Для чего нужен электронный документооборот
Перейти к содержимому

Для чего нужен электронный документооборот

  • автор:

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен

ЭДО (электронный документооборот) — это система процессов по составлению, обмену и обработке документов в электронном виде. Количество компаний, использующих в своей работе ЭДО, стабильно увеличивается с каждым годом. Частично это связано с законодательными инициативами и развитием программы цифровой экономики. Но часть организаций переходят на ЭДО по собственной инициативе, понимая все преимущества этой системы.

Задачи электронного документооборота

Обмениваться документами через интернет можно с помощью электронной почты, мессенджеров или облачных сервисов. Но только документы, переданные через оператора ЭДО и подписанные электронной подписью, признаются юридически значимыми наравне с бумажными.

ЭДО в организации оптимизирует процесс обмена документами между контрагентами, ускоряет каждый этап от создания до согласования и подписания сторонами:

  • для согласования внутри компании не надо ходить из кабинета в кабинет, несколько сотрудников могут изучать файл одновременно, изменения вносятся оперативно;
  • электронный документ попадает к контрагенту в считаные секунды, в отличие от почтовой или курьерской доставки, которая занимает от одного до нескольких дней;
  • согласования между компаниями также происходит намного быстрее, обнаруженные несоответствия быстро устраняются;
  • после подписания не надо дожидаться, когда второй экземпляр вернётся контрагенту, он сразу видит факт принятия в личном кабинете ЭДО.

Кроме сокращения временных затрат, электронный документооборот в организации позволит существенно экономить на бумаге, тонере и комплектующих для принтеров, почтовых расходах и на содержании помещений для хранения. Крупные компании затрачивают на печатные документы десятки тонн бумаги в год.

Оператор EDO.ru гарантирует бессрочное и бесплатное хранение на своих серверах. Таким образом, переход на ЭДО обеспечивает организациям и ИП значительную экономию средств.

Обязательное применение электронного документооборота в компании

Для ряда бизнесов применение ЭДО является необходимым в связи с требованиями законодательства. Например, для предпринимателей, которые работают с маркированными и прослеживаемыми товарами. Передача сведений о перемещении продукции в систему «Честный ЗНАК» и в ФНС происходит автоматически через оператора ЭДО из электронных документов. Для этого участникам товарооборота необходимо обмениваться электронными УПД и УКД.

К перечню товаров, подлежащих обязательной маркировке, регулярно присоединяются новые категории. В связи с этим использование электронного документооборота с 2023 года станет необходимым для легальной работы многих предпринимателей.

Сервис Маркировка от Edo.ru предоставляет целый комплекс услуг при работе с маркированными товарами. В личном кабинете клиента можно:

  • зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК»;
  • заказывать коды в любом количестве без ограничений;
  • распечатывать марки;
  • получать информацию о владельце каждого кода и проверять статус;
  • проводить сверку кодов при получении УПД;
  • выводить коды из оборота.

Для разных категорий участников маркировки товаров в сервисе ЭДО.Поток предусмотрены эргономичные решения, которые сделают работу с системой мониторинга продукции удобной и безопасной. Узнайте больше информации про Маркировку в ЭДО и тарифыпо ссылке.

Виды электронного документооборота

ЭДО можно классифицировать по различным признакам. По типу правовых взаимоотношений между участниками электронное делопроизводство и электронный документооборот можно разделить на внутренний и внешний.

Внутренний ЭДО включает в себя обмен документами между руководителями и сотрудниками внутри компании. Сюда можно отнести: приказы, протоколы собраний, распоряжения, служебные записки. Для подписи документов, которые циркулируют внутри организации, как правило, не требуется сертификат усиленной КЭП, достаточно простой электронной подписи. Внутренний документооборот практически не регламентируется законодательством.

Внешний ЭДО — это обмен документами с партнёрами, поставщиками, заказчиками. Контрагенты направляют друг другу договоры, счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты сверки и приёмки-передачи и пр. Для подписи таких документов использование КЭП обязательно.

Отдельно следует выделить вид внешнего документооборота — ЭДО с государственными органами. Этот вид начал развиваться раньше других, и он значительно упрощает взаимодействие компаний с государственными структурами. А в некоторых случаях подача документов в электронном виде является обязательной и это закреплено в законе. К обязательным относится:

  • сдача отчётности в ФНС и Фонды, а также предоставление документов по требованию налоговой;
  • передача сведений по маркированным и прослеживаемым товарам;
  • участие в торгах и закупках.

По назначению документов можно выделить следующие виды ЭДО:

  1. Бухгалтерский. Наибольшее количество документов в организациях проходят через бухгалтерию. Это счета на оплату, счета-фактуры, накладные, универсальные передаточные документы, акты, а также отчетность в контролирующие органы.
  2. Складской. В крупных компаниях составляется большой объём документов при получении, отгрузке и перемещении товаров на складах. Кроме этого ведется учёт и инвентаризация остатков. Электронный документооборот для ИП и организаций позволяет быстро обмениваться сведениями.
  3. Кадровый. Большая часть документов, регламентирующих трудовые отношения, может быть переведена в электронный вид. Например, через ЭДО можно оформить отгул или отпуск, выдать 2-НДФЛ. Даже трудовые книжки и договоры сейчас зачастую составляются в электронном виде. Но остались ещё некоторые формы, которые должны быть оформлены только на бумаге и подписаны реальной подписью. Например, приказы об увольнении или журнал прохождения инструктажа.
  4. Управленческий. Это документы, регулирующие отношения внутри компании — уставы, приказы, регламенты, распоряжения, кадровые отчёты.

Какие документы есть в ЭДО?

Электронный документ представляет собой файл с информацией. К формату файла, пересылаемого через систему электронного документооборота, предъявляются строгие требования. Они определяют набор реквизитов и полей. В случае несоблюдения требований документ не будет иметь юридическую силу.

Существует перечень формализованных, то есть утверждённых ФНС, электронных документов, которые можно передавать в системе ЭДО.

Они составляются в формате xml и подписываются квалифицированной электронной подписью, выданной в УЦ ФНС или в одном из доверенных УЦ. Налоговая регулярно расширяет список таких документов. Сегодня в перечень входят:

  1. УПД — объединяет в себе счёт-фактуру и данные об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав.
  2. УКД — совмещает в себе корректировочный счёт-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).
  3. Счёт-фактура — подтверждает факт отгрузки товаров или оказания услуг и их стоимость. Счёт-фактура является основанием для принятия НДС, предъявленного продавцом к вычету.
  4. Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — накладная, которая оформляется при продаже продукции.
  5. Договорный документ — соглашение, контракт, спецификация, протокол разногласий, дополнительное соглашение к договору и прочее.
  6. Акт сверки взаимных расчётов — формируется на основании бухгалтерских данных за определённый период.
  7. Акт выполненных работ/оказанных услуг — является подтверждением выполнения работ, услуг подрядчиком заказчику.

Ознакомиться с полным списком утверждённых документов и с приказами, в которых описан формат их составления, можно на сайте ФНС.

Через систему ЭДО можно также пересылать и неформализованные документы, которые составляются в любом формате: docx, pdf, xlsx, jpg. Например, счёт на оплату, письмо. Также можно отправлять любые неформализованные акты по ЭДО. В системе ЭДО.Поток можно обмениваться как неформализованными, так и всеми утверждёнными видами формализованных документов.

Использование электронной подписи в электронном документообороте

Заверять документы, которыми обмениваются в системе ЭДО, можно тремя видами подписей. Но применяются они в разных ситуациях.

  1. Простая (ПЭП) представляет собой код подтверждения, присланный в СМС и на email, логин и пароль для входа в интернет-банк, личный кабинет или приложение. С помощью ПЭП можно заверять электронные документы, но стороны должны заранее заключить соглашение об этом. ПЭП можно использовать для подписания документов внутреннего ЭДО компании или заключения соглашения между работодателем и сотрудником.
  2. Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП) формируется в удостоверяющих центрах с помощью криптографических программ. НЭП имеет средний уровень защиты и позволяет идентифицировать владельца, а также определить, вносились или нет изменения в документ после того, как он был подписан. Неквалифицированной электронной подписью можно заверять документы во внутреннем ЭДО. Если заключить между сторонами соглашение о признании юридической силы НЭП, ей можно также подписывать некоторые виды внешних документов.
  3. Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) имеет высокий уровень защиты, создаётся с помощью программ криптошифрования и полностью равноценна рукописной подписи. КЭП имеет юридическую силу, позволяет владельцу подписывать документы, участвовать в торгах, отправлять отчётность. КЭП обязательно имеет квалифицированный сертификат, подтверждающий личность обладателя. Для работы с квалифицированной ЭП требуется установка программного обеспечения, сертифицированного ФСБ. Получить КЭП руководителя или ИП можно в ФНС или доверенном УЦ. КЭП представителя выдается в удостоверяющих центрах, прошедших аккредитацию Минцифры РФ, использовать можно только при предъявлении печатной или электронной доверенности.

Квалифицированная электронная подпись придаёт документу юридическую силу без заключения дополнительных соглашений. КЭП может применяться как во внешнем, так и во внутреннем ЭДО.

Как перейти на ЭДО с бумажного документооборота?

Мы перечислили много плюсов электронного документооборота. Возникает резонный вопрос: почему далеко не все компании на него переходят? Как показывает практика, многие думают, что это слишком сложно. Придётся устанавливать какой-то новый софт и обучать сотрудников. Некоторые предприниматели не верят в безопасность пересылки документов через интернет и считают ненадёжным хранение файлов на чужом сервере. Также предприниматели опасаются, что их контрагенты не готовы переходить на ЭДО. Развеем эти напрасные опасения.

Сложность подключения к ЭДО. В действительности подключиться к системеэлектронного документооборота очень просто, для этого не надо устанавливать новое ПО. Вы можете обмениваться документами в многофункциональном личном кабинете, который открывается в браузере ПК, или своём привычном интерфейсе. ЭДО.Поток предоставляет бесплатный коннектор с 1С и открытый API для интеграции с другими системами. Для того чтобы начать работать с ЭДО, необходима электронная подпись. Но КЭП и так есть у большинства предпринимателей. Для работы с ЭДО не требуется специального обучения, интерфейс сервиса простой и понятный.

Отправлять документы через интернет небезопасно. Все файлы отправляются по защищённым каналам — перехватить и подменить их невозможно. Оператор EDO.ru полностью соответствует всем требованиям к электронному документообороту, которые сформулированы в Приказе ФНС от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@, и внесён в официальный реестр операторов ЭДО. Также EDO.ru обладает лицензией на деятельность по технической защите конфиденциальной информации.

Надёжнее хранить документы в бумажном виде в собственном офисе, чем на сервере оператора. Бухгалтеры и предприниматели считают, что при необходимости, найти бумажный договор или счёт-фактуру проще, чем разыскать его в сети. Но реальность такова, что бумажные документы теряются: их может достать кто-нибудь из сотрудников и не вернуть на место, подписанные накладные или акты контрагент может забыть отправить обратно или пакет потеряется в пути.

Электронный документ легко найти в базе в любой момент, в личном кабинете организована удобная система поиска, при необходимости его можно распечатать. Файлы хранятся на сервере EDO.ru неограниченное время.

Наши контрагенты не готовы перейти на ЭДО. Многие компании и индивидуальные предприниматели уже перешли на сервис электронного документооборота в связи с необходимостью или следуя современным тенденциям. Надо только проверить. Это можно сделать в личном кабинете ЭДО.Поток. Если ваш поставщик или покупатель уже зарегистрирован в системе, достаточно отправить ему приглашение для обмена электронными документами. Также можно отправить приглашение присоединиться к ЭДО.Поток и контрагенту, который ещё не использует электронные документы.

В случае, когда ваши партнёры, поставщики или покупатели подключены к другой системе ЭДО, с ними можно обмениваться документами, используя роуминг.

Как подключить электронный документооборот от EDO.ru?

Для того чтобы подключиться к ЭДО.Поток или Маркировке от EDO.ru, необходимо пройти регистрацию в личном кабинете клиента. Для этого надо кликнуть на кнопку «Подключиться» на сайте EDO.ru или сразу перейти по ссылке и заполнить все поля регистрационной формы. Для регистрации и дальнейшей работы вам потребуется квалифицированная электронная подпись, можно использовать ту, которой вы подписываете электронную отчётность в налоговую.

Как в ЭДО отправить приглашение контрагенту

Если ваши клиенты или поставщики уже зарегистрированы в системе ЭДО.Поток, вы можете сразу начать обмен документами. Чтобы проверить контрагента надо:

  • зайти в личном кабинете ЭДО.Поток в раздел «Приглашения»;
  • кликнуть на кнопку «+ приглашение»;
  • в открывшемся списке можно найти контрагента по наименованию, ИНН или КПП. Подробнее об этом вы можете прочитать по ссылке.

Если контрагент ещё не пользуется ЭДО, вы можете отправить ему приглашение присоединиться к ЭДО.Поток. Это делается в личном кабинете на вкладке «Добавить контрагентов».

Если ваши партнёры по бизнесу используют электронный документооборот, но подключены к другой системе, вы всё равно можете обмениваться документами, используя роуминг. Подробнее о том, как настроить роуминг в ЭДО и как пригласить контрагента, вы можете узнать здесь.

Как отправить документы по ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота в том, что электронные документы имеют юридическую силу, не теряются и быстро доходят до адресата. А операторы ЭДО обеспечивают надёжность и безопасность при пересылке и хранении электронных документов.

Возможности электронного документооборота позволяют облегчить работу сотрудников и сделать её более эффективной. Руководители компаний, которые перешли на ЭДО, отмечают существенное сокращение затрат и сроков оплаты по сделкам.

Зачем нужен электронный документооборот

Сейчас самое время приступить к управлению электронными данными и внедрить передовые методы, которые будут способствовать росту вашей компании. А чтобы бизнес оставался конкурентоспособным и перспективным, нужно уйти от бумажной документации и встать на путь прогресса. В этой статье мы разберем что такое электронный документооборот и для чего он нужен современному бизнесу.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — процесс создания и обмена документами между контрагентами через цифровые каналы связи с использованием электронной подписи.

Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое централизованно хранит и систематизирует документацию в одном цифровом репозитории. Системы автоматизации документации бывают разные в зависимости от функционала, направленности, масштабируемости и т.д. Чтобы работать с ЭДО безболезненно и эффективно, бизнесу нужно четко понимать какие цели он ставит перед системой, как будут переноситься процессы, преобразовываться структура и учесть ряд других организационных моментов.

Компании работают с различными типами документов, начиная от контрактов и маркетинговых брошюр и заканчивая отчетностью, налоговыми документами и прочими файлами. Все это важные активы, которые поддерживают движение бизнеса. Без ЭДО они подвергаются широкому спектру рисков, таких как уничтожение, человеческий фактор и потеря. Система электронного документооборота может организовать идеальный процесс работы с документами, чтобы предприятия могли реализовать рост, экономию и скорость.

Система электронного документооборота также предлагает предприятиям дополнительные преимущества, включая соблюдение нормативных требований и автоматизацию повседневных процессов. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более стратегических задачах, включая инновации, совместную работу и общение.

Возможности системы ЭДО

Электронный документооборот помогает организациям из разных отраслей переложить рутинные задачи на систему и тем самым снизить потребность в ручном ведении документов, помогая освободить время сотрудников для более важных задач и увеличить прибыль компании.

Возможности системы ЭДО

Создание документов

Существует множество способов добавить файл как внутри системы ЭДО, так и за ее пределами. Можно загрузить документ, созданный в другом приложении, создать его внутри самой платформы или использовать мощные интеграции для сохранения документов из других сервисов. Также можно оцифровать свои документы, чтобы превратить физическую бумагу в электронный файл, который легко сортировать и хранить.

Индексация документов

К документу, находящемуся в системе ЭДО, прикреплено множество данных. Эта информация позволяет организовать файл в базе данных. Например, в процессе создания документа вы можете создать настраиваемые поля указателя, позволяющие работникам выбирать, какой тип документа они создают или какой отдел отвечает за него. Эти входные данные прикрепляются к документу, поэтому система ЭДО знает, куда их поместить и как с ними обращаться. Индексация позволяет автоматизировать процессы, поиск и организацию файлов.

Индексация документов может включать в себя все: от данных, добавляемых вручную, до автоматического извлечения содержимого файла. При добавлении файла система сканирует его, индексируя содержащиеся в нем данные для более эффективного поиска и использования. Индексация может извлекать такую информацию, как номера телефонов, имена, номера счетов, даты, адреса, номера заказов и другую информацию, необходимую для эффективной организации вашего бизнеса и безболезненной отчетности.

Поиск документов

Мощные возможности поиска документов могут сэкономить много времени и облегчить работу сотрудников. Это также важно для компаний, которые работают с огромными объемами данных, которые часто невозможно организовать вручную. Поиск документов имеет большое значение для того, чтобы сделать файлы пригодными для использования и соблюдать правила. В конце концов, если вы не можете найти информацию, вы не можете выполнить требования к ее хранению.

Рабочий процесс

Рабочие процессы во многом определяют эффективность и производительность ваших сотрудников, а также соблюдение политики компании и нормативных требований. Инструменты рабочего процесса в системе позволяют настроить автоматизированные процессы, чтобы упростить утверждение документов, ускорить адаптацию и быстро утвердить запросы на отгулы. Таким образом, документация становятся ценной частью этих задач, а не раздражающей необходимостью.

Контроль версий документов

Многие документы проходят несколько черновиков и версий в процессе разработки, совместного использования и утверждения. Контроль версий отслеживает и поддерживает эти итерации. Вы можете вернуться к старому черновику файла, создать несколько версий для сравнения и проверить изменения документа. Эта функция может также включать идентификацию людей, вносящих изменения. Также это играет большую роль в целостности данных, поскольку пользователи могут обращаться к старым версиям для восстановления файлов, которые могли быть уничтожены. Также это необходимо для обеспечения внутренней отчетности и соблюдения нормативных требований.

Интеграция

Современные организации используют множество различных инструментов и приложений для своей повседневной работы. Чтобы правильно управлять документами и информацией, компаниям нужна система, которая объединяет все приложения и инструменты в одном месте. Система электронного документооборота консолидирует все приложения и инструменты в едином пространстве, позволяя тем самым правильно управлять документами и информацией.

Интеграция

Обмен с контрагентами

Система позволяет свободно производить обмен электронными документами с контрагентами при соблюдении всех необходимых требований. Во-первых, обязательно требуется наличие электронной подписи соответствующего уровня защиты. Во-вторых, документ должен проходить через оператора ЭДО. В результате вы отправляете и принимаете документы через систему, а за их сохранность и безопасность отвечает оператор. Кроме того, оператор поддерживает клиентов на этапе запуска запуска ЭДО и подключения контрагентов, а также помогает работать с сервисом в дальнейшем.

Отчетность онлайн

ЭДО позволяет создавать, проверять и сдавать бухгалтерскую отчетность в государственные контролирующие органы в электронном виде. Функционал системы позволяет получать актуальные данные о контрагентах в выписках из ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Вся отчетность проходит форматную проверку перед отправкой, после чего направляется через защищенные каналы связи.

Все о КЭДО в одном файле

Подробный гайд о нюансах законодательства,
регламентирующего КЭДО для гладкого перевода ваших
кадровых процессов в электронный формат

Скачать PDF

Как ЭДО помогает бизнесу

Внедрение системы электронного документооборота дает ряд преимуществ. Например, он предлагает повышенную безопасность, эффективность, прозрачность и производительность. Это помогает компании оставаться организованной, а сотрудникам высвобождать драгоценное время, повышая прибыль. Также электронный документооборот снижает вероятность потери данных, помогая бизнесу работать бесперебойно и соответствовать всем установленным требованиям.

Экономия бюджета

Система ЭДО требует финансовых вложений на этапе внедрения, но в дальнейшем она позволит значительно сократить траты на бумажные и расходные материалы, организацию архива, логистику и т.д.

Быстрорастущие компании генерируют огромный поток документов, которые нужно где-то хранить. Часто для этого выделяются даже отдельные площади, за аренду которых нужно платить (а как всем нам известно, в финансовой отчетности это довольно затратная статья расходов). Организация электронного архива — это экономичный способ хранения всех документов компании.

Кроме того, время, которое вы оплачиваете сотрудникам за организацию хранения бумажных документов, можно использовать с большей пользой и перенаправить на продуктивные задачи, укрепляющие ваш бизнес.

Рост эффективности

Наличие хорошей системы ЭДО повысит как внутреннюю эффективность, так и общую конкурентоспособность вашего бизнеса. Нет ничего более отвлекающего или разочаровывающего, чем кучи бумажных документов и файлов, лежащих вокруг. И неспособность найти то, что вам нужно, может в конечном итоге навредить вашей репутации в глазах клиентов или контрагентов.

Необходимость перезванивать клиенту или откладывать его на десять минут, чтобы найти бумажный документ, негативно сказывается на имидже компании и ставит вас в неловкое положение перед клиентом. Электронный документооборот позволяет находить нужные файлы в считанные секунды, исключая при этом риски потери и путаницы.

Легкая масштабируемость

Система электронного обмена документами более гибкая, чем традиционная система бумажного делопроизводства. Любой бизнес стремится к росту и развитию, и когда это происходит компании не нужно прикладывать много усилий для расширения возможностей электронного документооборота. Система позволит сделать это в несколько щелчков мышью.

Электронный документооборот позволяет легко увеличивать количество пользователей, файлов и функциональных возможностей.

Легитимность

Очень важно, чтобы документооборот и все вытекающие процессы соответствовали обязательным законодательным нормам. В системе ЭДО это можно настроить таким образом, чтобы вам не приходилось беспокоиться о легитимности ваших документов. Она сама будет проверять их на соответствие всем установленным требованиям и регламентам.

Нормы и правила в вашей отрасли, вероятно, определяют, как долго вы должны хранить документы. Вам может потребоваться показать, что определенные процедуры соблюдались и конфиденциальная информация хранилась правильно. Использование системы ЭДО гарантирует, что вы архивируете документы столько времени, сколько это требуется по законодательным нормам.

Легитимность

Безопасность

Защита конфиденциальных данных крайне важна для любой компании. Электронный документооборот в рамках лицензированного программного обеспечения гарантирует надлежащий контроль за безопасностью и исполнение всех обязательных норм. ЭДО также предполагает осуществление резервного копирования на случай непредвиденных ситуаций. Благодаря этому у вас сохранятся цифровые копии документов, даже в случае ЧП или непреднамеренного удаления.

Электронная подпись

Обязательным атрибутом легитимного обмена электронными документами выступает наличие на документе электронной подписи. Она служит цифровым эквивалентом обычной рукописной подписи и придает электронному документу юридическую силу.

Если компания решила работать с документацией в электронном виде, ей необходимо получить сертификат квалифицированной электронной подписи. Для этого необходимо обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр. Список таких центров можно найти на сайте Минцифры РФ. Помимо самого сертификата нужно будет получить 2 ключа — открытый и закрытый. Первый используется для проверки подписи, второй для ее генерации.

Существует 3 вида электронной подписи:

  1. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — самый защищенный вид подписи, подходит для подписания любых документов;
  2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — имеет хорошую защиту, но не может использоваться для подписания ряда документов;
  3. Простая электронная подпись (ПЭП) — более уязвимый вид подписи, подходит для подписания небольшого круга документов.

Электронная подпись

В случае, если помимо основного документооборота в компании вводится электронный формат работы с кадровой документацией, то обязанность и финансовые расходы за обеспечение сотрудников электронными подписями ложится на работодателя.

Как реализовать переход на ЭДО

Прежде чем приступать к непосредственному внедрению системы ЭДО, важно иметь четкий план и цель ее использования. Это поможет вам определить обязательный функционал, который позволит закрывать все задачи и потребности вашего бизнеса.

Переход на ЭДО пошагово:

  1. Внести изменения в учетную политику. Нужно прописать в организационных документах компании возможность использования электронных документов и цифровой подписи.
  2. Описать движение бумажных документов в компании, с учетом каждого этапа и задействованных сотрудников. Полученную информацию нужно проанализировать и подумать как это можно оптимизировать.
  3. Выбрать систему ЭДО исходя из нужд и особенностей компании.
  4. Выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи. Это необходимо, чтобы электронные документы компании имели юридическую силу, равную силе обычной ручной подписи.
  5. Выбрать оператора ЭДО и подключить к нему ваш документооборот. Нельзя производить обмен электронными документами между компаниями напрямую, это можно делать только через специального оператора. Чтобы сделать правильный выбор, подробно изучите условия работы и тарифы, почитайте отзывы и обязательно уточните услугами какого оператора пользуются ваши контрагенты.
  6. Уведомить и подключить контрагентов к электронному обмену документами через оператора ЭДО. Для этого нужно лично сообщить им о своем решении, после чего направить приглашение через систему.

При выборе системы также необходимо обратить внимание на простоту ее использования. Интерфейс должен быть интуитивно понятен, чтобы сотрудники могли быстро адаптироваться и работать с системой без лишних инструкций. Также следует уточнить наличие мобильной версии, поскольку в наше время часто бывает нужно подписать или согласовать документ из любой точки и в любое время.

Не совершайте ошибку, выбирая решение, которое идеально соответствует вашим текущим потребностям компании, без учета будущего роста. Важно понимать свои бизнес-цели, чтобы вы могли выбрать систему, которая может расти вместе с вами.

Подведем итоги

В наших реалиях вопрос о том, зачем нужен электронный документооборот, уже не встает. Он выступает не только трендом, но и необходимостью для любой современной компании. Внедряя ЭДО как во внутренних процессах, так и с внешними контрагентами, вы делаете шаг к созданию более разумной и эффективной организации.

Предлагаем вам рассмотреть систему для автоматизации документооборота и сопутствующих процессов в компании — ELMA365 КЭДО. Для удобства вам будет предоставлен тестовый период на 14 дней, чтобы вы могли познакомиться с решением и оценить его возможности.

Для чего нужен электронный документооборот?

Сегодня трудно представить современное предприятие без компьютера, а успешный бизнес — без электронного документооборота.

Количество предприятий, использующих электронный документооборот постоянно увеличивается. Бухгалтер уже не тратит время на посещение контролирующих инстанций, а старается экономить свое время, представляя отчетность в электронном виде.

Руководитель не ждет месяцами подписанный партнером контракт, потому что может за считанные минуты отправить и получить его по электронной почте.

Бумажный документооборот с его архивами, печатями, подписями уступает место интенсивно развивающемуся электронному документообороту.

Зачем нужен электронный документооборот?

Чтобы ускорить обмен документами, экономить время, быстро отправить, получить и найти нужный документ.

Все электронные документы фиксируются в едином журнале, в котором можно проследить весь путь: от их создания или получения до согласования с конкретными лицами и отправки.

Потери электронных документов исключены!

Электронный документооборот — это оптимизация бизнес-процессов и повышение качества работы любой организации.

За счет применения электронных документов организация снижает расходы на бумагу, картриджи, курьеров, хранение бумажных архивов.

Исключены ошибки, связанные с человеческим фактором, так как документы формируются автоматически.

Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки — проще, чем бумажный. В считанные секунды можно обмениваться счетами-фактурами, накладными, актами, счетами, заказами, договорами и любыми другими документами.

Поделиться в соцсетях
Поделиться

  • ЭДО
  • электронный документооборот

Работаете с больничными
в 1С:ЗУП?

Подключитесь к электронной отчётности и получите модуль для удобного проактивного документооборота с СФР через 1С:ЗУП на весь срок действия вашего тарифа

Статьи по теме
Электронная счёт-фактура: что это
Как заключить и подписать договор в электронном виде
Подпишитесь на рассылку
Согласие на обработку персональных данных

Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.

Принимаю Не принимаю
Мы всегда готовы вам помочь
Оставьте контакты, если возникли вопросы. Мы свяжемся с вами и поможем со всем разобраться.
Свои замечания и предложения отправляйте на brand@taxcom.ru
Согласие на обработку персональных данных

Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документ представляет собой цифровой файл, и, с точки зрения выполняемых функций и содержащейся в нём информации, является аналогом бумажного документа. Может возникнуть вопрос: зачем нужен электронный документооборот, если существует бумажный? В этой статье дадим ответ на этот вопрос.

Функции документооборота

Деятельность любой организации обеспечивается документооборотом. В документах фиксируют распоряжения руководства, доводят их до исполнителя и контролируют выполнение. Организация в процессе своей деятельности обменивается документами с контрагентами — партнёрами, поставщиками, клиентами, а также с государством и контролирующими органами.

Если организация небольшая, например, мастерская, в которой работают два-три человека, документов в ней образуется мало. С увеличением размеров растёт и количество бумаг. Без документов деятельность организации быстро остановится: исполнители не будут знать что им делать, а руководство не сможет получать информацию о текущем состоянии дел. Не стоит забывать и об отчётах, которые необходимо регулярно сдавать в налоговою инспекцию, фонд социального страхования и т.д.

Электронный документооборот (ЭДО) решает те же задачи, что и бумажный, но на качественно ином уровне:

  • ускоряется прохождение документов внутри организации, упрощается и ускоряется обмен документами с контрагентами, выставление счетов, оформление заказов, актов приёма работ и грузов и тому подобных документов, упрощается взаимодействие с государственными и контролирующими органами;
  • сокращаются затраты на оформление и пересылку бумажных документов, отпадает необходимость содержать бумажный архив;
  • повышается контроль над бизнес-процессами: ЭДО предоставляет эффективные инструменты аналитики, которые при использовании бумажного документооборота использовать невозможно.

Поскольку файлы можно хранить в зашифрованном виде, электронные документы обеспечивают высокий уровень конфиденциальности и сохранности коммерческой тайны.

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью юридически эквивалентны бумажным документам с собственноручной подписью и без ограничений принимаются к рассмотрению во всех случаях.

Преимущества электронного документооборота на примерах

Система электронного документооборота может быть интегрирована с бухгалтерскими программами и системами складского учёта. Это повышает качество и эффективность бухгалтерского сопровождения : ускоряет подготовку отчётов, исключает потерю документации и т.п. Качественный учёт уменьшает риск оказаться под санкциями контролирующих органов.

Конструкторские и технологические подразделения организации получают возможность эффективно работать со справочной информацией, над одним и тем же документом могут одновременно работать различные специалисты. Согласование упрощается и ускоряется, вносимые в проект изменения сразу же доступны всем разработчикам. При необходимости можно получить доступ к любым документам через интернет, что также экономит время.

Для юридического отдела ЭДО упрощает контроль за согласованием договоров и сроками их исполнения, работу с претензиями клиентов, отслеживание изменений в законодательстве и нормативных актах и т.п.

Система электронного документооборота позволяет создавать документы на основе шаблонов, автоматически регистрировать входящую корреспонденцию и сортировать её — это сильно упрощает работу секретаря .

Для руководителя организации упрощается процесс принятия решений и контроль исполнительской дисциплины. Анализ прохождения документов позволяет выявить и устранить узкие места в документообороте. Отчёты, формируемые СЭД, дают ценную информацию для принятия решений.

Электронный документооборот сегодня используется физическими и юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и крупными холдингами, частными компаниями и государственными органами. Составить договор в виде текстового файла и отправить его на согласование и подписание по электронной почте удобнее, чем распечатывать на бумаге и отправлять курьером. Если же количество документов исчисляется сотнями и тысячами, целесообразно использовать системы электронного документооборота, которые автоматизируют все аспекты делопроизводства.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *