, улучшить производительность и сократить затраты. Она также обеспечивает прозрачность и контроль над всеми этапами обработки документов, минимизируя возможность ошибок и упрощая аудиторские проверки.

В современном мире бизнеса, где время является ценным ресурсом, автоматизация документооборота с помощью программ становится стратегическим преимуществом. Организации, использующие программы электронного документооборота, могут быстрее реагировать на изменения, улучшать качество обслуживания клиентов и повышать конкурентоспособность.

Таким образом, использование программ для электронного документооборота является необходимостью для организаций. Внедрение программ для ЭДО — это шаг в будущее, где цифровая трансформация играет ключевую роль в развитии и достижении успеха.

Оптимальные решения для перехода на электронный документооборот от ГК «Астрал». Оставьте заявку и мы поможем определиться.

Если ваш контрагент работает с другим оператором электронного документооборота, мы поможем вам настроить роуминг. Подключение роуминга бесплатное.

ЭДО для начинающих

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет компаниям и предпринимателям обмениваться документами с контрагентами в режиме онлайн. Это помогает сократить расходы на доставку и освободить сотрудников от рутинных задач.

В этой статье:
  • Что такое ЭДО простыми словами
  • Основные понятия для начинающих
  • Кто может пользоваться ЭДО
  • Преимущества ЭДО
  • Требования к рабочему месту для ЭДО
  • Где пройти обучение по работе с ЭДО
  • Как перейти на ЭДО
  • Виды документов для ЭДО
  • Возможна ли интеграция системы ЭДО с учетной системой
  • Вопрос-ответ

diadoc

Попробуйте ЭДО

Оцените все возможности электронных документов с Диадоком

Что такое ЭДО простыми словами

ЭДО — это обмен электронными документами через интернет. Компании передают друг другу файлы в системе электронного документооборота, например в Контур.Диадоке. Процесс похож на отправку письма по электронной почте.

  1. Пользователь создает документ или загружает в систему с компьютера.
  2. Подписывает его и отправляет адресату.
  3. Второй пользователь получает документ за несколько секунд.
  4. Подписывает его.
  5. Статус файла в системе обновляется.
  6. У каждой организации остается документ с подписями обеих сторон.

Документ, ожидающий подписи в Диадоке

Документ от контрагента получен и ожидает подписи

Основные понятия для начинающих

Что такое электронный документ

Это такой же документ, как и бумажный, только в виде файла на компьютере или в сервисе. Его отличает то, что он заверяется электронной подписью, которая придает ему юридическую значимость. Файл без подписи не считается электронным документом.

Что нужно знать об обмене электронными документами

В обмен юридически значимыми электронными документами вовлечено четыре стороны:

Схема обмена электронными документами

  • Участники ЭДО — организации и предприниматели, которые обмениваются документами.
  • Удостоверяющий центр — компания, которая имеет право выдавать электронные подписи.
  • Оператор ЭДО — компания, которая разрабатывает и поддерживает систему ЭДО.
  • Госорганы — ведомства, которые выдают аккредитации и контролируют работу операторов.

Участники ЭДО передают друг другу документы, заверенные электронной подписью. Получить подпись им помогает удостоверяющий центр. Обмен происходит в системе ЭДО, которую обслуживает оператор. Работу оператора контролируют ФНС и Минцифры.

Кому нужны электронные документы

Электронными документами активно пользуются компании и индивидуальные предприниматели, чтобы организовать безбумажный документооборот. ЭДО особенно актуален для организаций с большим объемом внутренней и внешней документации. Он позволяет им сократить расходы на печать и доставку и сэкономить время на получение подписи второй стороны.

Как работает электронная подпись

Электронная подпись заменяет собственноручную и придает документам юридическую силу. С помощью подписи можно завизировать файлы любых форматов: PDF, JPG, DOC, XLSX и прочих.

Сама электронная подпись — это файл, который формируется криптографической программой. Каждый раз, когда пользователь подписывает документ, создается новый файл. Это гарантирует безопасность использования подписи.

В Диадоке есть визуализация электронной подписи — синий штамп. Он содержит информацию о том, что документ был передан через оператора СКБ Контур, а также о том, кто и каким сертификатом электронной подписи его заверил.

Документ с синим штампом

Синий штамп на печатной форме в Диадоке

Поможем быстро получить электронную подпись и начать работать в Диадоке

Где взять электронную подпись

Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре, например УЦ Контура. Это один из крупнейших центров в России, который выпускает больше сотни тысяч новых сертификатов в месяц и аккредитован Минцифры. Список документов, которые понадобятся, чтобы получить подпись, можно найти на сайте УЦ.

Сертификат электронной подписи будет подготовлен в течение двух дней. Пользователю останется выпустить и установить его. При установке можно будет выбрать съемный носитель или реестр компьютера. Работать на нескольких компьютерах удобнее с носителем, на одном — с реестром.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый защищенный тип подписи, который используют для работы с ЭДО. Она подтверждает, что документ был создан конкретным человеком, а после подписания в него не вносились изменения. Дополнительную безопасность ей обеспечивает ФСБ, которая сертифицирует программное обеспечение. КЭП может выдать только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр.

Квалифицированная электронная подпись автоматически придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной, без дополнительных соглашений.

Простая и неквалифицированная электронные подписи

Простая электронная подпись (ПЭП) — это СМС-коды от банков, связки «логин-пароль» в личных кабинетах. Этот тип подписи имеет небольшую степень защиты. ФНС и другие государственные органы, например суды, не принимают документы, подписанные ПЭП.

ПЭП удобна тем, что для нее не нужно дополнительно устанавливать программное обеспечение. Некоторые компании используют этот тип подписи для ведения ЭДО с контрагентами или сотрудниками. Для этого стороны заключают соглашение о том, что признают ПЭП равной собственноручной.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет проверить, что документ был создан конкретным человеком, а информация в нем не менялась после подписания. От КЭП этот тип подписи отличается тем, что НЭП выпускают во всех удостоверяющих центрах, даже неаккредитованных.

Чтобы использовать НЭП для ЭДО с контрагентами или работниками, как и в случае с ПЭП, стороны подписывают соглашение о признании ее равной собственноручной.

Зачем нужен оператор электронного документооборота

Оператор — это компания, которая создает и поддерживает работу системы ЭДО. Сама система необходима для организации юридически значимого документооборота. Некоторые электронные документы компании могут пересылать по email, но не все. Например, электронные счета-фактуры разрешено передавать только через систему оператора ЭДО, приказ Минфина № 14Н. Это связано с тем, что передача данных в системе защищена шифрованием и делает обмен безопасным.

Обменивайтесь счетами-фактурами в пару кликов с Диадоком

Можно ли менять оператора ЭДО

Да, компания может сменить оператора. Для этого нужно расторгнуть договор с текущим и заключить с новым. Насколько быстро и просто получится это сделать, зависит от условий договора. Если на счету компании еще остаются неиспользованные исходящие, понадобится время для оформления возврата средств.

Сколько стоят электронные документы

В системе ЭДО есть входящие и исходящие документы. В зависимости от условий конкретного оператора, тарифицироваться могут оба типа, но обычно пользователи платят за пакет исходящих.

Стоимость отправки электронных документов в Диадоке зависит от размера пакета. Чем больше исходящих покупает пользователь, тем меньше он заплатит за один документ. Подобрать подходящий тариф можно по ссылке. Входящие в сервисе бесплатны с некоторыми исключениями: скачать прайс-лист.

Кто может пользоваться ЭДО

Пользоваться системой ЭДО могут:

  • Компании и индивидуальные предприниматели. Обмениваются электронными документами с поставщиками, покупателями и сотрудниками. С помощью ЭДО они быстрее получают подпись второй стороны и ускоряют бизнес-процессы, а также упрощают ведение кадрового документооборота.
  • Бюджетные организации. Больницы, школы, вузы, правительства регионов и другие учреждения обрабатывают большое количество документов. Для внутренних они часто используют системы электронного документооборота (СЭД). А сервисы внешнего ЭДО, такие как Диадок, помогают им ускорить работу с подрядчиками.
  • Самозанятые и физические лица. Передают своим клиентам и принимают от них электронные документы. Это служит доказательством легальности деятельности и повышает степень доверия заказчиков. Подробнее об ЭДО для самозанятых в нашей статье.

Чаще всего ЭДО пользуются компании и ИП. Электронный документооборот особенно актуален, если они:

  • работают со счетами-фактурами и взаимодействуют с ФНС;
  • доставляют большое количество документов в другие регионы;
  • хотят безопасно хранить большой архив;
  • тратят много средств на доставку;
  • имеют большой штат сотрудников.

Преимущества ЭДО

С помощью ЭДО компании могут начать эффективнее вести документооборот и ускорить внутренние процессы.

  • Быстро обмениваться документами. Доставка почтой или курьером занимает много времени, особенно если контрагенты находятся в разных городах или регионах. В системе ЭДО отправлять и получать документы можно за несколько секунд.
  • Снизить расходы. Больше не нужно тратиться на бумагу и печать, а доставка в системе ЭДО дешевле курьерской или почтовой.
  • Упростить взаимодействие с ФНС. По закону 63-ФЗ подписанные электронные документы считаются оригиналами и могут передаваться в ФНС.
  • Уменьшить количество ошибок. В системе ЭДО пользователям помогает автоматическая проверка на соответствие форматам документов. Она не допускает файлы с ошибками к отправке. Также проверить XML-файлы можно на сайте.
  • Сэкономить время сотрудников. С ЭДО можно быстро согласовывать документы внутри компании и всегда видеть статус каждого. А подписывать и отправлять их можно пакетами в пару кликов.

Быстро получайте подпись второй стороны с Диадоком

Требования к рабочему месту для ЭДО

В зависимости от вашего оператора, технические требования для работы могут меняться. Для комфортной работы в Диадоке подойдут компьютер или ноутбук с современной операционной системой, подключением к интернету и КЭП. Подробные требования можно посмотреть по ссылке.

Где пройти обучение по работе с ЭДО

Разные компании и операторы предлагают онлайн- и офлайн-курсы для обучения работе с ЭДО. Они могут быть в платном и бесплатном форматах, продолжительностью в несколько часов или дней.

Контур.Диадок предлагает бесплатный онлайн-курс для знакомства с ЭДО и системой. Он создан совместно с Контур.Академией и состоит из четырех уроков:

  • что такое ЭДО и зачем он нужен;
  • как автоматизировать бизнес-процессы и документооборот;
  • об операторах ЭДО;
  • практическая работа в сервисе.

Посмотреть, как работает Диадок, можно в коротком видео:

Чтобы помочь новым пользователям быстро вникнуть в основы ЭДО, команда Контур.Диадока разрабатывает целый ряд материалов, которыми можно свободно пользоваться:

  • ответы на популярные вопросы для новичков;
  • статьи в справочной Диадока;
  • вебинары о работе в системе, изменениях в законодательстве и с рекомендациями для бизнеса;
  • руководство пользователя с пошаговыми инструкциями о работе в Диадоке.

Если вы не можете найти ответ на свой вопрос, обратитесь в техподдержку Диадока.

Как перейти на ЭДО

Подключение к системе электронного документооборота обычно не занимает много времени. Все зависит от вашего оператора, наличия КЭП и необходимости интеграции с учетной системой. О том, как подобрать интеграционное решение, мы расскажем дальше в статье.

Если вы хотите просто получать документы от поставщиков, оставьте заявку на подключение к Диадоку. Для вас создадут личный кабинет, в который вы сможете войти по сертификату КЭП и найти своих контрагентов. Если у вас нет КЭП, мы поможем выпустить ее в УЦ Контура.

Чтобы не только получать, но и отправлять документы, потребуется приобрести пакет исходящих. Тогда схема подключения будет выглядеть так:

Схема перехода на ЭДО

Поможем подобрать тариф под потребности компании

Виды документов для ЭДО

В ЭДО можно работать практически с любыми документами. Приведем список самых популярных типов, которыми компании обмениваются в Диадоке.

  • Акт приемки-сдачи работ (услуг).
  • ТОРГ-2.
  • Товарная накладная (ТОРГ-12).
  • Счет-фактура (СФ).
  • Корректировочный СФ.
  • Исправленный СФ.
  • УПД.
  • УКД.
  • Исправленный УПД.
  • Исправленный УКД.
  • Акт сверки.
  • Договор.
  • Счет.
  • Внутренняя накладная (ТОРГ-13).

Это не полный список возможных типов. Более подробный можно посмотреть по ссылке.

Требования к документам в системе ЭДО

Все электронные документы можно разделить на формализованные и неформализованные. Для первых ФНС разработала утвержденные и рекомендованные форматы XML. Для второго типа отсутствуют какие-либо требования по формату, ими можно обмениваться в любом виде.

К формализованным относят счета-фактуры, УПД и УКД. Передавать их можно только в утвержденном ФНС формате XML.

Частично формализованные — это ТОРГ-2, ТОРГ-12, акт выполненных работ, транспортная накладная, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, акт сверки взаимных расчетов. Они получили от ФНС рекомендательный формат XML, но их также можно передавать в других форматах.

К неформализованным принадлежат счета, прайс-листы, ТОРГ-13, ТОРГ-14 и прочие. Этими типами можно обмениваться в любых форматах.

Как отправить документы через систему ЭДО

У сервисов ЭДО простой интерфейс, в котором интуитивно понятны базовые возможности. Например, в Диадоке вам нужно просто перейти в раздел «Документы» и нажать «+ Новый документ». На этой странице доступно создание документа прямо в системе.

Отправка документов через ЭДО

Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить счет-фактуру, накладную, акт и УПД, остальные документы вы можете загрузить с компьютера. А после останется только нажать кнопку «Подписать и отправить». Диадок проверит вашу электронную подпись, и, если все в порядке, файл уйдет к получателю.

О том, как войти в сервис и начать работать в веб-версии Диадока, рассказали наши эксперты на конференции DiadocDay:

Возможна ли интеграция системы ЭДО с учетной системой

Можно использовать веб-версию электронного документооборота или внедрить интеграционное решение для учетной системы. Второй вариант позволит компании работать с электронными документами в привычном интерфейсе.

Пользователям Диадока доступно четыре варианта интеграции:

  • Модуль для 1С — готовое интеграционное решение для пользователей этой учетной системы. Подходит для актуальных версий программы и работает с большинством конфигураций.
  • Диадок.Коннектор — облачное решение, которое интегрирует возможности сервиса без вмешательства в учетную систему компании.
  • Решение для SAP — обеспечивает бесшовную интеграцию SAP ERP c Диадоком.
  • API Диадока — на основе API компании разрабатывают собственные решения для нестандартных учетных систем.

Специалисты Диадока консультируют компании и помогают подобрать подходящее интеграционное решение. Выбор зависит от учетного решения компании, объема документооборота и других особенностей.

С помощью систем ЭДО компании обмениваются электронными документами с контрагентами. Юридическую силу таким документам придает электронная подпись. Чаще всего на электронный документооборот переходят крупные организации, но им также могут пользоваться и небольшие предприятия или предприниматели. ЭДО позволяет сократить расходы на печать и доставку, а также экономит время сотрудников.

Переходите на ЭДО и оцените все возможности Диадока

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *