Сэд программа документооборота как работать
Перейти к содержимому

Сэд программа документооборота как работать

  • автор:

Обучающий курс: «Что такое СЭД и как ее внедрять?»

Группа компаний Digital Design уже более 25 лет занимается разработкой и внедрением систем электронного документооборота. За это время мы накопили колоссальный опыт и знания о том, зачем компаниям нужны СЭД, какие задачи они могут решить и как правильно внедрить СЭД, чтобы она не только выполняла свои основные функции, но и была базовой платформой для цифровой трансформации бизнеса.

Президент компании Docsvision, входящей в группу компаний Digital Design и являющейся разработчиком одноименной ECM/BPM-платформы, подготовил обучающий курс, который будет полезен как тем, кто первый раз столкнулся с понятием СЭД, так и опытным специалистам. Курс носит учебно-просветительский характер и в нем рассказывается не только о Docsvision, а в общем об электронном документообороте. Курс начинается с общих понятий том, что такое СЭД, зачем она нужна на предприятии, ее месте в инфраструктуре компании и других основ электронного документооборота. В дальнейшем на курсе рассматриваются более узкие темы: способы защиты данных в СЭД, реализации управления бизнес-процессами, архитектуре системы и т. д.

Мы предлагаем вам ознакомиться с этим курсом либо полностью, либо только с темами, которые вам интересны. Курс разбит на 15 уроков, каждый из которых посвящен отдельной теме. Длительность каждого видео составляет от 15-20 минут, а весь курс занимает 3,5 часа.

Часть 1. Введение. Роль СЭД в цифровой трансформации

В первом выпуске Владимир Андреев рассказывает о курсе и о том, какими знаниями он будет делиться со слушателями. Затем он переходит к самым основам электронного документооборота.

Часть 2. История развития СЭД в России

Во второй части Владимир рассказывает об истории развития СЭД в России, выделяет текущие тренды и помогает разобраться в терминологии и выборе варианта цифровой трансформации бизнеса.

Часть 3. Что такое электронный документ?

В третьей лекции Владимир Андреев рассказывает о понятии «документ», типах документов и как они обрабатываются в СЭД.

Часть 4. Что такое приложение СЭД?

Тема четвертой лекции – приложение в разрезе системы электронного документооборота: как устроены СЭД, что такое «модели управления», чем отличаются документы, правила, задания и конструкторы.

Часть 5. 7 принципов идеальной СЭД?

В этом видео Владимир рассказывает о семи основных принципах, на которых должна строиться идеальная система электронного документооборота.

Часть 6. Работа с документом в СЭД

В шестом видео Владимир Андреев рассказывает о роли понятия «документ» в современной СЭД. Из чего он состоит? Какие типы документов используются в системе? Что можно (и что нельзя) делать с документом в СЭД? Какие у них бывают артефакты? Также Владимир расскажет о «жизненном цикле документа», затронет темы контента и атрибутов, управления версиями, комментирования и обработки, перечислит типы метаданных и опишет логику обработки данных в СЭД.

Часть 7. Работа с заданием в СЭД

В этом видео Владимир рассказывает о задачах и маршрутизации в СЭД. Откуда берутся задания? Как ими управлять? Кто отвечает за выполнение, постановку, проверку заданий? Зачем нужны различные «состояния» заданий, их реальные примеры? Как осуществлять контроль исполнительской дисциплины через современную СЭД?

Часть 8. Управление процессами в СЭД

Тема восьмой лекции – подсистема управления бизнес-процессами. Мы обсудим как реализуется BPM в современной СЭД, структуру и функции BPM-системы, нотации моделирования бизнес-процессов, их параметры и применение, функции процессов, их предназначение и возможности расширения BPM-системы.

Часть 9. Поиск и навигация в СЭД

В девятой лекции Владимир рассказывает про поиск и навигацию в системе электронного документооборота и нескольких основных видах поиска – по атрибутам, по классификаторам, а также полнотекстовый поиск.

Часть 10. Представления и отчеты в СЭД

Десятая лекция посвящена 4-му компоненту модели приложения СЭД – групповым представлениям и отчетам. Владимир расскажет о возможностях конструировать различные виды представлений и кратко остановится на средствах аналитической отчетности, расскажет о том, какие витрины данных могут быть созданы для приложений СЭД, обозначит средства контроля исполнительской дисциплины.

Часть 11. Средства безопасности в СЭД

Одиннадцатое видео посвящено информационной безопасности в СЭД. Владимир Андреев раскроет темы авторизации и аутентификации и поговорит о способах защиты данных в СЭД. Часть лекции будет посвящена ЮЗДО (юридически значимый документооборот), как перейти на «безбумажный» документооборот, и какие именно инструменты могут этому способствовать. Также несколько слов будет сказано об электронной подписи и интеграции СЭД с внешним электронным документооборотом, т. е. обмене электронным документами с контрагентами.

Часть 12. Какие задачи решает и не решает СЭД?

Это видео будет посвящено приложению системы электронного документооборота. Владимир расскажет, какие решения можно создавать на базе платформы СЭД, и в каких случаях нужно выбирать другие IT-платформы. Отдельно будут представлены пять классов решений на базе СЭД:

  • Автоматизация делопроизводства;
  • Электронные архивы;
  • Автоматизация бизнес-процессов;
  • Поддержка групповой работы с документами;
  • Реализация специализированных решений.

Часть 13. Требования к архитектуре СЭД

13-я лекция курса посвящена архитектуре системы автоматизации документооборота. В ней Владимир расскажет о масштабируемости различных компонентов платформы, необходимости реализации сервисной архитектуры и вариантах доступа к системе, возможных клиентских сценариях (Web, on-premise) и необходимых для этого сервисов.

Часть 14. Как внедрять СЭД

В этом видео Владимир ответит на вопрос, как, внедряются системы электронного документооборота в средних и крупных предприятиях? В лекции будут рассмотрены аспекты формирования команды проекта, критерии выбора платформы СЭД и первые шаги по внедрению. Кроме того, слушатели научатся выбирать задачи для автоматизации, узнают, как сделать процесс внедрения максимально эффективным и итеративным, разберутся, как заранее запланировать масштабирование системы.

Часть 15. 7 трендов развития СЭД

В последней лекции курса Владимир расскажет о трендах развития систем электронного документооборота: изменении в позиционировании классических ECM, поддержке групповой работы в системе, интеграции с другими корпоративными системами, новых подходах к организации интерфейсов СЭД и концепции цифровой ловкости (Digital Dexterity), инструментах Low-Code и использовании технологий машинного обучения в СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД)

Электронный документооборот через оператора ЭДО в качестве посредника осуществляется с помощью системы электронного документооборота (СЭД). СЭД используется в качестве инструмента, который позволяет быстро формировать и обмениваться электронным документами внутри компании, а также с контрагентами контролирующими органами.

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на ПК, или облачный сервис, не требующий установки. С помощью СЭД компании организуют внутренний и внешний электронный документооборот. При этом для обмена документами в электронном виде используется электронная подпись. Она обеспечивает электронные документы юридической значимостью.

Компании, сделавшие выбор в сторону электронной системы управления документооборотом, отмечают сокращение времени на обработку и подготовку отчётных документов примерно на 75%. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при работе с контрагентами. Экономятся время и ресурсы за счёт уменьшения затрат на бумагу, копировальные расходники и услуги курьерской службы.

Система электронного документооборота позволяет создавать, изменять и отправлять практически любой юридически значимый документ в электронном виде. Важно лишь соблюдать законодательные требования.

Развитие систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) стали интегрировать в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программные решения, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем ЭДО в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи, становятся доступными новые виды документов.

За время своего существования информационные системы электронного документооборота успели зарекомендовать себя как эффективный механизм. Появление новых задач вело к появлению инструментов для их решения.

Современные СЭД отвечают требованиям как мелкого бизнеса, так и крупных предприятий. Специализированные системы подходят и коммерческому сектору, и государственным учреждениям, что говорит о широком распространении документов в электронном виде.

Процедура обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам связи происходит в рамках системы оператора ЭДО, который включён в реестр налоговой инспекции.

Нормативно-правовая база

Переход на ЭДО приводит к изменению рабочих процессов в организации. Чтобы не допустить сбоев и обеспечить результативность, необходимо соблюдать требования нормативно-правовых актов, регулирующих цифровое делопроизводство.

Правовое регулирование обеспечивают:

  • Федеральные законы:
    • «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ;
    • «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
    • «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ;
    • «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ;
    • «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.
    • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
    • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
    • ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надёжности»;
    • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
    • ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. Разработка ГОСТ Р» и другие стандарты ГОСТ.

    Для деятельности разработчиков СЭД не установлено строгих правил, однако законодательством предусмотрены наказания за неправомерный доступ к информации, а также за разглашение государственной или коммерческой тайны. Разработчики СЭД могут понести как административную, так и уголовную ответственность в зависимости от тяжести нарушения.

    Классификация СЭД

    Системы электронного документооборота предназначены для решения конкретных задач. По этому критерию их можно разделить на следующие виды:

    ЭДО регистрационного типа;
    формирующие цифровую документацию;
    позволяющие автоматизировать работу с архивами;
    для управления архивными данными;
    для обработки документов в цифровом виде;
    для контроля работы устройств для хранения информации.

    Сейчас операторы в большей степени создают комплексные системы электронного документооборота, которые могут иметь в себе все вышеперечисленные функции. Для того чтобы у потребителей была возможность выбрать и использовать только нужные им функции, операторы создают разные тарифы в зависимости от того, кто является пользователем.

    Выделим следующие виды СЭД:

    1. Системы делопроизводства. Такой выбор применим в компаниях, имеющих строгие правила обмена материалами и вертикальную систему управления. Внедрение делопроизводственной системы позволяет сделать работу с корреспонденцией и обращениями клиентов более упорядоченной и добиться грамотного движения внутренней документации в пределах предприятия.
    2. Цифровые архивы. Гарантируют структурированное хранение документов с разграничением прав доступа. При этом бумаги подвергаются оцифровке — переводу в электронный вид.
    3. Workflow-система. Этот выбор поможет добиться автоматизации бизнес-процессов фирмы в целом. Здесь существует чёткое определение процесса: что, когда и каким образом следует сделать. Отрицательными моментами являются лишь сложность и длительность внедрения.
    4. ECM-системы. Отличаются тем, что дают возможность работать со структурированным и неструктурированным контентом. Также важным преимуществом становится гибкость функциональности.

    Только после тщательного анализа информации следует принимать решение и выбирать ту систему электронного документооборота, которая подойдёт именно для вашей конкретной ситуации.

    Требования к системам электронного документооборота (СЭД)

    Современные СЭД ускоряют бизнес-процессы, а также позволяют логично их выстроить. В связи с этим даже к базовому набору опций СЭД предъявляются высокие требования.

    Системы электронного документооборота имеют схожую функциональность. Выбирая СЭД для работы с электронными документами, необходимо учитывать потребности, технические цели и бизнес-задачи организации, а также наличие базовых опций системы. В основной перечень таких опций входят:

    • возможность формирования, редактирования и комментирования документов, а также их распознавания, регистрации, согласования и подписания непосредственно в СЭД;
    • организация единого электронного архива с функцией поиска файлов в нём;
    • оформление резолюций и контроль за исполнением;
    • возможность протоколировать действия и формировать отчётность;
    • поддержка разграниченного доступа сотрудников к документации.

    Помимо вышеперечисленных функций, к базовым опциям СЭД относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.

    Помимо вышеперечисленных функций, к базовым опциям СЭД относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.

    Функциональность готовых решений СЭД

    В основном организации используют готовые, «коробочные» решения. Внедрение таких СЭД требует меньше времени, чем внедрение индивидуальных систем. Несмотря на то что готовые системы ЭДО имеют универсальную функциональность, опции таких систем можно кастомизировать под конкретные нужды. Это позволяет быстро наладить делопроизводство внутри любой компании вне зависимости от сферы её деятельности.

    Интегрировать систему в виде программы или онлайн-сервисов в большинстве случаев просто, но она должна выполнять множество задач, что является одним из основных критериев выбора СЭД.

    Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Поэтому системы электронного документооборота предназначены для выполнения следующих функций:

    получение, регистрация, обработка документов
    организация хранения и поиска документации;
    подготовка аналитической отчётности;
    контроль исполнения документов.
    выставление задач сотрудникам и др.

    Дополнительные функции позволяют существенно расширить опции применения СЭД посредством её интеграции с другими системами. Это также может иметь значение при выборе системы.

    Обменивайтесь накладными в Астрал Докс

    Плюсы внедрения системы электронного документооборота

    Переход на ЭДО и внедрение СЭД обеспечивает следующие преимущества:

    Уменьшение материальных затрат, что особенно заметно на крупных предприятиях.
    Обеспечение экономии на базовых процессах и отдельных операциях.
    Сокращение рисков

    Выбор информационной системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.

    СЭД должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию. Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документации и повышения уровня корпоративной культуры.

    Можно ли совмещать ЭДО с бумажным документооборотом

    Совмещать делопроизводство в электронном виде с ведением документов на бумаге можно, но не всегда нужно. Например, первичные учётные документы (счета-фактуры, универсальные передаточные документы, товарные накладные и тому подобные документы) могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), однако при формировании таких документов в электронном виде не нужно их дублировать на бумагу. Электронные первичные учётные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, которая гарантирует их юридическую значимость, приравнивая к документам на бумаге, подписанным рукописной подписью

    В некоторых случаях оформление бумажного документа наряду с электронным обязательно. Например, в кадровом делопроизводстве, несмотря на практический полный переход в электронный формат, на бумаге остаются:

    • приказ об увольнении (кроме случаев увольнения удалённых сотрудников, которые были приняты на работу в соответствии с требованиями Федерального закона № 407-ФЗ),
    • акты о несчастном случае на производстве,
    • журналы с инструктажем по охране труда.

    Как различаются СМЭВ, МЭДО и СЭД

    СЭД может быть использована для внедрения не только в организациях, но и в государственных органах. Для взаимодействия друг с другом госучреждения используют систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). С её помощью госорганы обмениваются данными. Кроме того, в целях обмена информацией, необходимой для оказания госуслуг физическим и юридическим лицам, СМЭВ используют внебюджетные фонды и кредитные организации.

    В органах государственной власти используется система межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С её помощью в защищённом режиме происходит между администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирование высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений.

    Выбор системы электронного документооборота (СЭД)

    При выборе СЭД следует ориентироваться на ряд важных параметров. В соответствии с этими характеристиками можно понять, насколько конкретное решение подходит фирме.

    Учитывайте следующие критерии, когда будете выбирать систему:

    • соответствие поставленным фирмой задачам;
    • соответствие принятым в отрасли фирмы стандартам;
    • поддерживаемые виды документов;
    • уровень техподдержки решения со стороны разработчика;
    • степень защищённости;
    • наличие документации по вопросам администрирования либо внесения корректировок в настройки;
    • необходимость установки дополнительного ПО;
    • скорость восстановления работы СЭД при массовых сбоях;
    • возможность автоматизировать стандартные процессы или подготовку определённого типа документов;
    • наличие системы массового ввода документации;
    • возможность интеграции СЭД с корпоративной информационной системой, а также с ПО, которое используется в работе (почтовые программы, офисные приложения).

    Следует также обратить внимание на то, какое место занимает разработчик на рынке СЭД. Как правило, продукты крупнейших игроков соответствуют запросам большинства пользователей, оперативно обновляются и работают стабильнее.

    В случае сложной организационной структуры компании или территориальной разрозненности подразделений большое значение имеет возможность масштабирования СЭД (увеличения количества рабочих мест, на которое рассчитана система) и кастомизации опций при расширении организации, а также наличие удалённого доступа и маршрутизации документов.

    Стоимость СЭД тоже играет немаловажную роль. В неё входит не только цена лицензии и подключения сервиса, но и стоимость обучения сотрудников, администрирования, технической поддержки и др.

    Перед выбором нужно проанализировать сведения о нескольких вариантах, оценить их с позиции схем лицензирования, стоимости. При возможности установите демоверсию выбранных решений, чтобы воспользоваться на практике. Обратить внимание также нужно на то, каким документооборотом вы пользуетесь чаще — внешним или внутренним.

    Астрал.Докс — это сервис для обмена юридически значимыми документами с контрагентами без дублирования на бумаге. СЭД поддерживает все виды отчётности в контролирующие органы. В сервисе реализован несгораемый остаток исходящих документов — неиспользованное количество исходящих документов не пропадает, а переносится на следующий период. Кроме того, предусмотрен бесплатный роуминг, не требующий отдельных настроек, а также передача УПД с кодами товаров, подлежащих обязательной маркировке. Сервис можно попробовать бесплатно без ограничений по функциональности.

    Как происходит внедрение СЭД в делопроизводство организации

    К процессу внедрения СЭД необходимо подойти комплексно. Выбор системы ЭДО, приобретение лицензии и установка необходимого ПО на рабочие места это только завершающий этап. Перед этим необходимо провести анализ бизнес-процессов, определить, под какие задачи предприятия должна быть адаптирована СЭД, перевести делопроизводство в электронный формат.

    Внедрение СЭД происходит в следующем порядке:

    • проведение анализа бизнес-процессов и изучение регламента по работе с документами;
    • подготовка нормативной базы для перехода на ЭДО — положения об ЭДО и приказа о переходе на ЭДО;
    • заключение договора с оператором электронного документооборота, СЭД которого будет использоваться;
    • подготовка рабочих мест: установка необходимого программного обеспечения или его интеграция с корпоративной информационной системой;
    • тестирование и оценка СЭД, а также её введение в опытную эксплуатацию;
    • обучение персонала работе с электронными документами в СЭД.

    В локально-нормативных актах о переходе на ЭДО описываются термины, определения и правила работы с документами, а также устанавливается порядок доступа к СЭД и взаимодействия с системой.

    В начале работы в СЭД возможны сложности, как правило, возникающие в связи с человеческим фактором. Сотрудники не сразу приспосабливаются к изменениям в рабочем процессе, поэтому могут возникать ошибки.

    Если вы используете программы 1С, дополнительное обучение сотрудников не понадобится — работа с сервисом 1С-ЭДО будет происходить в привычном интерфейсе. Установки специального ПО не потребуется, так как модуль ЭДО встроен в 1С. Чтобы подключить сервис, оставьте заявку на нашем сайте.

    Что такое система электронного документооборота (СЭД)?

    Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях работы: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают значительную часть времени, а найти ответственного и определить стадию выполнения процесса — целый квест, то это верные сигналы к внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

    Система электронного документооборота — это программное обеспечение для работы с электронными документами на всех стадиях их жизненного цикла: создание, редактирование, хранение. Современные системы поддерживают возможности маршрутизации документов и, конечно, такие базовые функции, как поиск, классификация и т.п. Документы и бизнес-процессы неразрывны, поэтому современные системы автоматизации должны включать набор инструментов для работы как в поле процессов, так и в поле информации.

    Чем СЭД отличается от ECM-системы?

    У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM шире.

    Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.

    Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.

    Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.

    Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

    Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

    • сокращаются трудозатраты: оптимизируется работа с контентом, это ускоряет все бизнес-процессы компании;
    • повышается исполнительская дисциплина: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы;
    • бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов задачи можно отследить ход ее исполнения и соблюдение сроков;
    • гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации;
    • соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании;
    • развивается корпоративная культура: взаимодействие сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации;
    • новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают быстрый доступ к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее;
    • повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.

    Еще одно преимущество СЭД — электронный архив. Он помогает компаниям сократить расходы на содержание бумажного архива, а также экономит время сотрудников при поиске и представлении нужных документов.

    Эволюция систем электронного документооборота

    Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство крупных организаций уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят другие задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру работу по новым направлениям, например, HR-процессы.

    Классическая СЭД не сможет полноценно закрыть эти задачи. Поэтому в структуру современных систем электронного документооборота входят встроенные интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:

    • регистрацию входящих документов и запросов с занесением информации в систему;
    • сопоставление версий документа с отображением расхождений;
    • формирование проекта поручения на основе протокола или приказа.

    Функционал классических СЭД и ECM в совокупности с интеллектуальными сервисами формирует новый современный класс систем, отвечающий запросам компаний из разных отраслей.

    Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum:

    «Мы говорим уже в течение ряда лет о том, что границы классов систем стираются, и не стоит делить пальму первенства. Понятно, что концентрация функций и процессов преимущественно вокруг одной из информационных систем предприятия снижает общую стоимость владения ИТ-инфраструктурой. Обычно ядром цифрового ландшафта становится ERP, ECM или BPM-система. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности.

    Систему Directum RX мы вообще вывели за рамки определения ECM или BPM и позиционируем ее в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия».

    Система электронного документооборота в организации

    Компания Directum представляет интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. Помимо функционала СЭД Directum RX включает набор готовых бизнес-решений для цифровизации разных направлений деятельности бизнеса.

    Ежегодно интернет-портал и аналитическое агентство TAdviser готовит рейтинг самых популярных СЭД/ECM-систем в России. В 2020 году лидерство в нем заняла система Directum, существенно обогнав других претендентов на победу по количеству реализованных проектов.

    Узнайте все преимущества интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

    Узнайте о возможностях системы Directum RX

    Заполните форму обратной связи, и наш специалист свяжется с вами в течение одного рабочего дня.

    Ввод документов в СЭД: С чего начать?

    В терминологии разработчиков СЭД оцифровка документов носит название “document imaging” (создание цифровых образов документов), и эта функциональность является обязательной для любой современной системы электронного документооборота. К основным стадиям документооборота относятся:

    • Подготовка документов.
    • Сканирование.
    • Контроль качества сканирования.
    • Ввод документов в СЭД.
    • Индексация.

    Мы сфокусируемся на первом и последнем этапе документооборота.

    ПОДГОТОВКА ИНФОРМАЦИИ К ВВОДУ В СИСТЕМУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

    Подготовка документов включает в себя полный анализ существующих документов, имеющихся в компании. Это наиболее важный и трудоемкий этап документооборота. На этом этапе документы нужно подготовить к сканированию: снять скрепки, удалить лишние наклейки и в целом привести документы в порядок, а также ответить для себя на несколько вопросов:

    • Какой у вас формат бумаги? Все документы укладываются в стандартный размер A4, или некоторые больше по размеру, а некоторые – меньше? Они односторонние или двухсторонние? Это нужно для того чтобы определить, какой формат устройства автоматической подачи документов требуется для сканирования, и какой вам нужен сканер – симплексный или дуплексный (то есть, сканирующий только одну или обе стороны листа). В норме выбранный сканер должен уметь отсканировать самый большой документ, имеющийся в компании. Существуют специализированные сканеры, способные сканировать большие чертежи, в том числе созданные при помощи средств CAD.
    • Как выглядят ваши документы? Они все черно-белые или некоторые в цвете? Есть ли на документах пометки маркером, рукописный текст, карандашом или чернилами? Это нужно для того чтобы определить, насколько продвинутая технология распознавания документов вам требуется. Если приобрести ПО, не способное обрабатывать, к примеру, текст, выделенный маркером, то в конечном итоге часть текста просто не распознается, потому что будет слишком светлой или слишком темной.
    • Какие типы документов вы хотите ввести в СЭД? Это стандартизированные формы – счета-фактуры, заказы на поставку, отчеты о доставке и т.д., или это сложные формы документов с разнообразным содержимым – например, медицинские карты, личные дела сотрудников, досье на клиентов? Это позволит классифицировать документы перед сканированием. Если они стандартные, то можно провести потоковое сканирование без особых усилий. Если форма документов сложная, то потребуется дополнительная настройка ПО для сканирования и распознавания – оно должно идентифицировать, какая категория документов сканируется, по особым параметрам документа. Типичные отметки, сигнализирующие ПО сканера, что пошла новая партия документов – чистые листы, штрих-коды, фиксированное число листов.
    • Есть ли потребность осуществлять полнотекстовый поиск по документам, которые будут прикреплены к регистрационным карточкам в СЭД? Если да, то крайне важно, чтобы качество сканирования было высоким. ПО для распознавания текста пока еще не дает стопроцентного результата, и качество оцифровки во многом зависит от состояния оригинала документа, разрешения сканера, от использующегося движка распознавания текста, от содержания документа. И потом – умеет ли ваша СЭД осуществлять полнотекстовый поиск по распознанным вложениям? Имеет ли она модуль интеграции с ПО для распознавания текста?
    • Сколько документов вам нужно отсканировать и насколько быстро? От объема сканируемых документов зависит и то, какой вам подходит сканер, и количество сотрудников, которые будут производить сканирование в заданных временных рамках.

    ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

    Индексация документов требуется для того, чтобы впоследствии эффективно осуществлять поиск нужных документов в СЭД. Как правило, в делопроизводстве под индексацией понимается присвоение документу регистрационного номера и условных обозначений – ключевых слов и аббревиатур, и практически все СЭД, в том числе СЭД ТЕЗИС, поддерживают эту функциональность, предлагая возможности автоматического нумератора. Это, разумеется, способствует стандартизации документов, однако индексация в ее «околокомпьютерном» понимании имеет несколько другое значение и предлагает больше возможностей.

    Под индексацией в терминологии IT понимается процесс добавления сведений о существовании некоторой информации в поисковую систему. В системе документооборота ТЕЗИС существует модуль распознавания текста, разработанный в сотрудничестве с ABBYY – признанным лидером российского рынка распознавания отсканированных текстов. Кроме того, платформа Jmix (ex-CUBA Platform), на которой строится СЭД ТЕЗИС, предлагает возможности полнотекстового поиска по загруженным в систему документам – как регистрационным карточкам, так и вложениям.

    Автоматизированный ввод документов в СЭД осуществляется посредством интеграции с ABBYY Recognition Server – программным обеспечением, позволяющим осуществлять массированное распознавание документов. Как это работает? Сканированные документы загружаются в карточки СЭД ТЕЗИС как вложения в виде файлов .pdf, .tiff или .png, то есть, в тех форматах, которые получаются на выходе у большинства современных сканеров. Сервер распознавания ABBYY автоматически преобразует изображения в электронные редактируемые форматы – PDF-документ, документ Microsoft Word или файл XML. Затем модуль полнотекстового поиска производит индексацию – попросту говоря, запоминает, что в системе есть такой файл. После добавления вложения делопроизводитель может вносить данные в карточку документа простым копированием распознанного текста из вложения, и ему становится доступен полнотекстовый поиск документа по его содержимому. Техническая деталь: для этого используется популярный движок Apache Lucene.

    ЕЖЕДНЕВНОЕ СКАНИРОВАНИЕ

    Сказанное выше относится и к ежедневным задачам по сканированию бумажных документов. Однако рутинное сканирование не требует столь тщательной подготовки, как оцифровка архива. Если объем документов, сканируемых ежедневно, большой (>500 листов), то наиболее эффективным будет потоковое сканирование.

    Ежедневное сканирование также сильно зависит от источника документов. Если документы генерируются внутренними системами, то возможно облегчить процесс ввода в СЭД путем настройки печати штрих-кодов на документах. Это позволит автоматически регистрировать карточку документа путем считывания штрих-кода, при условии наличия соответствующего аппаратного обеспечения.

    Для бумажных документов из внешних источников, как правило, штрих-коды печатаются в виде наклеек. СЭД ТЕЗИС поддерживает печать двух видов кодов, широко применяющихся на территории России – штрих-кода и QR-кода.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *